Personeelsdossiers: hoe lang mag u gegevens bewaren?

Gepubliceerd op 14 maart 2023 · Laatst bijgewerkt op 7 oktober 2026

De meeste gegevens in een personeelsdossier bewaart u ten hoogste twee jaar na het einde van het dienstverband. Uitzonderingen zijn de loonadministratie, die u op grond van artikel 52 AWR zeven jaar bewaart, en de gegevens voor de loonheffingen met de kopie van het identiteitsbewijs, die u vijf jaar na het einde van het kalenderjaar van uitdiensttreding bewaart. De AVG noemt zelf geen jaartallen: artikel 5 AVG verplicht u alleen om gegevens niet langer te bewaren dan nodig.

Wat is de bewaartermijn van een personeelsdossier?

De bewaartermijn van een personeelsdossier is geen enkel getal. De AVG verplicht op grond van artikel 5 alleen tot opslagbeperking; de fiscale bewaarplicht van zeven jaar volgt uit artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen. Sollicitatiegegevens gaan na vier weken weg, tenzij de kandidaat toestemming geeft voor een langere periode.

Wat zit er in een personeelsdossier?

Een personeelsdossier bevat alles wat u als werkgever over een werknemer vastlegt: naam- en adresgegevens, de arbeidsovereenkomst en de wijzigingen daarop, loongegevens, verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, verlof- en verzuimregistratie, waarschuwingen en correspondentie over het einde van het dienstverband.

Voor de bewaartermijn is dat onderscheid wezenlijk. Een dossier is geen homogene stapel papier maar een verzameling categorieën met elk hun eigen regime. De vraag is dus nooit hoe lang u het dossier mag bewaren, maar hoe lang u elk stuk mag of moet bewaren. Wat er in mag, hebben wij uitgewerkt in onze checklist personeelsdossier en de AVG.

Welke regels bepalen de bewaartermijn?

Drie stelsels lopen door elkaar. De AVG bepaalt in artikel 5 dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor u ze hebt verzameld. Dat is een norm zonder getal: u stelt zelf termijnen vast, legt ze vast in uw verwerkingsregister en voert ze ook uit.

Daarnaast kent het belastingrecht bewaarplichten. Artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen verplicht ondernemers hun administratie zeven jaar te bewaren; de loonadministratie hoort tot die basisgegevens. Voor gegevens over loonheffingen en het identiteitsbewijs geldt een afzonderlijke termijn van vijf jaar na het einde van het dienstverband.

Ten derde speelt het procesrecht mee. Een vordering tot betaling van loon verjaart in beginsel na vijf jaar (artikel 3:308 BW). Vernietigt u de loonstroken eerder dan die termijn, dan staat u met lege handen als een oud-werknemer alsnog een loonvordering instelt. Bewaren mag in die periode dus, mits u dat belang vastlegt als grondslag.

Hoe lang mag u sollicitatiegegevens bewaren?

Gegevens van een sollicitant die u niet aanneemt, verwijdert u uiterlijk vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure. Het gaat om de sollicitatiebrief, het curriculum vitae, de correspondentie, gespreksverslagen en eventuele testuitslagen.

Wilt u de gegevens langer houden om de kandidaat later te benaderen, dan mag dat alleen met diens toestemming en voor ten hoogste een jaar na afloop van de procedure. Vraag die toestemming uitdrukkelijk en leg vast dat en wanneer u haar hebt gekregen. Anders dan bij een lopend dienstverband is toestemming hier wél de juiste grondslag: een afgewezen sollicitant staat niet in een gezagsverhouding tot u.

Een verklaring omtrent het gedrag die de sollicitant heeft overgelegd, valt onder hetzelfde regime. Neemt u de kandidaat aan, dan mag u vastleggen dat u de verklaring hebt gezien en op welke datum, maar er is geen reden om de verklaring zelf jarenlang te bewaren.

Wat mag u bewaren zolang de werknemer in dienst is?

Zolang het dienstverband loopt, mag u de gegevens bewaren die u nodig hebt om de arbeidsovereenkomst uit te voeren en uw wettelijke plichten na te komen. Dat is een ruime maar geen onbeperkte bevoegdheid. De AVG verplicht u tot periodieke toetsing: gegevens die hun actuele waarde hebben verloren, horen eruit.

Denk aan een waarschuwing over een incident dat zich nooit heeft herhaald, of aan beoordelingen uit een functie die de werknemer al jaren niet meer vervult. Zulke stukken zijn niet alleen overbodig, ze werken in een procedure ook tegen u: een kantonrechter die een dossier vol oude verwijten ziet, leest daarin eerder een gebrekkige gespreksvoering dan disfunctioneren. Hoe u wel een bruikbaar dossier opbouwt, leest u in ons artikel over het ontslagdossier wegens disfunctioneren.

Welke gegevens bewaart u tot twee jaar na uitdiensttreding?

Voor het grootste deel van het dossier geldt na uitdiensttreding een maximum van twee jaar. Daaronder vallen onder meer de arbeidsovereenkomst en de wijzigingen daarvan, verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken, correspondentie over de beëindiging van het dienstverband, verlofregistratie en gegevens over ziekteverzuim.

Twee jaar is een maximum, geen streefwaarde. Is een geschil na drie maanden definitief afgewikkeld en is er geen procedure meer denkbaar, dan is er geen reden om de stukken nog anderhalf jaar te houden. Loopt er wel een procedure, dan bewaart u de betrokken stukken zolang die loopt en vernietigt u ze daarna.

Welke gegevens moet u vijf jaar bewaren?

Een aparte categorie moet u juist bewaren. Gegevens die van belang zijn voor de loonheffingen en de kopie van het identiteitsbewijs van de werknemer houdt u ten minste vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin het dienstverband eindigde. Dat is geen bevoegdheid maar een plicht, en die gaat voor op een verzoek van de oud-werknemer om verwijdering.

Het gaat om de gegevens voor de loonheffingen die de werknemer heeft aangeleverd, de kopie van het identiteitsbewijs en de vastlegging van loonbeslagen en vergelijkbare stukken. Gegevens over etniciteit of herkomst horen daar uitdrukkelijk niet bij: dat zijn bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG en die verwerkt u niet voor de loonadministratie.

Wanneer geldt de fiscale bewaarplicht van zeven jaar?

Op grond van artikel 52 AWR bewaart u de basisgegevens van uw administratie zeven jaar. De Belastingdienst rekent daartoe uitdrukkelijk ook de loonadministratie, naast het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie en de in- en verkoopadministratie.

De termijn begint pas te lopen op het moment dat de gegevens hun actuele belang verliezen. Bij een arbeidsovereenkomst is dat het einde van het dienstverband, niet de datum van ondertekening. Voor gegevens over onroerende zaken geldt een termijn van tien jaar. Afwijkende afspraken met uw belastingkantoor zijn mogelijk, maar leg die schriftelijk vast.

De fiscale bewaarplicht ziet op de administratie, niet op het personeelsdossier als geheel. Beoordelingsverslagen en gespreksnotities vallen er niet onder. Scheid daarom uw salarisadministratie van het inhoudelijke dossier; anders houdt u zeven jaar lang stukken die na twee jaar hadden moeten verdwijnen.

Hoe lang bewaart u re-integratie- en verzuimgegevens?

Heeft een werknemer een re-integratietraject doorlopen en is hij teruggekeerd in zijn functie, dan bewaart u het re-integratiedossier ten hoogste twee jaar na afronding daarvan. Bent u eigenrisicodrager voor de Ziektewet of de WGA, dan mag u die gegevens langer bewaren, omdat u dan zelf de uitkeringslast draagt en langer verantwoording moet kunnen afleggen.

Het re-integratiedossier is iets anders dan het gewone personeelsdossier en houdt u daarvan gescheiden. Het bevat de stukken die de re-integratieverplichting van artikel 7:658a BW voorschrijft: de probleemanalyse van de bedrijfsarts, het plan van aanpak en de evaluaties. Medische gegevens horen er niet in; die blijven bij de bedrijfsarts. De grens tussen ziekte en onvoldoende inzet bespreken wij in ons artikel over de zieke werknemer en de quiet quitter.

Wat doet u als de bewaartermijn is verstreken?

Is een maximale termijn verlopen, dan mag u de gegevens niet meer gebruiken en moet u ze vernietigen. Vernietigen betekent onomkeerbaar verwijderen: ook uit back-ups, gedeelde mappen, mailboxen en het HR-systeem. Een dossier dat formeel is opgeschoond maar nog in de mailbox van een oud-leidinggevende staat, is niet vernietigd.

Is een minimumtermijn verlopen, dan mag u vernietigen maar hoeft het niet, mits u nog een grondslag en een doel hebt. Ontbreekt dat doel, dan geldt het beginsel van opslagbeperking onverkort en gaan de gegevens alsnog weg.

Leg het opschonen vast in een procedure met vaste momenten, bijvoorbeeld jaarlijks, en noteer wat u hebt vernietigd. Die vastlegging is uw bewijs bij een klacht of een controle. Dezelfde systematiek gebruikt u voor uw klantgegevens; wij hebben die termijnen apart uitgewerkt in ons artikel over bewaartermijnen voor klantgegevens.

Wat als een oud-werknemer om verwijdering vraagt?

Een betrokkene kan op grond van artikel 17 AVG wissing van zijn gegevens verlangen. Dat recht is niet absoluut. Rust op u een wettelijke bewaarplicht, zoals de fiscale, dan wijst u het verzoek voor die gegevens gemotiveerd af. Ontbreekt zo’n plicht en hebt u de gegevens niet meer nodig, dan honoreert u het verzoek.

Vaak is de praktische route een gedeeltelijke: u verwijdert het inhoudelijke dossier en houdt uitsluitend de stukken die u fiscaal moet bewaren, afgeschermd voor iedereen die er niets mee te maken heeft. Beantwoord het verzoek binnen een maand en leg uit welke gegevens u om welke reden bewaart. Dat voorkomt in de regel een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe brengt u uw bewaartermijnen op orde?

Een werkbaar bewaarbeleid past op één A4: per categorie gegevens de termijn, de grondslag en het moment waarop de klok gaat lopen, plus een vast opschoonmoment. De richtsnoeren van de Autoriteit Persoonsgegevens over personeelsdossiers en de tekst van de Algemene wet inzake rijksbelastingen zijn daarbij uw vertrekpunt.

Veelgestelde vragen over bewaartermijnen van personeelsdossiers

Mag ik een personeelsdossier standaard zeven jaar bewaren?

Nee. De zevenjaarstermijn van artikel 52 AWR geldt voor de administratie, waaronder de loonadministratie, niet voor het volledige dossier. Beoordelingen en gespreksverslagen gaan uiterlijk twee jaar na uitdiensttreding weg.

Wanneer begint de bewaartermijn te lopen?

Bij de fiscale bewaarplicht op het moment dat de gegevens hun actuele belang verliezen, bij een arbeidsovereenkomst dus na het einde van het dienstverband. Bij de vijfjaarstermijn voor loonheffingengegevens vanaf het einde van het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst ging.

Mag ik het cv van een afgewezen sollicitant in een talentenpool zetten?

Alleen met uitdrukkelijke toestemming en voor maximaal een jaar na afloop van de procedure. Zonder toestemming verwijdert u de gegevens binnen vier weken.

Moet ik verzuimgegevens vernietigen als de werknemer dat vraagt?

Verzuimregistratie valt onder de hoofdregel van twee jaar na einde dienstverband. Zolang die termijn loopt en u een doel hebt, bijvoorbeeld een lopend geschil, hoeft u niet te vernietigen. Daarna wel.

Wat is het risico als ik te lang bewaar?

U handelt in strijd met artikel 5 AVG. De Autoriteit Persoonsgegevens kan handhaven en een betrokkene kan wissing en schadevergoeding vorderen. Daarnaast werkt een overvol dossier in een arbeidsrechtelijke procedure zelden in uw voordeel.

Waar let u als werkgever op?

• Leg per categorie gegevens de bewaartermijn, de grondslag en het startmoment vast in uw verwerkingsregister.
• Verwijder gegevens van afgewezen sollicitanten binnen vier weken, tenzij u toestemming heeft voor ten hoogste een jaar.
• Bewaar de loonadministratie zeven jaar (artikel 52 AWR), gescheiden van het inhoudelijke dossier.
• Schoon het dossier op een vast moment op, uiterlijk twee jaar na uitdiensttreding.

Waar let u als werknemer op?

• U kunt een kopie van uw dossier opvragen; de werkgever reageert binnen een maand (artikel 12 en 15 AVG).
• Onjuiste gegevens kunt u laten corrigeren (artikel 16 AVG).
• Na uitdiensttreding kunt u om verwijdering vragen, behalve voor gegevens met een wettelijke bewaarplicht (artikel 17 AVG).
• Krijgt u geen of een onvoldoende reactie, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wat kunnen wij voor u doen bij het bewaren van personeelsdossiers?

Wij helpen werkgevers een bewaarbeleid op te zetten dat de toets van de AVG doorstaat.

• Wij stellen per categorie gegevens een bewaarschema op met termijn, grondslag en startmoment.
• Wij toetsen of uw verwerkingsregister en uw privacyverklaring voor werknemers aansluiten bij artikel 5 en 30 AVG.
• Wij beoordelen een verzoek om inzage of verwijdering en stellen binnen de termijn van een maand een gemotiveerde reactie op (artikel 12, 15 en 17 AVG).
• Wij bepalen welke stukken u moet bewaren voor een lopend of dreigend arbeidsgeschil.
• Wij adviseren over de scheiding tussen personeelsdossier, salarisadministratie en re-integratiedossier.

Samengevat

• De AVG verplicht via artikel 5 tot opslagbeperking, maar noemt zelf geen jaartallen; u stelt de termijn per categorie gegevens vast.
• Sollicitatiegegevens van afgewezen kandidaten verwijdert u na vier weken, tenzij u toestemming hebt voor een langere termijn.
• Het grootste deel van het personeelsdossier gaat uiterlijk twee jaar na uitdiensttreding weg.
• Gegevens voor de loonheffingen en de kopie van het identiteitsbewijs bewaart u ten minste vijf jaar na het einde van het dienstverband.
• De fiscale bewaarplicht van artikel 52 AWR geldt zeven jaar voor de loonadministratie, los van de rest van het personeelsdossier.

Blijft er twijfel over een specifiek stuk in uw dossier, dan denken de arbeidsrechtadvocaten van Law & More met u mee over een bewaarschema dat de toets van de AVG doorstaat.