Gepubliceerd op 13 maart 2023 · Laatst bijgewerkt op 16 september 2026
Een personeelsdossier AVG-proof inrichten betekent dat u alleen gegevens vastlegt die noodzakelijk zijn om de arbeidsovereenkomst uit te voeren en de wet na te leven, dat u per gegeven een grondslag uit artikel 6 AVG kunt aanwijzen, en dat bijzondere gegevens zoals gezondheid buiten het dossier blijven. De Uitvoeringswet AVG vult die regels voor Nederland in. Deze checklist loopt de eisen langs.
Inhoudsopgave
Wat is een personeelsdossier en waarom valt het onder de AVG?
Een personeelsdossier is het geheel van gegevens dat u als werkgever over een werknemer bijhoudt: het arbeidscontract, de loonadministratie, functionerings- en beoordelingsverslagen, verlof- en verzuimregistratie, waarschuwingen en gespreksverslagen. Vrijwel al die gegevens zijn persoonsgegevens, en zodra u ze ordent en bewaart is er sprake van verwerking in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming.
U bent bovendien verplicht een personeelsadministratie te voeren. Fiscale en socialezekerheidsregels eisen dat u de identiteit van uw werknemers vaststelt en gegevens over loon en arbeidsduur bewaart. Die verplichting is precies wat de verwerking rechtvaardigt: u verwerkt niet omdat het handig is, maar omdat de wet of de arbeidsovereenkomst het vergt.
De AVG stelt in artikel 5 de beginselen waaraan elke verwerking moet voldoen: doelbinding, minimale gegevensverwerking, juistheid, opslagbeperking, integriteit en vertrouwelijkheid, en verantwoordingsplicht. Dat laatste beginsel is in de praktijk het lastigst. U moet niet alleen rechtmatig handelen, u moet ook kunnen aantonen dat u dat doet.
Welke gegevens mag u in het personeelsdossier opnemen?
De hoofdregel is noodzakelijkheid. In het dossier horen de gegevens die u nodig hebt om de arbeidsovereenkomst uit te voeren en uw wettelijke plichten na te komen: naam, adres, geboortedatum, burgerservicenummer, een kopie van het identiteitsbewijs, de arbeidsovereenkomst en wijzigingen daarop, gegevens over functie, salaris en arbeidsduur, en verlofregistratie.
Daarnaast mag u gegevens vastleggen over het functioneren en de ontwikkeling van de werknemer: beoordelingsverslagen, verslagen van functioneringsgesprekken, opleidingen, waarschuwingen en klachten. Juist die stukken zijn later doorslaggevend. Een werkgever die bij de kantonrechter ontbinding vraagt wegens disfunctioneren en niets kan overleggen, verliest die zaak vrijwel altijd.
Het burgerservicenummer neemt een bijzondere positie in. U mag het uitsluitend verwerken omdat een wet dat voorschrijft, en niet voor eigen administratieve doeleinden zoals een personeelsnummer. Dat geldt ook voor de kopie van het identiteitsbewijs: die bewaart u omdat de fiscale wetgeving dat eist, niet als algemene identificatie.
Persoonlijke aantekeningen van een leidinggevende die uitsluitend voor eigen gebruik zijn en niet in het dossier terechtkomen, vallen buiten het inzagerecht. Zodra u ze deelt of opneemt in de administratie, worden het gewone dossierstukken en gelden alle AVG-regels.
Op welke grondslag verwerkt u gewone persoonsgegevens?
Elke verwerking heeft een grondslag nodig. Artikel 6 AVG kent er zes, en die opsomming is limitatief:
- de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking;
- de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst, waaronder de arbeidsovereenkomst;
- de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
- de verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of een ander te beschermen;
- de verwerking is noodzakelijk voor een taak van algemeen belang of openbaar gezag;
- de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang, tenzij de belangen of grondrechten van de betrokkene zwaarder wegen.
In een personeelsdossier draaien vrijwel alle verwerkingen om de tweede en de derde grondslag. Loonstroken, arbeidsvoorwaarden en verlofsaldi verwerkt u omdat de arbeidsovereenkomst dat vergt; loonbelastinggegevens en de identiteitscontrole omdat de wet dat eist. Voor camerabeelden, toegangscontrole of software die het werk registreert komt u uit bij het gerechtvaardigd belang, met een noodzakelijkheids-, proportionaliteits- en subsidiariteitstoets. Wat daar wel en niet mag, hebben wij uitgewerkt in ons artikel over personeelsmonitoring en privacy.
Waarom toestemming van een werknemer zelden werkt
Toestemming staat in de wet als eerste grondslag, en juist daarom gaat het mis. Toestemming moet vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig zijn. Tussen werkgever en werknemer bestaat een gezagsverhouding, en daardoor is toestemming in beginsel niet vrij gegeven. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt daar strikt aan vast.
Praktisch betekent dat het volgende. Bouw uw dossier niet op toestemming, maar op de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, de wettelijke verplichting of het gerechtvaardigd belang. En bedenk dat toestemming altijd kan worden ingetrokken: doet de werknemer dat, dan moet u de verwerking staken, terwijl u de gegevens misschien juist wettelijk moet bewaren. Alleen voor duidelijk vrijwillige zaken, zoals publicatie van een foto op de bedrijfswebsite, is toestemming de juiste route.
Welke gegevens mogen juist niet in het dossier?
Artikel 9 AVG verbiedt in beginsel de verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens. Voor het personeelsdossier gaat het vooral om gegevens over gezondheid, waaronder de aard en de oorzaak van een ziekte, om ras of etnische afkomst, om religieuze of levensbeschouwelijke overtuiging, om politieke opvattingen en vakbondslidmaatschap, om seksuele geaardheid en gedrag, en om biometrische en genetische gegevens. Ook een vingerafdrukscan voor de tijdregistratie valt daaronder, en die is daarom vrijwel nooit toegestaan.
Het verbod kent tien uitzonderingen, waarvan er in de arbeidsrelatie maar een paar bruikbaar zijn: uitdrukkelijke toestemming, gegevens die de betrokkene zelf kennelijk openbaar heeft gemaakt, verwerking die noodzakelijk is voor de uitvoering van arbeidsrechtelijke verplichtingen, en verwerking die noodzakelijk is ter bescherming van vitale belangen. Dat een werknemer u iets vrijwillig vertelt over zijn gezondheid, is op zichzelf geen grondslag om het op te schrijven.
Strafrechtelijke gegevens vormen een aparte categorie. Een verklaring omtrent het gedrag mag u vragen en het feit dat die is overgelegd, mag u vastleggen; het uitvragen van strafrechtelijk verleden of het aanleggen van een eigen registratie daarvan mag alleen binnen de nauwe kaders van de AVG en de Uitvoeringswet AVG.
Wat mag u vastleggen bij ziekte?
Bij een ziekmelding mag u als werkgever slechts beperkt gegevens vragen en verwerken. U mag vastleggen dat de werknemer ziek is, sinds wanneer, hoe hij bereikbaar is, wat de verwachte duur is en welke lopende werkafspraken moeten worden overgenomen. Ook mag u registreren of het verzuim verband houdt met een ongeval waarvoor een derde aansprakelijk is, omdat u het loon dan kunt verhalen.
Wat u niet mag: de aard van de klachten, de diagnose, de behandeling of medicijngebruik vastleggen, ook niet als de werknemer het uit zichzelf vertelt. Die informatie hoort bij de bedrijfsarts, die onder het medisch beroepsgeheim valt en u alleen mag laten weten wat iemand nog wel kan en welke beperkingen er zijn. De beleidsregels De zieke werknemer van de Autoriteit Persoonsgegevens werken dat uit.
Voor de re-integratie legt u een apart dossier aan met de stukken die de Wet verbetering poortwachter voorschrijft: probleemanalyse, plan van aanpak en evaluaties. Dat re-integratiedossier houdt u gescheiden van het gewone personeelsdossier. Waar de grens ligt tussen ziekte en onvoldoende inzet, bespreken wij in ons artikel over de zieke werknemer en de quiet quitter.
Wie mag het dossier inzien en welke rechten heeft de werknemer?
Toegang tot het personeelsdossier beperkt u tot wie het echt nodig heeft: de leidinggevende, de personeelsafdeling en de salarisadministratie, ieder voor het deel dat bij hun taak hoort. Autorisaties per rol zijn geen luxe maar een uitvloeisel van het beginsel van minimale gegevensverwerking.
De werknemer heeft op grond van artikel 15 AVG recht op inzage in zijn dossier en op een kopie daarvan. Blijken gegevens onjuist of onvolledig, dan kan hij rectificatie verlangen. Een negatieve beoordeling hoeft u niet te verwijderen omdat de werknemer het er niet mee eens is: een oordeel is geen feit. Wel kunt u zijn schriftelijke reactie aan het dossier toevoegen, en dat is meestal de verstandigste route.
Verder moet u werknemers actief informeren over wat u verwerkt, waarom, hoe lang en met wie u gegevens deelt (artikel 13 AVG). Een privacyverklaring voor personeel of een passage in het personeelshandboek volstaat, mits die actueel is.
Welke beveiligingseisen stelt de AVG aan het dossier?
Artikel 32 AVG verplicht u tot passende technische en organisatorische maatregelen. Voor een digitaal dossier betekent dat ten minste toegangsbeheer met persoonlijke accounts, versleuteling of beveiligde opslag, logging van wie wanneer iets heeft ingezien, en een back-up. Papieren dossiers horen in een afsluitbare kast in een ruimte waar niet iedereen komt.
Schakelt u een salarisverwerker of een HR-systeem in, dan is dat een verwerker en sluit u een verwerkersovereenkomst. Staat de server buiten de Europese Economische Ruimte, dan hebt u bovendien een geldig doorgiftemechanisme nodig. Deze afwegingen maakt u het beste vóór de aanschaf; dat is de kern van privacy by design.
Gaat het toch mis, dan meldt u een datalek zonder onredelijke vertraging en waar mogelijk binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens (artikel 33 AVG), tenzij het niet waarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert. Elk lek legt u vast in een intern register, ook de gevallen die u niet meldt.
Verwerkingsregister, DPIA en de rol van de ondernemingsraad
Personeelsgegevens horen in uw verwerkingsregister (artikel 30 AVG). Daarin staat per verwerking het doel, de categorieën gegevens en betrokkenen, de ontvangers, de bewaartermijnen en de beveiligingsmaatregelen. Een register dat er wel is maar niemand onderhoudt, helpt u bij een controle niet; de AVG-verplichtingen die het mkb het vaakst vergeet zetten wij apart op een rij.
Bij verwerkingen met een hoog risico, bijvoorbeeld stelselmatige monitoring of grootschalige verwerking van gezondheidsgegevens, is vooraf een gegevensbeschermingseffectbeoordeling verplicht (artikel 35 AVG). Voor een gewoon personeelsdossier is dat doorgaans niet nodig, voor een systeem dat het werkgedrag registreert wel.
Tot slot het medezeggenschapsrecht dat werkgevers stelselmatig over het hoofd zien. Een regeling over de verwerking van persoonsgegevens van werknemers en over voorzieningen gericht op waarneming of controle van aanwezigheid, gedrag of prestaties valt onder het instemmingsrecht van de ondernemingsraad op grond van artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden. Zonder instemming is het besluit nietig als de OR daar tijdig een beroep op doet.
Hoe lang mag u het personeelsdossier bewaren?
De AVG noemt geen concrete termijnen, maar verplicht u op grond van het beginsel van opslagbeperking zelf termijnen vast te stellen en gegevens daarna te wissen. Voor sommige stukken volgt de termijn uit andere wetgeving, zoals de fiscale bewaarplicht voor de loonadministratie. Voor de rest geldt: bewaar niet langer dan nodig voor het doel waarvoor u de gegevens verzamelde.
Leg die termijnen schriftelijk vast, per categorie, en zorg dat ze ook daadwerkelijk worden uitgevoerd. Wij hebben de termijnen per soort gegeven uitgewerkt in ons artikel over het bewaren van personeelsdossiers.
Veelgestelde vragen over het personeelsdossier en de AVG
Mag ik als werkgever een kopie van het paspoort in het dossier bewaren?
Ja, voor werknemers in loondienst. De fiscale wetgeving verplicht u de identiteit vast te stellen aan de hand van een geldig identiteitsbewijs en een kopie in de loonadministratie te bewaren. Voor sollicitanten en zzp’ers geldt die verplichting niet en mag u dus geen kopie bewaren.
Mag ik vastleggen dat een werknemer griep heeft?
Nee. De aard van de ziekte is een gezondheidsgegeven en valt onder artikel 9 AVG. U registreert de ziekmelding, de datum en de verwachte duur; de medische kant loopt via de bedrijfsarts.
Heeft een werknemer recht op inzage in aantekeningen van zijn leidinggevende?
Alleen als die aantekeningen deel uitmaken van het dossier of anderszins gestructureerd worden bewaard. Puur persoonlijke geheugensteuntjes die nergens worden gedeeld, vallen erbuiten. Zodra u ze gebruikt in een beoordeling of dossieropbouw, gelden alle rechten van artikel 15 AVG.
Mag de ondernemingsraad het personeelsdossier inzien?
Nee. De OR heeft instemmingsrecht over de regeling waarmee u persoonsgegevens verwerkt, maar geen toegang tot individuele dossiers.
Wat gebeurt er als ik gegevens te lang bewaar?
Dan handelt u in strijd met het beginsel van opslagbeperking. De Autoriteit Persoonsgegevens kan handhaven, en een werknemer kan wissing vorderen. Bij een geschil over ontslag levert een dossier vol verouderde stukken bovendien zelden het gewenste beeld op.
Uw personeelsdossier laten toetsen
Een dossier dat aan deze checklist voldoet, is niet alleen AVG-bestendig maar ook bruikbaar op het moment dat het ertoe doet: bij een beoordeling, een verbetertraject of een ontbindingsverzoek. De volledige tekst van de Nederlandse uitvoeringsregels vindt u in de Uitvoeringswet AVG, de verordening zelf staat op EUR-Lex.
Twijfelt u of uw personeelsadministratie de toets doorstaat, of loopt u tegen een inzageverzoek of een datalek aan? De arbeidsrechtadvocaten van Law & More toetsen uw dossiers, uw privacyverklaring voor personeel en uw verwerkersovereenkomsten, en helpen bij de gesprekken met de ondernemingsraad.
