Gepubliceerd op 6 augustus 2025 · Laatst bijgewerkt op 8 september 2026
Incassokosten berekenen doet u met de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten: 15 procent over de eerste 2.500 euro van de hoofdsom, 10 procent over de volgende 2.500 euro, 5 procent over de volgende 5.000 euro, 1 procent over de volgende 190.000 euro en 0,5 procent over het meerdere. De vergoeding bedraagt ten minste 40 euro en ten hoogste 6.775 euro. Bij een consument zijn de kosten pas verschuldigd na een correcte veertiendagenbrief op grond van artikel 6:96 lid 6 BW.
Inhoudsopgave
Op welke wet zijn incassokosten gebaseerd?
De grondslag staat in artikel 6:96 BW. Dat artikel bepaalt dat redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte voor vergoeding in aanmerking komen. De hoogte van die vergoeding is uitgewerkt in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, dat sinds 1 juli 2012 geldt en dat in de praktijk wordt aangeduid als de wet incassokosten of WIK. Er bestaat geen afzonderlijke wet uit een recenter jaar; de staffel is sinds de invoering ongewijzigd.
Voor consumenten is de regeling dwingend recht. Een beding in algemene voorwaarden waarin hogere incassokosten worden bedongen dan de staffel toelaat, is tegenover een consument niet geldig. Bij zakelijke debiteuren ligt dat anders: daar is de regeling van regelend recht en mogen partijen een afwijkende vergoeding overeenkomen, bijvoorbeeld een vast percentage van de hoofdsom. Staat er niets in het contract of in de algemene voorwaarden, dan valt u terug op dezelfde staffel.
Sinds 1 april 2024 geldt daarnaast de Wet kwaliteit incassodienstverlening. Die wet stelt kwaliteitseisen aan incassodienstverleners en verplicht hen sinds 1 april 2025 tot registratie in het openbare register dat Justis bijhoudt. De Inspectie Justitie en Veiligheid houdt toezicht. Wie een dossier uitbesteedt, doet er verstandig aan eerst te controleren of het bureau daadwerkelijk geregistreerd staat.
Wanneer mag u incassokosten in rekening brengen?
Twee voorwaarden moeten zijn vervuld. De vordering moet opeisbaar zijn en de debiteur moet in verzuim zijn. Is een fatale betalingstermijn afgesproken, dan treedt het verzuim op grond van artikel 6:83 BW van rechtswege in zodra die termijn verstrijkt. Ontbreekt zo een termijn, dan is een ingebrekestelling nodig: een schriftelijke aanmaning waarin u een redelijke termijn voor nakoming stelt, zoals artikel 6:82 BW voorschrijft.
Bij een consument komt daar de veertiendagenbrief van artikel 6:96 lid 6 BW bij. Die aanmaning is een zelfstandige voorwaarde: zonder correcte brief zijn er geen incassokosten verschuldigd, ook niet als de debiteur onmiskenbaar te laat is. Bij een zakelijke debiteur is die brief niet vereist, al is een schriftelijke aanmaning ook daar verstandig omdat u het verzuim moet kunnen bewijzen.
De regeling geldt niet voor alle vorderingen. Zij ziet op verbintenissen tot betaling van een geldsom uit overeenkomst. Buiten het bereik vallen onder meer vorderingen tot schadevergoeding uit onrechtmatige daad, tenzij de betalingsverplichting in een vaststellingsovereenkomst is vastgelegd of op grond van artikel 6:87 BW is omgezet. Ook voor bestuursrechtelijke geldschulden, zoals belastingaanslagen en verkeersboetes, gelden eigen kostenregelingen. Bij een gemotiveerd betwiste vordering ligt de weg naar de rechter open voordat over kosten kan worden gesproken.
Hoe past u de wettelijke staffel toe?
De staffel wordt toegepast op de hoofdsom van de vordering: het bedrag dat de debiteur op grond van de overeenkomst moest betalen. Bevat uw factuur btw, dan hoort die btw tot de hoofdsom. Wettelijke rente en eerdere aanmaningskosten tellen niet mee, en die reken u dus niet mee bij het bepalen van de schijven.
Neem als voorbeeld een openstaande factuur van 3.500 euro aan een consument. Over de eerste schijf van 2.500 euro geldt 15 procent, wat neerkomt op 375 euro. Over de resterende 1.000 euro geldt 10 procent, wat 100 euro oplevert. De incassokosten bedragen dan 475 euro. Bij een hoofdsom van 20.000 euro komt u uit op 375 plus 250 plus 250 plus 100, samen 975 euro.
Twee grenzen begrenzen de uitkomst. De vergoeding bedraagt ten minste 40 euro, ook wanneer de staffel op een lager bedrag uitkomt; bij een vordering van 200 euro is dus 40 euro verschuldigd en niet 30 euro. Aan de bovenkant geldt een absoluut maximum van 6.775 euro, ongeacht hoe hoog de hoofdsom oploopt. Staan er meerdere facturen open bij dezelfde debiteur, tel dan eerst alle hoofdsommen op en pas daarna de staffel toe; per factuur rekenen levert een te hoog bedrag op en kan de hele vordering aan kosten onderuithalen.
Betaalt de debiteur na de veertiendagenbrief een deel, dan herberekent u de kosten over het resterende saldo. Wordt de hoofdsom volledig voldaan maar de kosten niet, dan blijven de kosten opeisbaar mits de brief correct was.
Mag u btw over de incassokosten doorberekenen?
Ja, maar alleen onder een voorwaarde. Het besluit bepaalt dat de vergoeding wordt verhoogd met het btw-percentage wanneer de schuldeiser een dienst afneemt waarover btw is verschuldigd die hij niet kan verrekenen, en hij dat uitdrukkelijk verklaart. Die verhoging staat los van de vraag of de debiteur een consument of een onderneming is; bepalend is of de schuldeiser zelf aftrekgerechtigd is.
Ondernemers met recht op vooraftrek kunnen de btw dus niet doorbelasten. Voor organisaties zonder aftrekrecht, zoals veel zorginstellingen, verenigingen en particuliere verhuurders, kan dat wel. Vermeld de verklaring dan in de aanmaning zelf, zodat de debiteur weet waarop de verhoging berust. Over de fiscale gevolgen van uw eigen positie overlegt u het beste met een fiscalist.
Hoeveel wettelijke rente komt erbij?
Naast de incassokosten loopt vanaf de dag van het verzuim wettelijke rente. Welk tarief geldt, hangt af van het soort transactie. Voor gewone vorderingen, waaronder die op consumenten, geldt de rente van artikel 6:119 BW; die bedraagt sinds 1 januari 2026 vier procent per jaar. Voor handelstransacties tussen ondernemingen of met een overheidsinstantie geldt de hogere rente van artikel 6:119a BW, sinds 1 juli 2026 vastgesteld op 10,4 procent.
De rente wordt berekend over de hoofdsom vanaf de dag van het verzuim tot de dag van betaling, en zij wordt op grond van artikel 6:119 BW jaarlijks bij de hoofdsom opgeteld zodat er over het volgende jaar rente over rente loopt. Reken de rente per dag door en niet per kalenderjaar. De actuele tarieven vindt u bij de Rijksoverheid. Bedenk dat een contractuele rente die hoger is dan de wettelijke rente tegenover een consument alleen standhoudt als het beding niet oneerlijk is.
Waaraan moet de veertiendagenbrief voldoen?
De brief moet de debiteur ondubbelzinnig een termijn van veertien dagen gunnen, en die termijn begint pas te lopen op de dag na ontvangst van de aanmaning. De Hoge Raad heeft dat op 25 november 2016 uitdrukkelijk beslist in ECLI:NL:HR:2016:2704. Formuleringen als binnen veertien dagen na dagtekening of binnen veertien dagen na verzending voldoen daarom niet. Wordt zo een brief gebruikt, dan worden de incassokosten niet verschuldigd, en herstel is alleen mogelijk door een nieuwe, correcte brief te sturen.
Naast de juiste termijn moet de brief het exacte bedrag aan incassokosten noemen dat verschuldigd wordt als betaling uitblijft. Een verwijzing naar een percentage of naar de staffel is niet voldoende. Is de schuldeiser niet aftrekgerechtigd en wil hij de btw doorbelasten, dan moet de brief dat ook vermelden. Verder noemt u de hoofdsom, de factuur waarop zij betrekking heeft, het rekeningnummer en de gevolgen van niet-betalen.
Verstuur de aanmaning zo dat u ontvangst aannemelijk kunt maken en bewaar het verzendbewijs, want in een procedure draagt u de bewijslast dat de brief de debiteur heeft bereikt. Eenmaal is genoeg: een tweede veertiendagenbrief is niet nodig en verlengt de termijn niet.
Wat doet u als betaling alsnog uitblijft?
Na het verstrijken van de termijn hebt u drie routes. U kunt zelf blijven aanmanen, wat weinig kost maar bij een onwillige debiteur zelden effect heeft. U kunt het dossier uitbesteden aan een geregistreerde incassodienstverlener, die druk kan uitoefenen maar geen executoriale titel kan verkrijgen. Of u start een gerechtelijke procedure, waarmee u wel een vonnis krijgt waarmee de deurwaarder beslag kan leggen.
Bij vorderingen tot 25.000 euro is de kantonrechter bevoegd en hebt u geen advocaat nodig. Weegt u die stap af, houd dan rekening met het griffierecht, de deurwaarderskosten en het risico van een kostenveroordeling bij verlies. Bij een debiteur die de vordering betwist of die vermoedelijk geen verhaal biedt, is procederen zelden de snelste weg naar geld. Welke stappen in welke volgorde verstandig zijn, zetten wij op een rij in ons artikel over wanbetaling door een klant of leverancier.
Vreest u dat de debiteur zijn vermogen wegsluist, dan kunt u met verlof van de voorzieningenrechter conservatoir beslag laten leggen voordat u de procedure begint; hoe dat werkt, leest u in ons artikel over beslagleggen bij wanbetaling. Gaat het om een debiteur in een andere lidstaat, dan biedt de Europese betalingsbevelprocedure vaak een snellere route. Let bij oudere facturen bovendien op de verjaring, waarover wij schrijven in ons artikel over wat een vordering is.
Welke fouten maken incassokosten ongeldig?
De meeste discussies bij de kantonrechter gaan niet over de rekensom maar over de aanmaning. De klassieke misser is de termijn koppelen aan de dagtekening in plaats van aan de ontvangst. Daarna volgen het niet noemen van het exacte bedrag, het versturen naar een verouderd adres, en het optellen van kosten die niet in de staffel thuishoren, zoals administratiekosten of dossierkosten naast de wettelijke vergoeding.
Ook rekenfouten komen voor: facturen apart doorrekenen in plaats van bundelen, de staffel toepassen op hoofdsom plus rente, het minimum van 40 euro over het hoofd zien, of vergeten te herberekenen na een deelbetaling. Bij zakelijke debiteuren wordt vaak vergeten te controleren of de eigen algemene voorwaarden wel rechtsgeldig van toepassing zijn verklaard; zonder die basis valt een afwijkend kostenbeding weg en resteert de staffel.
Bewaar ten slotte een compleet dossier: de overeenkomst of opdrachtbevestiging, de facturen, het verzendbewijs van de veertiendagenbrief, de betalingshistorie en alle correspondentie inclusief eventuele betwistingen. Hoe completer dat dossier, hoe korter de procedure. De tekst van de staffel vindt u in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.
Veelgestelde vragen over incassokosten
Wat zijn de maximale incassokosten?
De vergoeding bedraagt ten hoogste 6.775 euro per vordering, ongeacht de hoogte van de hoofdsom. Het minimum is 40 euro, ook wanneer de staffel op een lager bedrag uitkomt.
Moet ik incassokosten betalen als ik de factuur betwist?
Bij een tijdige en gemotiveerde betwisting is de vordering niet zonder meer opeisbaar en kunnen de kosten niet zonder rechterlijke beoordeling worden opgelegd. Leg uw bezwaar schriftelijk en onderbouwd vast.
Wordt de staffel berekend over de hoofdsom inclusief btw?
Ja. De staffel wordt toegepast op de hoofdsom van de vordering, en als de factuur btw bevat maakt die btw daarvan deel uit. Wettelijke rente en eerdere aanmaningskosten telt u niet mee.
Mag ik btw over de incassokosten doorberekenen aan een consument?
Ja, mits u de btw over de incassodienst zelf niet kunt verrekenen en u dat uitdrukkelijk verklaart in de aanmaning. Bent u wel aftrekgerechtigd, dan mag de verhoging niet.
Wanneer begint de termijn van de veertiendagenbrief te lopen?
De dag na ontvangst van de aanmaning door de debiteur. De Hoge Raad besliste dat op 25 november 2016. Een brief die de termijn koppelt aan de dagtekening of de verzending, maakt de incassokosten niet verschuldigd.
Hoeveel wettelijke rente mag ik rekenen?
Voor gewone vorderingen geldt de rente van artikel 6:119 BW, sinds 1 januari 2026 vier procent. Voor handelstransacties geldt artikel 6:119a BW, sinds 1 juli 2026 vastgesteld op 10,4 procent.
Uw incassodossier laten beoordelen
Wij controleren of de aanmaning aan artikel 6:96 lid 6 BW voldoet, of de staffel correct is toegepast en welke route bij uw debiteur de meeste kans op betaling geeft. Ook debiteuren die worden geconfronteerd met te hoge of onterecht berekende incassokosten staan wij bij. Onze advocaten in Eindhoven en Amsterdam kijken mee naar uw dossier; neem gerust contact met ons op.
