Wanbetaling door een klant: stappen, kosten en rechtspraak

Gepubliceerd op 7 oktober 2025 · Laatst bijgewerkt op 29 oktober 2026

Betaalt een klant niet, stuur dan eerst een herinnering, daarna een schriftelijke aanmaning of ingebrekestelling, en start een procedure als betaling uitblijft. Belangrijk: een deurwaarder kan pas beslag leggen en uw geld innen als u een vonnis hebt; beslag vooraf kan alleen met verlof van de rechter.

Snel handelen loont. Hoe langer een factuur openstaat, hoe kleiner de kans dat u volledig wordt betaald. Hieronder leest u welke stappen u in welke volgorde zet, welke rente en kosten per 2026 gelden en wat de Hoge Raad in 2015 en 2024 over incassokosten en consumentenvorderingen besliste. Hoe een rechtszaak verloopt, leest u in onze uitleg over de civiele procedure.

Wanneer betaalt een klant juridisch te laat?

Er is sprake van wanbetaling als een klant niet, niet volledig of niet op tijd betaalt. Juridisch is dat een tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst (artikel 6:74 BW).

Wanbetaling komt in verschillende vormen voor. De klant betaalt helemaal niet, betaalt maar een deel of betaalt structureel te laat. Ook een klant die een betalingsbelofte doet en die niet nakomt, is een wanbetaler.

Welke betalingstermijn geldt?

In de eerste plaats geldt de termijn die u met de klant hebt afgesproken. Tussen bedrijven geldt volgens artikel 6:119a BW een termijn van 30 dagen als u niets hebt afgesproken. Een afgesproken termijn mag tussen bedrijven in beginsel niet langer zijn dan 60 dagen. Een grote onderneming mag met een mkb-leverancier niet meer dan 30 dagen afspreken. Voor consumenten geldt geen vaste wettelijke termijn; daar is uw afspraak of de termijn op de factuur beslissend.

Waarom is snel reageren belangrijk?

Een klant met betalingsproblemen heeft vaak meer schuldeisers. Wie als eerste een vonnis heeft en beslag legt, staat er in de praktijk beter voor dan de schuldeiser die maanden heeft afgewacht. Houd ook de verjaring in het oog. Een vordering tot betaling uit een overeenkomst verjaart volgens artikel 3:307 BW in beginsel na vijf jaar. Bij verkoop van goederen aan een consument is dat volgens artikel 7:28 BW twee jaar. Meer daarover leest u in ons artikel over verjaring van vorderingen.

Weet u waarom de klant niet betaalt, dan kunt u beter kiezen welke stap u zet. Vaak gaat het om geldgebrek, een fout in de factuur of een administratie die niet op orde is. Soms is er een geschil over wat u hebt geleverd. Dan beroept de klant zich mogelijk op opschorting (artikel 6:262 BW), en wordt een procedure langer.

De eerste stappen bij een onbetaalde factuur

Controleer eerst uw eigen factuur en voorwaarden, en stuur daarna een vriendelijke herinnering. Reageert de klant niet, bel dan.

De factuur en betalingsvoorwaarden controleren

Kijk of de factuur juist en volledig is en of zij de klant heeft bereikt. Staan de juiste bedrijfsgegevens erop, het factuurnummer, de betalingstermijn en een omschrijving van wat u hebt geleverd? Controleer ook of uw algemene voorwaarden van toepassing zijn. Dat is alleen zo als u ze vóór of bij het sluiten van de overeenkomst ter hand hebt gesteld of beschikbaar hebt gemaakt (artikel 6:233 en 6:234 BW). Een voorwaarde die u pas op de factuur vermeldt, is vaak te laat.

Een herinnering sturen en bellen

Is de betalingstermijn verstreken, stuur dan een zakelijke herinnering per e-mail of post. Noem het factuurnummer, het bedrag, de oorspronkelijke vervaldatum en een nieuwe betalingstermijn van bijvoorbeeld zeven tot veertien dagen. Houd de toon vriendelijk en bewaar altijd een kopie.

Blijft een reactie uit, bel dan. Vraag waarom er nog niet is betaald: is er een klacht over de levering, een probleem met de factuur of een financieel probleem? Maak een concrete afspraak over de datum van betaling. Bevestig die afspraak daarna per e-mail, zodat u haar later kunt bewijzen.

Verzuim en ingebrekestelling: wanneer is de klant officieel te laat?

Een ingebrekestelling is nodig als de klant nog niet automatisch in verzuim is. Bij een vaste betalingstermijn is de klant na afloop daarvan meestal al zonder ingebrekestelling in verzuim.

Verzuim is het moment waarop de klant juridisch te laat is. Pas vanaf dat moment kunt u schadevergoeding vragen, zoals wettelijke rente en incassokosten. Volgens artikel 6:83 BW treedt verzuim zonder ingebrekestelling in als er een vaste termijn voor betaling is afgesproken en die termijn verstrijkt. Een betalingstermijn op een factuur is in veel gevallen zo’n vaste termijn. Is er geen vaste termijn, dan moet u de klant volgens artikel 6:82 BW schriftelijk een redelijke termijn geven om alsnog te betalen.

Ook als de klant al in verzuim is, is een schriftelijke aanmaning verstandig. Zij maakt duidelijk dat het u menens is. Bij een consument is zij bovendien nodig om incassokosten te mogen vragen.

Wat moet er in de aanmaning staan?

Een ingebrekestelling moet schriftelijk zijn en een redelijke termijn geven om alsnog te betalen. Noem het exacte bedrag, de factuurnummers en de oorspronkelijke vervaldata. Geef een concrete betalingstermijn en vermeld wat er gebeurt als de klant niet betaalt, bijvoorbeeld dat u incassokosten en rente in rekening brengt en een procedure start. Meer uitleg vindt u in ons begrippenkader bij ingebrekestelling.

De veertiendagenbrief bij consumenten

Is uw klant een consument, dan geldt een strengere regel. Volgens artikel 6:96 lid 6 BW mag u pas buitengerechtelijke incassokosten rekenen nadat u de consument een aanmaning hebt gestuurd met een betalingstermijn van veertien dagen. Die termijn begint op de dag na ontvangst van de aanmaning. In de brief moet ook staan welke incassokosten u in rekening brengt als betaling uitblijft. Een fout in deze brief betekent dat de rechter de incassokosten afwijst.

Hoe verstuurt u de aanmaning?

U moet kunnen bewijzen dat de klant de aanmaning heeft ontvangen (artikel 3:37 lid 3 BW). Stuur haar daarom per aangetekende post en daarnaast per e-mail. Bewaar het verzendbewijs, de e-mail en alle andere correspondentie. U hebt die stukken nodig als het tot een procedure komt.

Rente en incassokosten: de bedragen in 2026

Vanaf het verzuim hebt u recht op wettelijke rente. Bij een overeenkomst tussen bedrijven geldt de wettelijke handelsrente van artikel 6:119a BW; bij consumenten de gewone wettelijke rente van artikel 6:119 BW. Hebt u in uw voorwaarden een eigen rente afgesproken, dan geldt in beginsel die afspraak.

Bron: hoogte wettelijke rente (Rijksoverheid). De overheid stelt de percentages ieder halfjaar opnieuw vast.

De hoogte van de incassokosten volgt uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Dat werkt met een staffel over de hoofdsom. Tegenover consumenten mag u niet meer vragen dan die staffel.

Bron: staffel buitengerechtelijke incassokosten (rechtspraak.nl). Sinds 1 oktober 2024 geldt bovendien een optelregel bij termijnbetalingen (artikel 6:96 lid 8 BW en artikel 2a van het besluit), zodat incassokosten bij kleine termijnen niet stapelen. Hoe u de kosten berekent, leest u in ons artikel over incassokosten berekenen.

Tussen bedrijven mag u in de voorwaarden een hoger bedrag afspreken, maar de rechter kan dat matigen. De Hoge Raad oordeelde op 10 juli 2015 (ECLI:NL:HR:2015:1868) dat de rechter afgesproken incassokosten tussen bedrijven mag terugbrengen tot het staffelbedrag. Dat kan als de schuldeiser niet stelt en zo nodig bewijst dat zijn werkelijke kosten hoger waren. Een in de branche gebruikelijk percentage is volgens de Hoge Raad niet het vertrekpunt.

Betalingsregeling of incassobureau: oplossen zonder rechter

Een betalingsregeling of een incassobureau levert in veel zaken betaling op zonder dat u hoeft te procederen. Welke route past, hangt af van de vraag of de klant wil maar niet kan, of niet wil.

Een betalingsregeling afspreken en vastleggen

Een betalingsregeling werkt als de klant wel wil betalen, maar dat nu niet in één keer kan. Kies een realistisch maandbedrag; een te krappe regeling loopt snel vast. Spreek af dat het hele resterende bedrag direct opeisbaar wordt als de klant een termijn mist, en of de rente doorloopt.

Leg de afspraken schriftelijk vast en laat beide partijen tekenen. Noem de totale schuld, het maandbedrag, de betaaldatum, het rekeningnummer en de gevolgen van een gemiste betaling. Een regeling waarin de klant de hele schuld erkent, is later bovendien nuttig als bewijs, en zij stuit de verjaring (artikel 3:318 BW).

Wat een incassobureau wel en niet kan

Een incassobureau neemt de minnelijke inning van u over. Het bureau neemt contact op met de klant, stuurt aanmaningen en probeert een minnelijke regeling te treffen.

Een incassobureau heeft geen andere bevoegdheden dan uzelf. Het kan geen beslag leggen en geen vonnis afdwingen. De kosten die het bureau op de klant wil verhalen, zijn beperkt tot de wettelijke incassokosten. Sinds 1 april 2024 geldt de Wet kwaliteit incassodienstverlening. Incassobureaus moeten zich registreren bij Justis, en u kunt in het openbare register nagaan of een bureau is ingeschreven.

De procedure bij de rechter: kosten en verloop

Blijft de klant weigeren, dan vraagt u de rechter om een vonnis. Met dat vonnis kan de deurwaarder beslag leggen op het geld en de bezittingen van de klant.

Een incassoprocedure begint meestal met een dagvaarding die de deurwaarder aan de klant uitbrengt. Vorderingen tot en met € 25.000 behandelt de kantonrechter (artikel 93 Rv). Daar hoeft u zich niet door een advocaat te laten bijstaan. Bij hogere bedragen behandelt de rechtbank de zaak, en is een advocaat verplicht.

Reageert de klant niet op de dagvaarding, dan volgt meestal een verstekvonnis. Voert de klant verweer, bijvoorbeeld omdat hij vindt dat u slecht hebt geleverd, dan duurt de procedure langer. Zorg daarom dat u de overeenkomst, facturen, aanmaningen, correspondentie en bewijs van levering op orde hebt.

Verstek is geen automatisme bij consumenten

Ook als een consument niet verschijnt, toetst de rechter zelf of u het consumentenrecht hebt nageleefd. De Hoge Raad besliste op 4 oktober 2024 (ECLI:NL:HR:2024:1355) over een webwinkel met een bestelknop met alleen de tekst “bestellen”. Zo’n knop voldoet niet aan artikel 6:230v lid 3 BW. In een verstekzaak moet de rechter de overeenkomst dan ambtshalve gedeeltelijk vernietigen; de Hoge Raad acht in beginsel een korting van een derde op de betalingsverplichting redelijk. Verkoopt u online aan consumenten, controleer dan uw bestelproces voordat u gaat incasseren.

Griffierecht in 2026

U betaalt voor een procedure griffierecht. De hoogte hangt af van het bedrag van de vordering en van de vraag of u een rechtspersoon of natuurlijk persoon bent.

Bron: griffierecht (rechtspraak.nl), tarieven 2026. Voor onvermogenden geldt € 93. Wint u de zaak, dan veroordeelt de rechter de klant meestal in de proceskosten. Die vergoeding is forfaitair en dekt uw werkelijke kosten meestal niet volledig.

Wanneer is een kort geding zinvol?

Een kort geding is bedoeld voor spoedeisende zaken (artikel 254 Rv). De rechter wijst een geldvordering in kort geding alleen toe als de vordering zeer waarschijnlijk bestaat, er een spoedeisend belang is en het risico dat het geld later niet terugkomt is meegewogen. Voor gewone incasso is de bodemprocedure daarom meestal de aangewezen weg. Meer leest u in ons artikel over het kort geding.

Beslag en faillissement: wanneer welk middel?

Na een vonnis kan de deurwaarder executoriaal beslag leggen. Vóór een vonnis kan alleen conservatoir beslag, en daarvoor hebt u verlof van de voorzieningenrechter nodig (artikel 700 Rv).

Na een vonnis betekent de deurwaarder de klant eerst het vonnis met een bevel tot betaling. Betaalt de klant dan nog niet, dan kan de deurwaarder executoriaal beslag leggen op bankrekeningen, loon, roerende zaken of onroerend goed. Zonder vonnis of andere executoriale titel kan een deurwaarder geen beslag leggen en ook niets afdwingen.

Vreest u dat de klant zijn vermogen wegmaakt voordat er een vonnis is? Dan kunt u de voorzieningenrechter om verlof vragen voor conservatoir beslag. Het verzoekschrift wordt ingediend door een advocaat. Het beslag legt de bezittingen vast, zodat ze na het vonnis beschikbaar zijn. Na het beslag moet u binnen de termijn die de rechter bepaalt een procedure starten. Hoe dat werkt, leest u in ons artikel over beslag leggen bij wanbetaling.

Is de klant structureel niet in staat te betalen, dan kunt u zijn faillissement aanvragen. Daarvoor moet u volgens artikel 1 en 6 van de Faillissementswet summierlijk aannemelijk maken dat de klant is opgehouden te betalen. Dat vraagt meestal ten minste één andere schuldeiser. Een faillissementsaanvraag is geen gewoon incassomiddel: in een faillissement krijgen gewone schuldeisers vaak weinig of niets terug. Meer leest u op onze pagina over faillissement.

Mag u uw eigen leveringen stoppen?

Ja, in veel gevallen mag u uw eigen prestatie opschorten zolang de klant niet betaalt. Dat moet wel in verhouding staan tot de achterstand.

Volgens artikel 6:262 BW mag een partij haar eigen verplichting opschorten als de andere partij haar verplichting niet nakomt. Artikel 6:52 BW geeft een vergelijkbaar recht als de verplichtingen voldoende met elkaar samenhangen, bijvoorbeeld bij een doorlopende leveringsrelatie. Een leverancier die maanden niet wordt betaald, mag dus in de regel nieuwe leveringen tegenhouden tot de achterstand is ingelopen.

Laat de klant schriftelijk weten dat en waarom u opschort. Wees voorzichtig bij een kleine of betwiste achterstand. Staat de opschorting niet in verhouding tot het openstaande bedrag, dan kunt u zelf tekortschieten. Wilt u de overeenkomst helemaal beëindigen, dan gaat dat via ontbinding (artikel 6:265 BW) of opzegging, volgens de wet en het contract.

Wanbetaling voorkomen: voorwaarden, klantcheck en debiteurenbeheer

Leg in uw algemene voorwaarden de betalingstermijn, de rente bij te late betaling en de incassokosten vast. Neem een eigendomsvoorbehoud op. Volgens artikel 3:92 BW blijven geleverde zaken dan uw eigendom tot de klant volledig heeft betaald. Bij een faillissement van de klant kunt u die zaken dan in beginsel terughalen.

Kijk vóór een grote opdracht in het handelsregister van de Kamer van Koophandel of het bedrijf bestaat en wie het mag vertegenwoordigen. Bij grotere ondernemingen kunt u de gedeponeerde jaarrekening raadplegen. Hebt u twijfels, vraag dan een vooruitbetaling, een bankgarantie of een borgstelling (artikel 7:850 BW).

Stuur uw factuur direct na levering, met de juiste bedrijfsgegevens, een omschrijving van de prestatie, het btw-nummer en -bedrag, de betalingstermijn en een verwijzing naar uw voorwaarden. Een vast schema helpt om niet te lang te wachten.

Hoe wij u bij incasso bijstaan

• Wij controleren uw facturen en voorwaarden, en stellen vast of de klant al in verzuim is (artikel 6:83 BW).
• Wij stellen de ingebrekestelling of de veertiendagenbrief op volgens artikel 6:96 lid 6 BW.
• Wij vragen zo nodig verlof voor conservatoir beslag aan en starten daarna de procedure.
• Wij voeren de procedure bij de kantonrechter of de rechtbank en schakelen na het vonnis de deurwaarder in.

Wanbetaling in vijf punten

• Bij een vaste betalingstermijn is de klant na afloop meestal zonder ingebrekestelling in verzuim; anders is een schriftelijke ingebrekestelling nodig.
• De handelsrente is 10,4% per 1 juli 2026; de gewone wettelijke rente 4% sinds 1 januari 2026.
• Afgesproken incassokosten tussen bedrijven kan de rechter terugbrengen naar de staffel (Hoge Raad 2015).
• Ook bij verstek toetst de rechter consumentenrecht; een gebrekkige bestelknop kan een derde van de vordering kosten (Hoge Raad 2024).
• Een deurwaarder kan pas beslag leggen en innen na een vonnis; beslag vooraf kan alleen met verlof van de rechter.

Law & More staat ondernemers bij in incassozaken, van aanmaning en beslag tot procedure; meer daarover leest u op onze pagina voor een incasso advocaat. De wettelijke regels over verzuim en incassokosten vindt u in Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek.