Wanbetaling door een klant: welke stappen zet u?

Gepubliceerd op 7 oktober 2025 · Laatst bijgewerkt op 7 oktober 2026

Betaalt een klant niet, stuur dan eerst een herinnering, daarna een schriftelijke aanmaning of ingebrekestelling, en start een procedure als betaling uitblijft. Belangrijk: een deurwaarder kan pas beslag leggen en uw geld innen als u een vonnis hebt; beslag vooraf kan alleen met toestemming van de rechter.

Snel handelen loont. Hoe langer een factuur openstaat, hoe kleiner de kans dat u volledig wordt betaald. Hieronder leest u welke stappen u in welke volgorde zet, wat de wet daarbij vraagt en waar ondernemers in de praktijk de mist in gaan. Wilt u direct weten wanneer een civiele procedure nodig is, lees dan ook onze uitleg daarover.

Wanneer is er sprake van wanbetaling?

Er is sprake van wanbetaling als een klant niet, niet volledig of niet op tijd betaalt. Juridisch is dat een tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst.

Wanbetaling komt in verschillende vormen voor. De klant betaalt helemaal niet, betaalt maar een deel of betaalt structureel te laat. Soms betaalt de klant pas nadat u hem meerdere keren hebt herinnerd. Ook een klant die een betalingsbelofte doet en die niet nakomt, is een wanbetaler.

Welke betalingstermijn geldt?

In de eerste plaats geldt de termijn die u met de klant hebt afgesproken. Tussen bedrijven geldt volgens artikel 6:119a BW een termijn van 30 dagen als u niets hebt afgesproken. Een afgesproken termijn mag tussen bedrijven in beginsel niet langer zijn dan 60 dagen. Een grote onderneming mag met een mkb-leverancier niet meer dan 30 dagen afspreken. Voor consumenten geldt geen vaste wettelijke termijn; daar is uw afspraak of de termijn op de factuur beslissend.

Waarom is snel reageren belangrijk?

Een openstaande factuur raakt direct uw liquiditeit. U moet zelf uw leveranciers, personeel en huur blijven betalen. Een klant met betalingsproblemen heeft daarnaast vaak meer schuldeisers. Wie als eerste een vonnis heeft en beslag legt, staat er in de praktijk beter voor dan de schuldeiser die maanden heeft afgewacht.

Houd ook de verjaring in het oog. Een vordering tot betaling uit een overeenkomst verjaart volgens artikel 3:307 BW in beginsel na vijf jaar. Bij verkoop van goederen aan een consument is dat volgens artikel 7:28 BW twee jaar. Meer daarover leest u in ons artikel over verjaring van vorderingen.

Wat zijn veelvoorkomende oorzaken?

De meeste wanbetaling komt niet voort uit kwade wil, maar uit geldgebrek of slordigheid. Denk aan een klant die tijdelijk krap zit, een factuur met verkeerde gegevens of een administratie die niet op orde is. Soms is er een geschil over wat u hebt geleverd. Een klant die bewust niet betaalt, is eerder de uitzondering. Seizoensbedrijven hebben in rustige perioden vaker moeite met betalen. Weet u waarom de klant niet betaalt, dan kunt u beter kiezen welke stap u zet.

Wat doet u als eerste bij een onbetaalde factuur?

Controleer eerst uw eigen factuur en voorwaarden, en stuur daarna een vriendelijke herinnering. Reageert de klant niet, bel dan.

De factuur en betalingsvoorwaarden controleren

Kijk of de factuur juist en volledig is en of zij de klant heeft bereikt. Staan de juiste bedrijfsgegevens erop, het factuurnummer, de betalingstermijn en een omschrijving van wat u hebt geleverd? Controleer ook of uw algemene voorwaarden van toepassing zijn. Dat is alleen zo als u ze vóór of bij het sluiten van de overeenkomst aan de klant ter hand hebt gesteld of beschikbaar hebt gemaakt. Een voorwaarde die u pas op de factuur vermeldt, is vaak te laat.

Deze controle voorkomt dat de klant zich later achter een fout in de factuur verschuilt. Twijfelt u of de factuur is aangekomen? Vraag het dan even na.

Een betalingsherinnering sturen

Is de betalingstermijn verstreken, stuur dan een zakelijke herinnering per e-mail of post. Noem het factuurnummer, het bedrag, de oorspronkelijke vervaldatum en een nieuwe betalingstermijn van bijvoorbeeld zeven tot veertien dagen. Houd de toon vriendelijk. Misschien heeft de klant net betaald of is er iets misgegaan. Een nette herinnering levert in de praktijk vaak al betaling op. Bewaar altijd een kopie.

Telefonisch contact opnemen

Blijft een reactie uit, bel dan. Een gesprek geeft vaak sneller duidelijkheid dan een tweede brief. Vraag waarom er nog niet is betaald. Is er een klacht over de levering, een probleem met de factuur of een financieel probleem? Maak een concrete afspraak over de datum van betaling. Bevestig die afspraak daarna per e-mail, zodat er geen misverstand kan ontstaan.

Wanneer is een ingebrekestelling nodig?

Een ingebrekestelling is nodig als de klant nog niet automatisch in verzuim is. Bij een vaste betalingstermijn is de klant na afloop daarvan meestal al zonder ingebrekestelling in verzuim.

Verzuim is het moment waarop de klant juridisch te laat is. Pas vanaf dat moment kunt u schadevergoeding vragen, zoals wettelijke rente en incassokosten. Volgens artikel 6:83 BW treedt verzuim zonder ingebrekestelling in als er een vaste termijn voor betaling is afgesproken en die termijn verstrijkt. Een betalingstermijn op een factuur is in veel gevallen zo’n vaste termijn. Is er geen vaste termijn, dan moet u de klant volgens artikel 6:82 BW schriftelijk een redelijke termijn geven om alsnog te betalen.

Ook als de klant al in verzuim is, is een schriftelijke aanmaning verstandig. Zij maakt duidelijk dat het u menens is. Bij een consument is zij bovendien nodig om incassokosten te mogen vragen.

Wat moet er in de aanmaning staan?

Een ingebrekestelling moet schriftelijk zijn en een redelijke termijn geven om alsnog te betalen. Noem het exacte bedrag, de factuurnummers en de oorspronkelijke vervaldata. Geef een concrete betalingstermijn en vermeld wat er gebeurt als de klant niet betaalt, bijvoorbeeld dat u incassokosten en rente in rekening brengt en een procedure start. Meer uitleg over dit begrip vindt u in ons begrippenkader bij ingebrekestelling.

Wat geldt er voor de veertiendagenbrief bij consumenten?

Is uw klant een consument, dan geldt een strengere regel. Volgens artikel 6:96 lid 6 BW mag u pas buitengerechtelijke incassokosten rekenen nadat u de consument een aanmaning hebt gestuurd met een betalingstermijn van veertien dagen. Die termijn begint op de dag na ontvangst van de aanmaning. In de brief moet ook staan welke incassokosten u in rekening brengt als betaling uitblijft. Een fout in deze brief betekent dat de rechter de incassokosten afwijst.

Hoe verstuurt u de aanmaning?

U moet kunnen bewijzen dat de klant de aanmaning heeft ontvangen. Stuur haar daarom per aangetekende post en daarnaast per e-mail. Bewaar het verzendbewijs, de e-mail en alle andere correspondentie. U hebt die stukken nodig als het tot een procedure komt.

Welke rente en kosten mag u in rekening brengen?

Vanaf het verzuim hebt u recht op wettelijke rente. Daarnaast mag u buitengerechtelijke incassokosten vragen, binnen de grenzen van de wet.

Bij een overeenkomst tussen bedrijven geldt de wettelijke handelsrente van artikel 6:119a BW. Die ligt hoger dan de gewone wettelijke rente van artikel 6:119 BW, die geldt bij consumenten. De actuele percentages publiceert de overheid ieder halfjaar. Hebt u in uw voorwaarden een eigen rente afgesproken, dan geldt in beginsel die afspraak.

De hoogte van de incassokosten volgt uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Dat werkt met een staffel: een percentage van de hoofdsom dat daalt naarmate het bedrag hoger wordt, met een minimum van 40 euro. Tegenover consumenten mag u niet meer vragen dan die staffel. Tussen bedrijven mag u in de voorwaarden iets anders afspreken, maar de rechter kan een onredelijk hoog bedrag matigen. Hoe u de kosten berekent, leest u in ons artikel over incassokosten berekenen.

Kunt u de zaak regelen zonder rechter?

Ja, vaak wel. Een betalingsregeling of een incassobureau levert in veel zaken betaling op zonder dat u hoeft te procederen.

Een betalingsregeling afspreken

Een betalingsregeling werkt als de klant wel wil betalen, maar dat nu niet in één keer kan. Vraag naar de financiële situatie van de klant. Hoeveel kan hij per maand betalen, en wanneer volgt de eerste termijn? Kies een realistisch maandbedrag. Een te krappe regeling loopt snel vast. Een langere looptijd met een haalbaar bedrag werkt vaak beter.

Spreek af wat er gebeurt als de klant een termijn mist. Gebruikelijk is dat dan het hele resterende bedrag direct opeisbaar wordt. Spreek ook af of de rente doorloopt. Een regeling waarin de klant de hele schuld erkent, is later bovendien nuttig als bewijs. Zij stuit ook de verjaring.

De regeling schriftelijk vastleggen

Leg de afspraken altijd schriftelijk vast en laat beide partijen tekenen. Noem de totale schuld, het maandbedrag, de betaaldatum, het rekeningnummer en de gevolgen van een gemiste betaling. Schrijf in begrijpelijke taal. Mondelinge afspraken leiden vaak tot misverstanden en zijn moeilijk te bewijzen.

Wat doet een incassobureau voor u?

Een incassobureau neemt de minnelijke inning van u over. Het bureau neemt contact op met de klant, stuurt aanmaningen en probeert een minnelijke regeling te treffen. Dat bespaart u tijd en houdt de relatie met de klant soms beter intact.

Een incassobureau heeft geen andere bevoegdheden dan uzelf. Het kan geen beslag leggen en geen vonnis afdwingen. De kosten die het bureau op de klant wil verhalen, zijn beperkt tot de wettelijke incassokosten. Sinds 1 april 2024 geldt de Wet kwaliteit incassodienstverlening. Incassobureaus moeten zich registreren bij Justis, en u kunt in het openbare register nagaan of een bureau is ingeschreven.

Welke juridische stappen zet u als de klant blijft weigeren?

Dan vraagt u de rechter om een vonnis. Met dat vonnis kan de deurwaarder beslag leggen op het geld en de bezittingen van de klant.

Een procedure starten bij de rechter

Een incassoprocedure begint meestal met een dagvaarding die de deurwaarder aan de klant uitbrengt. Vorderingen tot en met 25.000 euro behandelt de kantonrechter. Daar hoeft u zich volgens het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering niet door een advocaat te laten bijstaan. Bij hogere bedragen behandelt de rechtbank de zaak, en is een advocaat verplicht.

Reageert de klant niet op de dagvaarding, dan volgt meestal een verstekvonnis. Dat gaat relatief snel. Voert de klant verweer, bijvoorbeeld omdat hij vindt dat u slecht hebt geleverd, dan duurt de procedure langer. De rechter kan dan een mondelinge behandeling houden en bewijs vragen. Zorg daarom dat u de overeenkomst, facturen, aanmaningen, correspondentie en bewijs van levering op orde hebt.

U betaalt voor een procedure griffierecht. De hoogte hangt af van het bedrag van de vordering en van de vraag of u een rechtspersoon of natuurlijk persoon bent. De actuele tarieven vindt u op rechtspraak.nl. Wint u de zaak, dan veroordeelt de rechter de klant meestal in de proceskosten. Die vergoeding is forfaitair en dekt uw werkelijke kosten meestal niet volledig.

Wanneer is een kort geding zinvol?

Een kort geding is bedoeld voor spoedeisende zaken. De rechter wijst een geldvordering in kort geding alleen toe als de vordering zeer waarschijnlijk bestaat, er een spoedeisend belang is en het risico dat u het geld later niet terugkrijgt is meegewogen. Voor gewone incasso is de bodemprocedure daarom meestal de aangewezen weg. Meer over deze procedure leest u in ons artikel over het kort geding.

Wanneer kunt u beslag leggen?

Na een vonnis kan de deurwaarder executoriaal beslag leggen. Vóór een vonnis kan alleen conservatoir beslag, en daarvoor hebt u verlof van de voorzieningenrechter nodig.

Na een vonnis kan de deurwaarder de klant eerst een bevel tot betaling betekenen, het zogeheten exploot van betekening met bevel. Betaalt de klant dan nog niet, dan kan de deurwaarder executoriaal beslag leggen op bankrekeningen, loon, roerende zaken of onroerend goed. Zonder vonnis of andere executoriale titel kan een deurwaarder geen beslag leggen en ook niets afdwingen.

Vreest u dat de klant zijn vermogen wegmaakt voordat er een vonnis is? Dan kunt u de voorzieningenrechter om verlof vragen voor conservatoir beslag. Daarvoor is een advocaat nodig. Het beslag legt de bezittingen vast, zodat ze na het vonnis beschikbaar zijn. Na het beslag moet u binnen de termijn die de rechter bepaalt een procedure starten. Hoe dat werkt, leest u in ons artikel over beslag leggen bij wanbetaling.

Wanneer vraagt u het faillissement van de klant aan?

Is de klant structureel niet in staat te betalen, dan kunt u zijn faillissement aanvragen. Daarvoor moet u volgens artikel 1 en 6 van de Faillissementswet aannemelijk maken dat de klant is opgehouden te betalen. Dat vraagt meestal ten minste één andere schuldeiser. Een faillissementsaanvraag is geen gewoon incassomiddel. In een faillissement krijgen gewone schuldeisers vaak weinig of niets terug. Meer daarover leest u op onze pagina over faillissement.

Mag u uw eigen leveringen stoppen?

Ja, in veel gevallen mag u uw eigen prestatie opschorten zolang de klant niet betaalt. Dat moet wel in verhouding staan tot de achterstand.

Volgens artikel 6:262 BW mag een partij haar eigen verplichting opschorten als de andere partij haar verplichting niet nakomt. Artikel 6:52 BW geeft een vergelijkbaar recht als de verplichtingen voldoende met elkaar samenhangen, bijvoorbeeld bij een doorlopende leveringsrelatie. Een leverancier die maanden niet wordt betaald, mag dus in de regel nieuwe leveringen tegenhouden tot de achterstand is ingelopen.

Laat de klant schriftelijk weten dat en waarom u opschort. Wees voorzichtig met opschorten bij een kleine of betwiste achterstand. Staat de opschorting niet in verhouding tot het openstaande bedrag, dan kunt u zelf tekortschieten. Wilt u de overeenkomst helemaal beëindigen, dan gaat dat via ontbinding of opzegging, volgens de wet en de afspraken in het contract. Laat dat eerst beoordelen.

Hoe voorkomt u wanbetaling?

Met goede algemene voorwaarden, een check van nieuwe klanten en strak debiteurenbeheer voorkomt u veel problemen. Die drie maatregelen versterken elkaar.

Wat legt u vast in uw algemene voorwaarden?

Leg in uw algemene voorwaarden de betalingstermijn, de rente bij te late betaling en de incassokosten vast. Neem een eigendomsvoorbehoud op. Volgens artikel 3:92 BW blijven geleverde zaken dan uw eigendom tot de klant volledig heeft betaald. Bij een faillissement van de klant kunt u die zaken dan in beginsel terughalen. Verwijs in uw offertes en overeenkomsten naar de voorwaarden en stel ze vóór het sluiten van de overeenkomst beschikbaar. Laat ze periodiek nakijken, zodat ze aansluiten bij de wet en uw praktijk.

Nieuwe klanten controleren

Kijk vóór een grote opdracht of het bedrijf echt bestaat en wie het mag vertegenwoordigen. Het uittreksel van de Kamer van Koophandel geeft daarover uitsluitsel. Bij grotere ondernemingen kunt u de gedeponeerde jaarrekening raadplegen. Een kredietinformatiebureau of referenties bij andere leveranciers geven een beeld van het betaalgedrag. Hebt u twijfels, vraag dan een vooruitbetaling, een bankgarantie of een borgstelling. U kunt ook beginnen met een kleine opdracht of een kortere betalingstermijn afspreken.

Snel factureren en termijnen bewaken

Stuur uw factuur direct na levering, met alle gegevens die de wet en de klant vragen: de juiste bedrijfsgegevens, een omschrijving van de prestatie, het btw-nummer en het btw-bedrag, de betalingstermijn en een verwijzing naar uw voorwaarden. Houd daarna bij welke facturen openstaan. Veel boekhoudprogramma’s versturen automatisch herinneringen. Een vast schema helpt u om niet te lang te wachten.

Wat kunnen wij voor u doen bij wanbetaling door een klant?

Betaalt een klant niet, dan begeleiden wij u van de eerste aanmaning tot en met de executie van het vonnis.

• Wij controleren uw facturen, algemene voorwaarden en overeenkomst, en stellen vast of de klant al in verzuim is (artikel 6:83 BW).
• Wij stellen de ingebrekestelling of de veertiendagenbrief op, zodat die voldoet aan artikel 6:96 lid 6 BW en u de incassokosten kunt vorderen.
• Wij berekenen de wettelijke rente of handelsrente en de incassokosten volgens de wettelijke staffel.
• Wij leggen een betalingsregeling schriftelijk vast, met erkenning van de schuld en een afspraak over opeisbaarheid bij een gemiste termijn.
• Wij vragen zo nodig verlof voor conservatoir beslag aan en starten daarna de procedure binnen de termijn die de rechter stelt.
• Wij voeren de procedure bij de kantonrechter of de rechtbank en schakelen na het vonnis de deurwaarder in.

Samengevat

• Controleer uw factuur, stuur een herinnering en bel de klant voordat u formele stappen zet.
• Bij een vaste betalingstermijn is de klant na afloop meestal zonder ingebrekestelling in verzuim; anders is een schriftelijke ingebrekestelling nodig.
• Bij consumenten mag u pas incassokosten rekenen na een veertiendagenbrief (artikel 6:96 lid 6 BW).
• Een deurwaarder kan pas beslag leggen en innen na een vonnis; beslag vooraf kan alleen met verlof van de rechter.
• Goede voorwaarden, een eigendomsvoorbehoud en een check van nieuwe klanten voorkomen veel problemen.

Veelgestelde vragen

Law & More staat ondernemers bij in incassozaken, van aanmaning en beslag tot procedure; meer daarover leest u op onze pagina voor een incasso advocaat. De wettelijke regels over verzuim en incassokosten vindt u in Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek.