Gepubliceerd op 27 januari 2020 · Laatst bijgewerkt op 30 oktober 2026
Een virtueel kantooradres mag u alleen als bezoekadres in het Handelsregister laten inschrijven als u daar tijdens openingstijden altijd toegang heeft tot een werkplek en daar duurzaam kunt ondernemen. Een postbus of een pakket met alleen postverwerking voldoet nooit als bezoekadres; als postadres mag dat wel.
Ook een geldige inschrijving is niet altijd genoeg. Voor subsidies en andere regelingen toetst de rechter of u op het adres werkelijk werkt. Hieronder leest u wat de wet eist, welk bewijs de KVK vraagt en wat er misgaat als het adres de werkelijkheid niet dekt.
Inhoudsopgave
Wat is een virtueel kantooradres?
Met een virtueel kantooradres huurt u een adres bij een aanbieder die uw post ontvangt, doorstuurt en soms telefoon en vergaderruimte aanbiedt, zonder dat u er een eigen, vast ingerichte werkplek heeft. Zzp’ers die vanuit huis werken, buitenlandse ondernemers en bedrijven die hun woonadres niet willen tonen, kiezen er vaak voor.
Juridisch is het adres meer dan een visitekaartje. Het adres dat u opgeeft, bepaalt waar uw onderneming volgens het Handelsregister is gevestigd, waar post en processtukken kunnen worden bezorgd en welk adres u op uw website moet tonen. Klopt het adres niet met de werkelijkheid, dan kan de KVK de inschrijving aanpassen of doorhalen.
| Pakket bij de aanbieder | Geschikt als bezoekadres? | Geschikt als postadres? |
|---|---|---|
| Alleen postverwerking of postbus | Nee | Ja |
| Adres plus losse uren werkplek of vergaderruimte op afroep | Nee, af en toe huren is onvoldoende | Ja |
| Werkplek of flexwerkplek met toegang tijdens alle openingstijden, aanbieder op hetzelfde adres ingeschreven | Ja, als u daar ook werkelijk werkt | Ja |
Wat eist de wet van een vestigingsadres?
De Handelsregisterwet 2007 omschrijft in artikel 1 een vestiging als een gebouw of complex van gebouwen waar duurzame uitoefening van de activiteiten van een onderneming of rechtspersoon plaatsvindt. Artikel 5 bepaalt welke ondernemingen in het Handelsregister worden opgenomen.
Het criterium is dus niet hoe vaak u er bent, maar of u er duurzaam kunt werken en of daar werkelijk bedrijfsactiviteiten plaatsvinden. U hoeft niet permanent aanwezig te zijn, maar u moet er wel permanent terechtkunnen. Daarom toetst de KVK uw opgave inhoudelijk.
Wat zegt de rechter over een servicekantoor?
Het College van Beroep voor het bedrijfsleven oordeelde op 14 maart 2023 (ECLI:NL:CBB:2023:129) over een ondernemer die subsidie aanvroeg met een adres in een bedrijfsverzamelgebouw. Hij had een servicekantoorcontract met postservice en het recht om het adres voor inschrijving en correspondentie te gebruiken. Werkplekuren moest hij vooraf apart betalen, en de facturen toonden alleen het basisbedrag van € 75.
Het College stelde voorop dat de inschrijving in het Handelsregister niet doorslaggevend is. Er moet materieel worden voldaan aan het vestigingsvereiste: op het adres moeten de activiteiten duurzaam worden uitgeoefend. Recht en titel op het gebruik van het adres zijn niet genoeg. Een gestelde mondelinge afspraak over gratis flexplekken was niet met stukken onderbouwd, en foto’s lieten niet zien of en hoe vaak er werd gewerkt. Het beroep werd ongegrond verklaard.
De les: bewaar bewijs dat u op het adres werkt, zoals facturen voor werkplekgebruik, toegangsregistraties en agenda’s.
Welk bewijs vraagt de Kamer van Koophandel?
Welk stuk u moet aanleveren, hangt af van uw situatie. De KVK somt de eisen op in haar uitleg over bewijs voor het bezoekadres en postadres.
- Eigen pand: een eigendomsbewijs of een kopie van de koopovereenkomst.
- Gehuurde ruimte: een kopie van het huurcontract. Is de verhuurder niet de eigenaar, dan vraagt de KVK aanvullende stukken.
- Woonadres zonder eigen huur- of eigendomsbewijs: in sommige gevallen een toestemmingsverklaring van de huurder of eigenaar van de woning.
- Bedrijfsverzamelgebouw of virtueel kantoor: een huur- of servicecontract waaruit blijkt dat u tijdens openingstijden altijd toegang heeft tot de ruimte. Een flexwerkplek in een gedeelde ruimte kan ook. Het verhuurbedrijf moet op hetzelfde adres in het Handelsregister staan met de activiteit verhuur of bemiddeling van bedrijfsruimte.
Alleen af en toe een flexplek of vergaderruimte huren is volgens de KVK onvoldoende.
Hoe schrijft u uw bedrijf in op een virtueel kantooradres?
Loop deze stappen na voordat u een contract tekent.
- Kies het juiste pakket. Veel aanbieders hebben een goedkoop pakket voor alleen post en een duurder pakket met werkplek. Alleen een pakket met een werkplek waar u tijdens openingstijden zelfstandig terechtkunt, is geschikt als bezoekadres.
- Controleer de aanbieder. Zoek de verhuurder op in het Handelsregister: hij moet op hetzelfde adres zijn ingeschreven voor verhuur of bemiddeling van bedrijfsruimte. Controleer ook of het adres in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) staat.
- Lever het juiste bewijs aan. Geef het adres op als bezoekadres en stuur een kopie van het huur- of servicecontract mee, getekend door beide partijen.
- Werk er ook echt. Gebruikt u de werkplek nooit, dan klopt de inschrijving niet meer met de werkelijkheid, en voor subsidies telt het adres dan niet als vestiging.
Wilt u het adres alleen voor zakelijke post gebruiken? Geef het dan op als postadres. Uw bezoekadres is dan een andere plek, bijvoorbeeld uw woning.
Waarom kan een postbus geen bezoekadres zijn?
Het bezoekadres is de plaats waar de onderneming feitelijk kan worden aangetroffen; een postbus biedt dat niet. Als postadres is een Nederlandse postbus wel toegestaan. Een onderneming kan dus een postbus als postadres voeren, mits daarnaast een reëel bezoekadres is ingeschreven.
Het bezoekadres is de plek waar het bedrijf het werk uitvoert en waar regelmatig ondernemers, bestuurders of werknemers aanwezig zijn, ook als u er geen klanten ontvangt. Het adres moet bovendien in de BAG voorkomen.
Kunt u inschrijven als u in het buitenland woont?
Ja. Inschrijving is mogelijk zonder dat u in Nederland woont, mits uw onderneming een Nederlands bezoekadres heeft of de bedrijfsactiviteiten in Nederland plaatsvinden. Houd voor de inschrijving deze stukken bij de hand:
- een ondertekend huur-, koop- of pachtcontract van het Nederlandse bezoekadres, of een toestemmingsverklaring;
- een gelegaliseerde kopie van een geldig identiteitsbewijs, te regelen via een notaris of de Nederlandse ambassade;
- een uittreksel uit het bevolkingsregister van uw buitenlandse woongemeente, of een ander officieel document met uw buitenlandse adres.
Richt u een besloten vennootschap op, dan komt daar de gang naar de notaris bij. Ons artikel over het oprichten van een bv met buitenlandse aandeelhouders beschrijft die route. Twijfelt u tussen rechtsvormen? Het overzicht van het verschil tussen de bv en de eenmanszaak zet de gevolgen op een rij.
Welk adres moet u op uw webshop vermelden?
Biedt u online diensten of producten aan, dan bent u een dienstverlener van de informatiemaatschappij. Artikel 3:15d BW verplicht u om onder meer uw identiteit en het adres van vestiging, een e-mailadres, uw nummer in het Handelsregister en, als u btw-plichtig bent, uw btw-identificatienummer gemakkelijk en permanent toegankelijk te maken. Verkoopt u aan consumenten, dan komt daar de precontractuele informatie uit artikel 6:230m BW bij, waaronder het geografische adres.
Dat geografische adres is het adres van waaruit de onderneming haar zaken doet. Een postbus voldoet daarvoor niet. Voor veel kleine webwinkels valt dat adres samen met het bezoekadres in het Handelsregister. Houd beide adressen bij voorkeur gelijk, zodat klanten en toezichthouders geen tegenstrijdige gegevens aantreffen. Hoe ver die informatieplichten reiken, leest u in ons overzicht van informatieplichten voor webshops.
Welke andere regels gelden voor verkoop op afstand?
Een consument die op afstand koopt, heeft een bedenktijd van veertien dagen om de overeenkomst zonder opgaaf van redenen te ontbinden (artikel 6:230o BW). Informeert u niet over dat herroepingsrecht, dan wordt die termijn verlengd. Bij een consumentenkoop mag u de koper verplichten tot vooruitbetaling van ten hoogste de helft van de koopprijs (artikel 7:26 BW). De wet verplicht u niet om betaling achteraf aan te bieden; die eis komt uit keurmerken. Leg deze keuzes vast in uw algemene voorwaarden voor de webshop, samen met de overige punten uit de juridische basis van uw webshop.
Kunt u uw adres in het Handelsregister afschermen?
Als eenmanszaak kunt u uw bezoekadres laten afschermen, mits u een openbaar postadres inschrijft dat afwijkt van zowel het afgeschermde bezoekadres als uw woonadres. Voor rechtspersonen en personenvennootschappen is afscherming beperkter en in de regel alleen mogelijk bij een concrete dreiging. Woonadressen van functionarissen zijn in beginsel niet openbaar.
Afschermen betekent niet onzichtbaar. Bevoegde instanties, advocaten, notarissen en deurwaarders kunnen het adres onder voorwaarden nog steeds raadplegen. Houdt u zeggenschap in een vennootschap, dan krijgt u bovendien te maken met het UBO-register en de privacyvragen daaromheen.
Wat riskeert u bij een onjuist adres?
Blijkt het opgegeven bezoekadres niet te kloppen, dan kan de KVK onderzoek doen en uw registratie ambtshalve aanpassen of doorhalen. Het niet, niet tijdig of onjuist doen van een opgave aan het Handelsregister is bovendien strafbaar als economisch delict. En zoals de uitspraak van het CBb laat zien, kan een adres dat op papier klopt toch tekortschieten voor een subsidie of andere regeling met een vestigingseis.
Wat betekent uw KVK-adres voor uw woonadres en de Belastingdienst?
Het KVK-adres van uw bedrijf staat los van uw woonadres. Als eenmanszaak geeft u bij de inschrijving ook uw woonadres op; dat moet gelijk zijn aan uw inschrijving in de Basisregistratie Personen (BRP). Een virtueel kantoor kan uw woonadres dus nooit vervangen.
Voor de belastingen telt niet alleen het adres op papier. Volgens artikel 4 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen wordt naar de omstandigheden beoordeeld waar iemand woont en waar een bedrijf is gevestigd. Wij geven geen fiscaal advies; stem dit af met uw belastingadviseur.
Wat kunnen wij doen bij inschrijving op een virtueel adres?
Vanuit onze praktijk ondernemingsrecht helpen wij ondernemers die een zakelijk adres willen gebruiken dat niet hun vaste werkplek is.
- Uw huur- of servicecontract met de aanbieder toetsen aan de eisen die de KVK aan een bezoekadres stelt.
- Controleren of de adresgegevens op uw website en in uw algemene voorwaarden voldoen aan de artikelen 3:15d en 6:230m BW.
- De inschrijving van uw eenmanszaak of bv begeleiden als u vanuit het buitenland onderneemt.
- Overleg voeren met de KVK als die uw inschrijving wil aanpassen of doorhalen, en zo nodig binnen zes weken bezwaar maken tegen dat besluit (art. 6:7 Awb).
In het kort
- Een virtueel adres is alleen een geldig bezoekadres met toegang tot een werkplek tijdens alle openingstijden, bij een aanbieder die op hetzelfde adres is ingeschreven.
- Voor subsidies en andere vestigingseisen telt of u er werkelijk werkt; recht op gebruik van het adres is niet genoeg.
- Een eenmanszaak geeft altijd ook het woonadres uit de BRP op.
- Een onjuiste opgave kan leiden tot doorhaling en is een economisch delict.
Veelgestelde vragen
Mag ik mijn onderneming op mijn woonadres inschrijven?
Ja. Bent u geen eigenaar of huurder van de woning, dan kan de KVK een toestemmingsverklaring vragen van degene die dat wel is. Het bezoekadres kan daarna bij een eenmanszaak worden afgeschermd, mits u een afwijkend postadres opgeeft.
Volstaat een flexplek voor inschrijving?
Een flexwerkplek in een gedeelde ruimte kan, als u volgens het contract tijdens alle openingstijden toegang heeft. Een bureau dat u af en toe op afroep huurt, of een vergaderruimte die u incidenteel afneemt, voldoet niet.
