Gepubliceerd op 7 november 2025 · Laatst bijgewerkt op 8 september 2026
Dossieropbouw bij disfunctioneren is het schriftelijke bewijs waarmee u als werkgever aantoont dat een werknemer ongeschikt is voor de bedongen arbeid, anders dan door ziekte. De kantonrechter toetst dat aan de d-grond van artikel 7:669 BW. U moet de werknemer tijdig hebben aangesproken, hem een serieuze kans op verbetering hebben geboden en herplaatsing hebben onderzocht. Ontbreekt dat dossier, dan volgt geen ontbinding.
Inhoudsopgave
Wat is ontslag wegens disfunctioneren?
Ontslag wegens disfunctioneren betekent dat een werknemer structureel niet voldoet aan de eisen van zijn functie, zonder dat hem daarvan een verwijt valt te maken. Het gaat om onmacht, niet om onwil: onvoldoende vakkennis, werk dat structureel niet af komt, of vaardigheden die niet meegroeien met de functie. De wet spreekt van ongeschiktheid tot het verrichten van de bedongen arbeid, anders dan ten gevolge van ziekte of gebreken.
Die grond staat in artikel 7:669 lid 3, onderdeel d, BW en heet daarom in de praktijk de d-grond. Hij verschilt wezenlijk van verwijtbaar handelen, waarbij de werknemer wél iets te verwijten valt. Ook geldt: disfunctioneren levert geen dringende reden voor ontslag op staande voet op. Wie een werknemer om die reden op staande voet ontslaat, verliest die procedure vrijwel altijd en loopt bovendien het risico op loondoorbetaling met terugwerkende kracht.
Ligt de oorzaak in ziekte of gebrek, dan is de d-grond uitgesloten. Dan geldt het opzegverbod tijdens ziekte van artikel 7:670 BW en, na twee jaar arbeidsongeschiktheid, de route langs het UWV. Is er simpelweg geen werk meer, dan gaat het om bedrijfseconomisch ontslag, dat eveneens bij het UWV thuishoort. Dat onderscheid is meer dan terminologie: het bepaalt bij welke instantie u aanklopt en welke bewijslast u draagt.
Voor disfunctioneren is die instantie altijd de kantonrechter. U dient een ontbindingsverzoek in op grond van artikel 7:671b BW; het UWV heeft hier geen rol en geeft geen ontslagvergunning af. Stemt de werknemer in met een beëindiging, dan kan het ook zonder rechter, maar dan gelden de regels van de beëindigingsovereenkomst.
Welke eisen stelt de wet aan de d-grond?
De wet stelt drie eisen waaraan u cumulatief moet voldoen voordat ongeschiktheid een redelijke ontslaggrond oplevert. Ze staan in onderdeel d zelf, en de kantonrechter loopt ze stuk voor stuk na:
- u hebt de werknemer tijdig in kennis gesteld van zijn ongeschiktheid;
- u hebt hem in voldoende mate in de gelegenheid gesteld zijn functioneren te verbeteren;
- de ongeschiktheid is niet het gevolg van onvoldoende zorg van uw kant voor scholing of voor de arbeidsomstandigheden.
Wat die tweede eis inhoudt, heeft de Hoge Raad ingevuld in het arrest van 14 juni 2019. De werkgever moet de werknemer serieus en reëel gelegenheid tot verbetering hebben geboden. Welke hulp daarbij hoort, hangt af van de omstandigheden: het functieniveau, de aard van de ongeschiktheid, de duur ervan en wat de werknemer zelf aan verbetervermogen kan inbrengen. Van een ervaren professional in een zware functie mag u meer eigen initiatief verwachten dan van iemand die net begint.
Daarnaast moeten de functie-eisen kenbaar zijn. Een werknemer kan alleen tekortschieten ten opzichte van een norm die hij kende. Een actuele functieomschrijving, meetbare doelen en schriftelijk vastgelegde werkafspraken vormen daarom het fundament van het dossier. Zijn de doelen halverwege verschoven, of haalt niemand in het team ze, dan verliest uw verwijt zijn kracht.
Ten slotte werkt artikel 7:611 BW twee kanten op. De werknemer moet zich als goed werknemer gedragen en meewerken aan zijn eigen verbetering, maar u moet zich als goed werkgever gedragen: eerlijk beoordelen, tijdig aanspreken en geen dossier samenstellen dat pas achteraf is geschreven.
Wat hoort er in een ontslagdossier bij disfunctioneren?
Een dossier dat standhoudt bevat feiten met een datum, geen kwalificaties. De opmerking dat iemand onvoldoende functioneert zegt de rechter niets; een gemiste oplevering met datum, gevolg en de reactie van de werknemer wel. U hoeft het disfunctioneren niet onomstotelijk te bewijzen, maar wel voldoende aannemelijk te maken. De kern van het dossier bestaat uit:
- de arbeidsovereenkomst en de actuele functieomschrijving;
- verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, met datum en de reactie van de werknemer;
- schriftelijke waarschuwingen waarin staat wat er moet veranderen en op welke termijn;
- het verbeterplan, de tussentijdse evaluaties en de eindevaluatie;
- correspondentie over het functioneren en het verslag van het herplaatsingsonderzoek.
Deel elk stuk met de werknemer en geef hem gelegenheid te reageren. Een schriftelijke weerspreking in het dossier is geen zwakte; die laat juist zien dat u hoor en wederhoor hebt toegepast. Stukken die de werknemer nooit heeft gezien, wegen bij de kantonrechter licht. Hetzelfde geldt voor verslagen die maanden na dato zijn opgemaakt, kort voordat het verzoekschrift werd ingediend.
Let ook op consistentie. Wie jarenlang goede beoordelingen kreeg en daarna plotseling onvoldoende scoort, dwingt u tot uitleg over wat er precies is veranderd. Ontbreekt die uitleg, dan ligt de conclusie voor de hand dat het dossier is opgebouwd om een al genomen besluit te onderbouwen.
Houd ten slotte rekening met de AVG. Een personeelsdossier bevat persoonsgegevens, en er gelden grenzen aan hoe lang u die gegevens mag bewaren. Bewaar wat u nodig hebt voor de onderbouwing en de wettelijke bewaarplichten, en niet meer dan dat.
Hoe ziet een verbetertraject eruit dat standhoudt?
Een verbetertraject is geen formaliteit die u afvinkt, maar de kern van uw onderbouwing. Het begint met een gesprek waarin u concreet benoemt wat er misgaat, waarom dat een probleem is en wat er moet veranderen. Daarna legt u dat vast in een verbeterplan met meetbare doelen, een duidelijke termijn en de ondersteuning die u biedt. Benoem ook wat er gebeurt als de doelen niet worden gehaald; achteraf verrassen werkt tegen u.
Over de duur zegt de wet niets. In de praktijk beslaat een traject enkele maanden, en langer naarmate het dienstverband langer duurt, de functie complexer is of de kritiek breder. Te kort is het meest voorkomende struikelblok: een traject van enkele weken overtuigt zelden. Bekorten mag wel als de werknemer aantoonbaar weigert mee te werken, mits u dat schriftelijk vastlegt op het moment dat het speelt.
Tijdens het traject evalueert u regelmatig, bijvoorbeeld elke twee tot vier weken, en legt u per gesprek vast wat is besproken, wat is verbeterd en wat nog niet. Zo krijgt de werknemer de kans bij te sturen en ontstaat vanzelf de chronologie die de kantonrechter zoekt. Hoe u die gesprekscyclus inricht, leest u in ons artikel over functioneringsgesprekken en performancemanagement.
Bied daarnaast echte ondersteuning en leg vast wat u hebt geboden: coaching gericht op het punt dat tekortschiet, scholing bij een kennisachterstand, of een ervaren collega als begeleider. Een training die niets met de kritiek te maken heeft, telt niet mee. En bedenk dat de werknemer tijdens het traject gewoon recht houdt op zijn volledige loon; loon inhouden of iemand naar huis sturen hoort er niet bij en schaadt uw positie.
Hoe onderbouwt u disfunctioneren bij een thuiswerkende werknemer?
De maatstaf verandert niet als iemand thuiswerkt; alleen uw bewijsvoering verandert. De kantonrechter toetst nog steeds aan onderdeel d en verwacht dezelfde tijdige waarschuwing, hetzelfde verbetertraject en hetzelfde herplaatsingsonderzoek. Wat wegvalt is de dagelijkse waarneming op kantoor. Wat daarvoor in de plaats komt, moet u vooraf regelen.
Maak daarom resultaatafspraken in plaats van aanwezigheidsafspraken: welke opleveringen, binnen welke termijn, met welke bereikbaarheid en via welk kanaal. Zulke afspraken horen schriftelijk te zijn. Hoe u ze verankert leest u in ons artikel over thuiswerkafspraken in de arbeidsovereenkomst. Zonder die afspraken kunt u achteraf moeilijk volhouden dat de werknemer wist wat er van hem werd verwacht.
Bij digitale controle loopt u tegen de AVG aan. Toestemming van een werknemer is door de gezagsverhouding in beginsel geen geldige grondslag. Monitoring moet daarom rusten op een gerechtvaardigd belang, met een toets op noodzakelijkheid, proportionaliteit en subsidiariteit: is er geen minder ingrijpend middel om hetzelfde te bereiken? Een regeling voor controle op aanwezigheid of prestaties van personeel is bovendien instemmingsplichtig bij de ondernemingsraad op grond van artikel 27 WOR. Inlogtijden die u zonder deugdelijke grondslag hebt verzameld, kunnen in een procedure tegen u werken.
Let ook op de derde voorwaarde van onderdeel d. Presteert iemand minder door gebrekkige apparatuur, een onwerkbare thuiswerkplek of onduidelijke instructies, dan ligt de oorzaak bij de arbeidsomstandigheden en dus bij u. Er bestaat overigens geen wettelijk recht op thuiswerken: het wetsvoorstel Wet werken waar je wilt is op 26 september 2023 door de Eerste Kamer verworpen. Een verzoek om aanpassing van de arbeidsplaats loopt via de Wet flexibel werken.
Wanneer is herplaatsing verplicht en hoe legt u dat vast?
Artikel 7:669 BW staat ontbinding alleen toe als herplaatsing van de werknemer binnen een redelijke termijn, al dan niet met behulp van scholing, in een andere passende functie niet in de rede ligt. Die herplaatsingsplicht van de werkgever is geen formaliteit: het ontbreken van een aantoonbaar onderzoek is een van de vaakst voorkomende redenen waarom een ontbindingsverzoek strandt.
De Ontslagregeling werkt dit uit. Passend is een functie die aansluit bij de opleiding, de ervaring en de capaciteiten van de werknemer. U kijkt niet alleen naar openstaande vacatures, maar ook naar arbeidsplaatsen waarvoor binnen de redelijke termijn een vacature ontstaat en naar plaatsen die worden bezet door uitzendkrachten, oproepkrachten en werknemers met een tijdelijk contract, tenzij het gaat om werk van tijdelijke aard van ten hoogste zesentwintig weken. Hoort uw onderneming bij een groep, dan strekt het onderzoek zich uit tot de andere groepsonderdelen.
De redelijke termijn is in diezelfde regeling gelijkgesteld aan de opzegtermijn van artikel 7:672 BW en gaat lopen op de dag waarop op het verzoek wordt beslist. Dat betekent een maand bij een dienstverband van minder dan vijf jaar, twee maanden vanaf vijf jaar, drie maanden vanaf tien jaar en vier maanden vanaf vijftien jaar. Voor een werknemer met een arbeidshandicap bedraagt de termijn zesentwintig weken.
Vastleggen is hier het halve werk. Noteer welke functies u hebt bekeken, welke gesprekken u met de werknemer hebt gevoerd en waarom een functie niet passend was. Alleen vacatures doorsturen is te weinig; van u wordt een actieve rol verwacht, inclusief de vraag of een korte opleiding een functie alsnog geschikt maakt. Ook een klein bedrijf met beperkte mogelijkheden ontkomt niet aan dat onderzoek en aan de schriftelijke onderbouwing ervan.
Hoe verloopt de procedure bij de kantonrechter?
U start met een verzoekschrift tot ontbinding op grond van artikel 7:671b BW. Daarin beschrijft u de ontslaggrond en onderbouwt u die met het dossier. De werknemer krijgt gelegenheid een verweerschrift in te dienen en kan tegenbewijs leveren: eerdere positieve beoordelingen, correspondentie waaruit blijkt dat hij geen begeleiding kreeg, of stukken over de arbeidsomstandigheden.
Op de zitting toetst de kantonrechter of de grond voldragen is, of het verbetertraject serieus en reëel was en of herplaatsing daadwerkelijk is onderzocht. Hij weegt ook de redelijkheid van het ontslag: bij een lang en tot dan toe onbesproken dienstverband kijkt hij kritischer naar de onderbouwing. Blijkt de grond niet voldragen, dan wijst hij het verzoek af en loopt de arbeidsovereenkomst gewoon door, met alle loonverplichtingen van dien.
Sinds 2020 mogen ontslaggronden worden gecombineerd. Is de d-grond op zichzelf net niet voldragen, maar levert de optelsom met bijvoorbeeld een verstoorde arbeidsverhouding wel voldoende op, dan kan de rechter ontbinden op de cumulatiegrond. Daar hangt een prijskaartje aan: bij toewijzing op die grond kan de kantonrechter een extra vergoeding toekennen bovenop de transitievergoeding.
Wijst de rechter het verzoek toe, dan bepaalt hij op welk moment de arbeidsovereenkomst eindigt. Hij houdt daarbij rekening met de geldende opzegtermijn en brengt de duur van de procedure daarop in mindering. Heeft u ernstig verwijtbaar gehandeld, bijvoorbeeld met een verbetertraject dat alleen op papier bestond, dan kan hij daarnaast een billijke vergoeding toekennen.
Wanneer is beëindiging met wederzijds goedvinden verstandiger?
Niet elk dossier hoeft naar de rechter. Blijkt tijdens het traject dat de samenwerking is uitgewerkt, dan kunt u de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden beëindigen. Dat gebeurt in een beëindigingsovereenkomst, in de praktijk meestal vaststellingsovereenkomst genoemd, waarin u de einddatum, de vergoeding, de eindafrekening en eventuele afspraken over geheimhouding, concurrentiebeding en getuigschrift vastlegt.
De overeenkomst moet schriftelijk zijn. De werknemer heeft daarna veertien dagen bedenktijd: hij kan de overeenkomst binnen die termijn zonder opgaaf van redenen ontbinden met een schriftelijke verklaring, die u binnen de bedenktijd moet hebben bereikt. Dat volgt uit artikel 7:670b BW. Reken die termijn dus mee in uw planning en in de afspraken over de laatste werkdag.
Voor het recht op een WW-uitkering is de formulering bepalend. Uit de overeenkomst moet blijken dat het initiatief bij de werkgever lag en dat de werknemer niet verwijtbaar werkloos is geworden. Waar u verder op moet letten, staat in ons overzicht van de juridische kant van een vaststellingsovereenkomst.
Ook langs deze route blijft uw dossier van belang. Het bepaalt uw onderhandelingspositie: hoe steviger de onderbouwing, hoe minder u hoeft te betalen om tot een regeling te komen. Omgekeerd weet een werknemer die een mager dossier tegenover zich ziet dat een procedure voor hem gunstig kan uitpakken.
Welke vergoedingen en gevolgen horen bij dit ontslag?
Bij ontslag wegens disfunctioneren bestaat er recht op een transitievergoeding op grond van artikel 7:673 BW. Sinds de Wet arbeidsmarkt in balans bouwt die vergoeding op vanaf de eerste werkdag, dus ook tijdens de proeftijd, en niet pas na twee jaar dienstverband. Zij bedraagt een derde bruto maandsalaris per gewerkt dienstjaar, naar rato berekend over de resterende maanden en dagen. In 2026 geldt een maximum van 102.000 euro, of een bruto jaarsalaris als dat hoger is.
Disfunctioneren levert in beginsel geen ernstig verwijtbaar handelen van de werknemer op, dus de vergoeding blijft in stand. Is de werkgever juist ernstig verwijtbaar geweest, dan komt daar een billijke vergoeding bovenop. Die is niet aan een vaste formule gebonden; de rechter stelt haar vast aan de hand van de omstandigheden van het geval, waaronder de gevolgen van het ontslag voor de werknemer.
Na het einde van het dienstverband kan de werknemer een WW-uitkering aanvragen bij het UWV. Voorwaarde is dat hij niet verwijtbaar werkloos is; bij ontbinding wegens disfunctioneren is daarvan doorgaans geen sprake. U zorgt voor een correcte eindafrekening met het laatste loon, het opgebouwde vakantiegeld en de niet-opgenomen vakantiedagen.
De keerzijde voor de werkgever is een mager dossier. Wijst de kantonrechter het verzoek af, dan loopt de arbeidsovereenkomst door en betaalt u loon door over een periode waarin de verhoudingen inmiddels zijn verhard. Vaak volgt dan alsnog een regeling, tegen hogere kosten, plus de proceskosten. De investering in een zorgvuldig traject valt bijna altijd lager uit dan de rekening achteraf.
Veelgestelde vragen
Hieronder staan de vragen die werkgevers en werknemers ons het vaakst stellen over de onderbouwing van een ontslag wegens disfunctioneren.
Wat moet er minimaal in een ontslagdossier bij disfunctioneren zitten?
Minimaal een actuele functieomschrijving, verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken met datum, ten minste een schriftelijke waarschuwing, een verbeterplan met meetbare doelen en de evaluaties daarvan.
Daarnaast hoort het verslag van het herplaatsingsonderzoek in het dossier. Zonder dat onderdeel is uw verzoek onvolledig, ook als het disfunctioneren zelf goed is onderbouwd.
Alles wat u opneemt moet feitelijk zijn en gedeeld met de werknemer, met de gelegenheid voor hem om te reageren.
Hoe lang moet een verbetertraject bij disfunctioneren duren?
De wet noemt geen termijn. De Hoge Raad eist dat de werknemer serieus en reëel gelegenheid tot verbetering heeft gekregen; wat daarvoor nodig is, hangt af van het functieniveau, de aard van de ongeschiktheid en de duur ervan.
In de praktijk loopt een traject enkele maanden, en langer naarmate het dienstverband langer duurt of de functie complexer is. Een traject van enkele weken houdt zelden stand.
Bekorten mag als de werknemer aantoonbaar niet meewerkt, maar dan moet u dat schriftelijk hebben vastgelegd.
Mag ik een zieke werknemer ontslaan wegens disfunctioneren?
Nee. De d-grond ziet uitdrukkelijk op ongeschiktheid anders dan door ziekte of gebreken. Komt het tekortschieten voort uit ziekte, dan is deze grond niet bruikbaar.
Tijdens ziekte geldt bovendien het opzegverbod van artikel 7:670 BW. Ontslag wegens langdurige arbeidsongeschiktheid loopt na twee jaar via een andere grond en via het UWV.
Speelt ziekte mogelijk een rol, laat dat dan eerst door de bedrijfsarts beoordelen voordat u een verbetertraject start.
Gaat ontslag wegens disfunctioneren via het UWV of via de kantonrechter?
Via de kantonrechter. U dient een ontbindingsverzoek in op grond van artikel 7:671b BW. Het UWV speelt hierbij geen rol en geeft geen ontslagvergunning af.
Het UWV beoordeelt alleen ontslag om bedrijfseconomische redenen en ontslag na langdurige arbeidsongeschiktheid.
Stemt de werknemer in met beëindiging, dan is een beëindigingsovereenkomst mogelijk en komt er geen instantie aan te pas.
Hoe toon ik disfunctioneren aan bij een werknemer die thuiswerkt?
Met resultaatafspraken in plaats van aanwezigheidscontrole: welke opleveringen, binnen welke termijn en met welke bereikbaarheid. Leg die afspraken vooraf schriftelijk vast.
Documenteer daarna gemiste opleveringen, fouten en niet nagekomen afspraken met datum en gevolg, net als bij werk op kantoor.
Digitale monitoring mag niet zomaar. Toestemming van een werknemer is in beginsel geen geldige grondslag, en een controleregeling is instemmingsplichtig bij de ondernemingsraad op grond van artikel 27 WOR.
Wat gebeurt er als mijn dossier niet compleet is?
Dan wijst de kantonrechter het ontbindingsverzoek af en loopt de arbeidsovereenkomst door, inclusief de loondoorbetaling.
In de praktijk volgt daarna vaak alsnog een regeling, tegen hogere kosten dan wanneer u het traject zorgvuldig had doorlopen, plus proceskosten.
Heeft u ernstig verwijtbaar gehandeld, bijvoorbeeld met een schijnverbetertraject, dan kan de rechter daarnaast een billijke vergoeding toekennen.
Advies over uw ontslagdossier
Dossieropbouw bij disfunctioneren vraagt vooral om tijdigheid: het moment waarop u voor het eerst duidelijk maakt dat het functioneren tekortschiet, bepaalt hoe sterk uw positie later is. Twijfelt u over de opzet van een verbetertraject, de onderbouwing van een ontbindingsverzoek of de tekst van een beëindigingsovereenkomst, dan denken de arbeidsrechtadvocaten van Law & More met u mee, zowel aan werkgevers- als aan werknemerszijde.
