Personeelsdossier bewaren: welke bewaartermijn geldt voor welk stuk

Gepubliceerd op 14 maart 2023 · Laatst bijgewerkt op 29 oktober 2026

De meeste gegevens in een personeelsdossier bewaart u ten hoogste twee jaar na het einde van het dienstverband. Uitzonderingen zijn de loonadministratie, die u zeven jaar bewaart (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen), en de gegevens voor de loonheffingen met de kopie van het identiteitsbewijs, die u vijf jaar bewaart na het einde van het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst ging.

De AVG noemt zelf geen jaartallen. Artikel 5 AVG verplicht u alleen om gegevens niet langer te bewaren dan nodig is voor het doel. De vraag is dus nooit hoe lang u het dossier mag bewaren, maar hoe lang u elk stuk mag of moet bewaren.

Bewaartermijnen per soort gegeven

Wat er in een dossier mag, staat in onze checklist personeelsdossier en de AVG. Hieronder de achtergrond per termijn.

Welke regels bepalen de bewaartermijn?

Drie stelsels lopen door elkaar. De AVG bepaalt in artikel 5 dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor u ze hebt verzameld. Dat is een norm zonder getal: u stelt zelf termijnen vast, legt ze vast in uw verwerkingsregister (artikel 30 AVG) en voert ze ook uit.

Daarnaast kent het belastingrecht bewaarplichten. Artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen verplicht ondernemers hun basisgegevens zeven jaar te bewaren; de loonadministratie hoort daarbij. Voor gegevens over loonheffingen en het identiteitsbewijs geldt een afzonderlijke termijn van vijf jaar na het einde van het kalenderjaar van uitdiensttreding.

Ten derde speelt het procesrecht mee. Een loonvordering verjaart na vijf jaar, gerekend vanaf het moment dat elk loonbedrag opeisbaar werd. Het gerechtshof Amsterdam paste die termijn op 17 december 2024 toe op loonvorderingen van ingeleende werknemers. Vernietigt u loonstroken eerder, dan staat u met lege handen als een oud-werknemer alsnog een loonvordering instelt.

Hoe lang mag u sollicitatiegegevens bewaren?

Gegevens van een sollicitant die u niet aanneemt, verwijdert u in de regel uiterlijk vier weken na het einde van de procedure. Het gaat om de brief, het cv, de correspondentie, gespreksverslagen en eventuele testuitslagen. Die termijn is geen wetsartikel, maar een uitwerking van de opslagbeperking die in de praktijk algemeen wordt gevolgd.

Wilt u de gegevens langer houden om de kandidaat later te benaderen, dan vraagt u uitdrukkelijk toestemming en bewaart u ze ten hoogste een jaar. Leg vast dat en wanneer u die toestemming kreeg. Anders dan bij een lopend dienstverband is toestemming hier wel een bruikbare grondslag: een afgewezen sollicitant staat niet in een gezagsverhouding tot u.

Een verklaring omtrent het gedrag valt onder hetzelfde regime. Neemt u de kandidaat aan, dan legt u vast dat u de verklaring hebt gezien en op welke datum. De verklaring zelf hoeft u niet te bewaren.

Wat mag u bewaren zolang de werknemer in dienst is?

Zolang het dienstverband loopt, mag u de gegevens bewaren die u nodig hebt om de arbeidsovereenkomst uit te voeren en uw wettelijke plichten na te komen. Dat is een ruime maar geen onbeperkte bevoegdheid. Artikel 5 AVG vraagt periodieke toetsing: gegevens die hun actuele waarde hebben verloren, horen eruit.

Denk aan een waarschuwing over een incident dat zich nooit heeft herhaald, of aan beoordelingen uit een functie die de werknemer al jaren niet meer vervult. Zulke stukken zijn overbodig. Een kantonrechter die een dossier vol oude verwijten ziet, leest daarin bovendien eerder gebrekkige begeleiding dan disfunctioneren. Hoe u wel een bruikbaar dossier opbouwt, leest u in ons artikel over het ontslagdossier wegens disfunctioneren.

Welke gegevens bewaart u tot twee jaar na uitdiensttreding?

Voor het grootste deel van het dossier geldt na uitdiensttreding een maximum van twee jaar. Daaronder vallen de arbeidsovereenkomst en de wijzigingen daarvan, verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken, correspondentie over de beëindiging, verlofregistratie en verzuimgegevens.

Twee jaar is een maximum, geen streefwaarde. Is een geschil na drie maanden definitief afgewikkeld en is geen procedure meer denkbaar, dan is er geen reden om de stukken nog anderhalf jaar te houden. Loopt er wel een procedure, dan bewaart u de betrokken stukken zolang die loopt.

Welke gegevens moet u vijf jaar bewaren?

Gegevens die van belang zijn voor de loonheffingen en de kopie van het identiteitsbewijs houdt u ten minste vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin het dienstverband eindigde. Dat is een plicht, en die gaat voor op een verzoek van de oud-werknemer om verwijdering.

Het gaat om de gegevens voor de loonheffingen die de werknemer heeft aangeleverd, de kopie van het identiteitsbewijs en de vastlegging van loonbeslagen. Gegevens over etniciteit of herkomst horen daar niet bij: dat zijn bijzondere persoonsgegevens (artikel 9 AVG) die u niet voor de loonadministratie verwerkt.

Wanneer geldt de fiscale bewaarplicht van zeven jaar?

Op grond van artikel 52 AWR bewaart u de basisgegevens van uw administratie zeven jaar. De Belastingdienst rekent daartoe uitdrukkelijk de loonadministratie. Voor gegevens over onroerende zaken geldt tien jaar.

De termijn begint pas te lopen als de gegevens hun actuele waarde verliezen. Bij een arbeidsovereenkomst is dat het einde van het dienstverband, niet de datum van ondertekening. De Belastingdienst noemt als voorbeeld een leasecontract van vier jaar: de zevenjaarstermijn begint pas na die vier jaar.

De fiscale bewaarplicht ziet op de administratie, niet op het personeelsdossier als geheel. Beoordelingsverslagen en gespreksnotities vallen er niet onder. Scheid daarom uw salarisadministratie van het inhoudelijke dossier; anders houdt u zeven jaar lang stukken die na twee jaar hadden moeten verdwijnen.

Hoe lang bewaart u re-integratie- en verzuimgegevens?

Is een werknemer na een re-integratietraject teruggekeerd in zijn functie, dan bewaart u het re-integratiedossier in de regel ten hoogste twee jaar na afronding. Bent u eigenrisicodrager voor de Ziektewet of de WGA, dan kunt u een langere termijn onderbouwen, omdat u dan zelf de uitkeringslast draagt.

Het re-integratiedossier houdt u gescheiden van het gewone personeelsdossier. Het bevat de stukken die de re-integratieverplichting van artikel 7:658a BW voorschrijft: de probleemanalyse, het plan van aanpak en de evaluaties. Medische gegevens horen er niet in; die blijven bij de bedrijfsarts. De grens tussen ziekte en onvoldoende inzet bespreken wij in ons artikel over de zieke werknemer en de quiet quitter.

Wat doet u als de bewaartermijn is verstreken?

Is een maximale termijn verlopen, dan gebruikt u de gegevens niet meer en vernietigt u ze. Vernietigen betekent onomkeerbaar verwijderen: ook uit back-ups, gedeelde mappen, mailboxen en het HR-systeem. Een dossier dat formeel is opgeschoond maar nog in de mailbox van een oud-leidinggevende staat, is niet vernietigd.

Is een minimumtermijn verlopen, dan mag u vernietigen maar hoeft het niet, zolang u nog een grondslag en een doel hebt. Ontbreekt dat doel, dan gaan de gegevens alsnog weg.

Leg het opschonen vast in een procedure met vaste momenten, bijvoorbeeld jaarlijks, en noteer wat u hebt vernietigd. Die vastlegging is uw bewijs bij een klacht of controle. Dezelfde systematiek gebruikt u voor klantgegevens; zie ons artikel over bewaartermijnen voor klantgegevens.

Wat als een oud-werknemer om verwijdering of inzage vraagt?

Een betrokkene kan op grond van artikel 17 AVG wissing van zijn gegevens verlangen. Dat recht is niet absoluut. Rust op u een wettelijke bewaarplicht, zoals de fiscale, dan wijst u het verzoek voor die gegevens gemotiveerd af. Ontbreekt zo’n plicht en hebt u de gegevens niet meer nodig, dan honoreert u het verzoek. Reageer binnen een maand (artikel 12 AVG).

De Raad van State oordeelde op 20 mei 2026 over een oud-ambtenaar van de gemeente Zevenaar die vernietiging van stukken uit het archief vroeg. Hij had geen recht op wissing: de gemeente moest de stukken op grond van de Archiefwet 1995 bewaren, dus de verwerking was rechtmatig en nog nodig. Voor een private werkgever speelt de Archiefwet niet, maar de redenering is dezelfde bij de fiscale bewaarplicht.

Ook het inzagerecht kent grenzen. De Hoge Raad oordeelde op 4 oktober 2024 dat een oud-werknemer in beginsel inzage kan vragen in een adviesaanvraag van zijn werkgever over hun arbeidsgeschil. De werkgever mocht inzage in de beoordelingen en waarderingen daarin toch weigeren, om zijn recht op advies en verdediging te beschermen (artikel 23 AVG en artikel 41 Uitvoeringswet AVG), ook na een vaststellingsovereenkomst.

Vaak is de praktische route bij een wisverzoek gedeeltelijk: u verwijdert het inhoudelijke dossier en houdt alleen de stukken die u fiscaal moet bewaren, afgeschermd voor wie er niets mee te maken heeft. Leg uit welke gegevens u om welke reden bewaart. Dat voorkomt in de regel een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Uw bewaarbeleid op één A4

Een werkbaar bewaarbeleid past op één A4: per categorie gegevens de termijn, de grondslag en het moment waarop de klok gaat lopen, plus een vast opschoonmoment. Neem daarin ook op wie de vernietiging uitvoert en waar dat wordt vastgelegd.

• Leg per categorie de termijn, grondslag en het startmoment vast in uw verwerkingsregister.
• Verwijder gegevens van afgewezen sollicitanten binnen vier weken, tenzij u toestemming hebt voor ten hoogste een jaar.
• Bewaar de loonadministratie zeven jaar, gescheiden van het inhoudelijke dossier.
• Schoon het dossier op een vast moment op, uiterlijk twee jaar na uitdiensttreding.

Wat kunnen wij doen bij het bewaren van personeelsdossiers?

Onze arbeidsrechtadvocaten kunnen onder meer:

• per categorie gegevens een bewaarschema opstellen met termijn, grondslag en startmoment;
• toetsen of uw verwerkingsregister en privacyverklaring voor werknemers aansluiten bij artikel 5 en 30 AVG;
• een verzoek om inzage of verwijdering beoordelen en een gemotiveerde reactie opstellen (artikel 12, 15 en 17 AVG);
• bepalen welke stukken u moet bewaren voor een lopend of dreigend arbeidsgeschil.

In het kort

• De AVG verplicht tot opslagbeperking (artikel 5), maar noemt geen jaartallen; u stelt de termijn per categorie vast.
• Het grootste deel van het personeelsdossier gaat uiterlijk twee jaar na uitdiensttreding weg.
• Loonheffingsgegevens en de kopie van het identiteitsbewijs bewaart u vijf jaar na het einde van het kalenderjaar van uitdiensttreding; de loonadministratie zeven jaar.
• Een wisverzoek wijkt voor een wettelijke bewaarplicht, en inzage in uw eigen advies kan worden beperkt (Hoge Raad, 4 oktober 2024).

Twee vragen die vaak terugkomen

Mag ik een personeelsdossier standaard zeven jaar bewaren?

Nee. De zevenjaarstermijn van artikel 52 AWR geldt voor de administratie, waaronder de loonadministratie, niet voor het volledige dossier. Beoordelingen en gespreksverslagen gaan uiterlijk twee jaar na uitdiensttreding weg.

Wat is het risico als ik te lang bewaar?

U handelt in strijd met artikel 5 AVG. De Autoriteit Persoonsgegevens kan handhaven en een betrokkene kan wissing en schadevergoeding (artikel 82 AVG) vorderen. Daarnaast werkt een overvol dossier in een arbeidsrechtelijke procedure zelden in uw voordeel.