Werkgevers verwerken in de loop van de tijd veel gegevens van hun werknemers. Al deze gegevens worden opgeslagen in een personeelsdossier. In dit dossier bevinden zich belangrijke persoonsgegevens en om die reden is het essentieel dat dit veilig en juist gebeurd. Hoe lang mogen (of in sommige gevallen: moeten) werkgevers deze gegevens bewaren? In deze blog leest u meer over de wettelijke bewaartermijn van personeelsdossiers en hoe hier mee om moet worden gegaan.
Wat is een personeelsdossier?
Zoals genoemd hierboven krijgt een werkgever vaak te maken met personeelsgegevens van zijn werknemers. Deze gegevens moeten op een correcte manier bewaard en vervolgens vernietigd worden. Dit gebeurt door middel van een personeelsdossier. Hier bevinden zich onder andere de NAW-gegevens van werknemer(s), arbeidsovereenkomsten, functioneringsverslagen, et cetera. Deze gegevens moeten voldoen aan eisen volgend uit de AVG-regelgeving, en moeten gedurende een bepaalde periode bewaard worden.
(Wilt u weten of uw personeelsdossier voldoet aan de vereisten van de AVG, bekijk dan hier onze checklist personeelsdossier AVG)
Bewaring werknemersgegevens
In de AVG worden geen specifieke bewaartermijnen gegeven voor persoonsgegevens. Er is geen eenduidig antwoord te geven op de bewaringstermijn van een personeelsdossier, omdat deze bestaat uit verschillende soorten (persoons-)gegevens. Voor iedere categorie gegevens geldt een andere bewaringstermijn. Ook is van invloed of de persoon nog werknemer is, of uit dienst is getreden.
Categorieën bewaartermijnen
Zoals hierboven gesteld zijn er verschillende bewaartermijnen in verband met de bewaring van persoonsgegevens in een personeelsdossier. Er zijn twee criteria waar rekening mee gehouden moet worden, namelijk of een werknemer nog in dienst is, of uit dienst getreden is. Hieronder wordt weergegeven wanneer bepaalde gegevens vernietigd moeten worden, of juist bewaard moeten worden.
Lopend personeelsdossier
Voor gegevens die zich bevinden in een lopend personeelsdossier van een werknemer die nog in dienst is, zijn geen vaste bewaartermijnen gesteld. De AVG geeft enkel de verplichting aan werkgevers om het personeelsdossier ‘up-to-date’ te houden. Dit houdt in dat de werkgever zelf verplicht is een termijn te stellen voor periodieke toetsing van personeelsdossiers en vernietiging van verouderde gegevens.
Sollicitatiegegevens
Sollicitatiegegevens die betrekking hebben op een sollicitant die niet aangenomen is, moeten binnen maximaal 4 weken vernietigd moeten worden na het einde van de sollicitatieprocedure. Gegevens zoals een motivatie- of sollicitatiebrief, CV, verklaring over gedrag, correspondentie met de sollicitant vallen onder deze categorie. Met toestemming van de sollicitant bestaat de mogelijkheid de gegevens ongeveer 1 jaar te bewaren.
Re-integratieproces
Wanneer een werknemer een re-integratieproces heeft doorlopen en terugkeert in zijn functie, geldt een maximaal bewaartermijn van 2 jaar na afronding van de re-integratie. Hier geldt een uitzondering op wanneer de werkgever eigenrisicodrager is. In die situatie geldt een bewaartermijn van 5 jaar.
Maximaal 2 jaar na einde dienstverband
Nadat een werknemer uit dienst is getreden geldt voor het grotendeel van de (persoons-)gegevens uit het personeelsdossier een bewaartermijn van maximaal 2 jaar.
Het gaat in deze categorie onder andere om:
- Arbeidsovereenkomsten en wijzigingen hiervan;
- Correspondentie in verband met ontslag;
- Verslagen van beoordelingsgesprekken en functioneringsgesprekken;
- Correspondentie in verband met promotie/demotie;
- Correspondentie over ziekte van UWV en de bedrijfsarts;
- Verslagen in verband met de Wet verbetering Poortwachter;
- Afspraken over het OR-lidmaatschap;
- Kopie getuigschrift.
Minimaal 5 jaar na einde dienstverband
Voor bepaalde gegevens uit een personeelsdossier geldt een bewaartermijn van 5 jaar. De werkgever is dan ook verplicht om deze gegevens voor een periode van 5 jaar te bewaren nadat de werknemer uit dienst is getreden. Het gaat om de volgende gegevens:
- Loonbelastingverklaringen;
- Kopie identificatiebewijs werknemer;
- Etniciteit en herkomst gegevens;
- Gegevens met betrekking op loonheffingen.
Deze gegevens dienen dus minimaal 5 jaar bewaard te worden, ook als zij in het personeelsdossier vervangen worden door nieuwe verklaringen.
Minimaal 7 jaar na einde dienstverband
Vervolgens heeft de werkgever ook een zogenoemde ‘fiscale bewaarplicht’. Hierdoor is de werkgever verplicht om alle basisgegevens van zijn administratie voor een periode van 7 jaar te bewaren. Het gaat dus om basisgegevens, loonbeslagen, salarisadministratie en salarisafspraken.
Verstreken bewaartermijn?
Wanneer een maximale bewaartermijn van gegevens uit een personeelsdossier verstreken is, mag de werkgever de gegevens niet meer gebruiken. Deze gegevens dienen dan vernietigd te worden.
Wanneer een minimaal bewaartermijn verstreken is, mag de werkgever deze gegevens vernietigen. Een uitzondering hierop geldt wanneer een minimaal bewaartermijn verstreken is en de werknemer vraagt om vernietiging van de gegevens.
Heeft u vragen over de bewaartermijnen van personeelsdossiers of bewaartermijnen van andere gegevens? Neem dan contact met ons op. Onze arbeidsrechtadvocaten helpen u graag verder!
