Communicatie bij een ontslagronde: welke regels en welke volgorde gelden?

Gepubliceerd op 16 oktober 2025 · Laatst bijgewerkt op 14 oktober 2026

Bij een ontslagronde bepaalt de wet een groot deel van de volgorde: eerst advies van de ondernemingsraad, bij 20 of meer ontslagen een melding bij UWV en vakbonden, en pas daarna gesprekken met individuele werknemers. Wie de communicatie op die volgorde afstemt, voorkomt dat een aankondiging juridisch te vroeg of te stellig komt.

Een werkgever kan een werknemer om bedrijfseconomische redenen niet zelf ontslaan. Daarvoor is toestemming van het UWV nodig (artikel 7:671a BW) of instemming van de werknemer, meestal via een vaststellingsovereenkomst. In dit artikel leest u hoe u de communicatie bij een reorganisatie zorgvuldig en juridisch juist inricht.

Waarom luistert communicatie bij een ontslagronde zo nauw?

Omdat wat u zegt juridische gevolgen kan hebben. Een stellige mededeling dat iemand is ontslagen, terwijl het UWV nog geen toestemming heeft gegeven, klopt niet en kan de verhouding met werknemer en ondernemingsraad onnodig belasten.

Werknemers horen het nieuws daarom als voorgenomen besluit, met een toelichting op de procedure en de termijnen. Het verschil tussen een voorgenomen besluit en een definitief besluit is ook voor de ondernemingsraad van belang: over een voorgenomen besluit moet hij advies kunnen geven (artikel 25 WOR).

Welke volgorde schrijft de wet voor?

De ondernemingsraad komt eerst, dan bij een collectief ontslag de melding bij UWV en vakbonden, daarna de individuele ontslagroute. Die volgorde bepaalt ook wanneer u wat aan wie vertelt.

Wanneer moet de ondernemingsraad advies geven?

Een belangrijke inkrimping of wijziging van de werkzaamheden van de onderneming valt onder het adviesrecht van artikel 25 lid 1 WOR. U vraagt het advies op een tijdstip waarop het nog wezenlijke invloed kan hebben op het besluit (artikel 25 lid 2 WOR).

Is het besluit genomen, dan deelt u het schriftelijk mee aan de ondernemingsraad. Wijkt het besluit af van een negatief advies, dan moet u in beginsel een maand wachten met de uitvoering; de ondernemingsraad kan in die periode beroep instellen bij de Ondernemingskamer (artikel 26 WOR). Meer over de spelregels van de ondernemingsraad leest u in ons artikel over het OR-reglement.

Wanneer geldt de Wet melding collectief ontslag?

Wilt u binnen drie maanden 20 of meer werknemers in één werkgebied ontslaan, dan meldt u dat vooraf bij het UWV en de belanghebbende vakbonden (Wet melding collectief ontslag, WMCO). Het UWV neemt de ontslagaanvragen in beginsel pas een maand na de melding in behandeling.

Die wachttijd geldt niet als de vakbonden schriftelijk verklaren dat zij zijn geraadpleegd en met de ontslagen instemmen. De melding betekent ook dat de vakbonden vroeg aan tafel zitten; houd daar rekening mee in uw communicatieplanning.

Welke ontslagroutes zijn er bij een reorganisatie?

Bij bedrijfseconomisch ontslag zijn er in de praktijk twee routes: opzegging na toestemming van het UWV, of beëindiging met wederzijds goedvinden via een vaststellingsovereenkomst. Ontslag op staande voet is geen route voor een reorganisatie; dat vereist een dringende reden (artikel 7:678 BW).

• UWV-route: u moet aantonen dat arbeidsplaatsen vervallen, dat u de juiste werknemers selecteert en dat herplaatsing binnen een redelijke termijn niet mogelijk is (artikel 7:669 lid 1 en lid 3 sub a BW).
• Selectie: binnen uitwisselbare functies geldt het afspiegelingsbeginsel uit de Ontslagregeling, per leeftijdsgroep en op basis van dienstjaren.
• Vaststellingsovereenkomst: de werknemer heeft na ondertekening 14 dagen bedenktijd (artikel 7:670b lid 2 BW). Staat dat niet in de overeenkomst, dan is de bedenktermijn drie weken.

Hoe bereidt u de communicatie voor?

Leg vóór de eerste aankondiging vast wat de reden is, welke functies vervallen, welke tijdlijn geldt en welke regeling er is voor getroffen werknemers. Stem die kernboodschap af met de ondernemingsraad, HR en de leidinggevenden die de gesprekken voeren.

Een vaste kernboodschap voorkomt dat leidinggevenden verschillende verhalen vertellen. Leg daarin ook vast welk sociaal plan of welke regeling van toepassing is, of dat daarover nog met de vakbonden of de ondernemingsraad wordt overlegd. Doe geen toezeggingen over aantallen of vergoedingen die nog niet vaststaan.

• De bedrijfseconomische reden, onderbouwd zoals u die ook aan het UWV voorlegt.
• Welke functies vervallen en hoe de selectie volgens het afspiegelingsbeginsel verloopt.
• De tijdlijn: adviesaanvraag ondernemingsraad, eventuele WMCO-melding, gesprekken en ontslagroute.
• Welke ondersteuning er is, zoals een sociaal plan of van-werk-naar-werkbegeleiding.

Hoe voert u het gesprek met een getroffen werknemer?

Vertel direct en zonder lange aanloop dat de functie van de werknemer vervalt en dat u voornemens bent de arbeidsovereenkomst te beëindigen. Leg daarna uit via welke route dat gebeurt en welke termijnen gelden.

Voer het gesprek in een rustige ruimte, onder vier ogen of met een HR-adviseur erbij. Geef de werknemer ruimte voor een eerste reactie en plan een vervolgafspraak voor de praktische punten. Bevestig de inhoud van het gesprek schriftelijk, zodat de werknemer de informatie rustig kan nalezen of laten beoordelen.

Welke juridische punten bespreekt u?

Bespreek de ontslagroute, de opzegtermijn, de transitievergoeding en een eventueel voorstel voor een vaststellingsovereenkomst. Geef de werknemer de tijd om een voorstel te laten beoordelen en wijs op de bedenktermijn van 14 dagen na ondertekening.

• Opzegtermijn: volgens artikel 7:672 lid 2 BW één maand bij minder dan vijf dienstjaren, twee maanden bij vijf tot tien, drie maanden bij tien tot vijftien en vier maanden bij vijftien jaar of langer, tenzij de cao anders bepaalt.
• Na toestemming van het UWV mag de proceduretijd van de opzegtermijn worden afgetrokken, maar er moet minstens één maand overblijven (artikel 7:672 lid 4 BW).
• Transitievergoeding: één derde maandsalaris per jaar dienstverband, vanaf de eerste dag (artikel 7:673 BW). De vroegere hogere opbouw na tien jaar en de ouderenregeling voor vijftigplussers bestaan sinds 1 januari 2020 niet meer.
• Ziekte: het opzegverbod tijdens ziekte geldt niet als de ziekte begon nadat het UWV de ontslagaanvraag heeft ontvangen (artikel 7:670 lid 1 sub a BW).

Hoe gaat u om met emotionele reacties?

Erken de emotie en ga niet in discussie over het besluit zelf; daarvoor zijn de procedure bij het UWV en het advies van de ondernemingsraad bedoeld. Bij een heftige reactie kunt u het gesprek onderbreken en de praktische punten in een vervolgafspraak bespreken.

Hoe informeert u de medewerkers die blijven?

Vertel de blijvers zo snel mogelijk na de individuele gesprekken wat de reorganisatie voor hen betekent. Leg uit welke taken verschuiven, wie hun leidinggevende wordt en of er nog meer wijzigingen worden voorbereid.

Wordt de inhoud van hun functie gewijzigd, dan geldt dat een werkgever arbeidsvoorwaarden niet zomaar eenzijdig mag aanpassen. Daarvoor is een eenzijdig wijzigingsbeding met een zwaarwichtig belang nodig (artikel 7:613 BW), of een redelijk voorstel dat de werknemer op grond van goed werknemerschap moet aanvaarden. Meer leest u in ons artikel over functiewijziging door de werkgever.

Wat vertelt u aan klanten en leveranciers?

Informeer belangrijke relaties pas nadat de ondernemingsraad en de betrokken werknemers zijn ingelicht. Noem nieuwe contactpersonen en bevestig dat lopende afspraken doorlopen; deel geen namen of persoonlijke gegevens van vertrekkende werknemers, want die vallen onder de AVG.

Waar let u als werkgever op?

• Vraag het advies van de ondernemingsraad voordat het besluit vaststaat (artikel 25 WOR).
• Meld 20 of meer ontslagen binnen drie maanden in één werkgebied vooraf bij UWV en vakbonden.
• Spreek in gesprekken van een voorgenomen ontslag zolang er geen toestemming of overeenkomst is.
• Leg de selectie volgens het afspiegelingsbeginsel en het herplaatsingsonderzoek schriftelijk vast.
• Bevestig elk gesprek schriftelijk en geef bedenktijd bij een voorstel voor een vaststellingsovereenkomst.

Waar let u als werknemer op?

• Vraag welke ontslagroute de werkgever kiest en wat de tijdlijn is.
• Teken een vaststellingsovereenkomst niet direct; laat haar eerst beoordelen en gebruik de bedenktermijn van 14 dagen.
• Controleer de berekening van de transitievergoeding en de opzegtermijn.
• Vraag hoe de afspiegeling in uw functiegroep is toegepast.
• Ga na of een sociaal plan van toepassing is.

Wat kunnen wij voor u doen bij communicatie over een ontslagronde?

Onze advocaten arbeidsrecht begeleiden werkgevers bij de voorbereiding en uitvoering van een reorganisatie en adviseren werknemers die met ontslag te maken krijgen.

• Wij stellen de adviesaanvraag aan de ondernemingsraad op.
• Wij beoordelen of een melding op grond van de WMCO nodig is en verzorgen die.
• Wij toetsen de selectie aan het afspiegelingsbeginsel en bereiden de UWV-aanvraag voor.
• Wij stellen vaststellingsovereenkomsten op of beoordelen een voorstel dat u heeft gekregen.
• Wij bereiden leidinggevenden voor op de juridische kant van de ontslaggesprekken.

Samengevat

• Bij bedrijfseconomisch ontslag is toestemming van het UWV of instemming van de werknemer nodig (artikel 7:671a BW).
• De ondernemingsraad adviseert over een voorgenomen reorganisatie voordat het besluit valt (artikel 25 WOR).
• Bij 20 of meer ontslagen binnen drie maanden in één werkgebied geldt een meldplicht bij UWV en vakbonden.
• Spreek in gesprekken van een voorgenomen ontslag en bevestig alles schriftelijk.
• De transitievergoeding is één derde maandsalaris per dienstjaar; een vaststellingsovereenkomst kent 14 dagen bedenktijd.

Veelgestelde vragen

Wanneer mag ik werknemers over een reorganisatie informeren?

U mag werknemers informeren over een voorgenomen besluit, maar de ondernemingsraad moet zijn advies nog kunnen geven (artikel 25 lid 2 WOR). Informeer de ondernemingsraad daarom niet later dan het personeel en presenteer het besluit niet als definitief.

Moet ik bij de aankondiging al zeggen wie er weg moet?

Alleen als de selectie volgens het afspiegelingsbeginsel al zorgvuldig is gemaakt. Een te vroege of onjuiste mededeling kan later lastig te herstellen zijn als de selectie bij het UWV anders uitvalt.

Hoe voorkom ik geruchten tijdens een ontslagronde?

Wijs één vast aanspreekpunt aan en deel nieuwe informatie op vaste momenten, bijvoorbeeld na elke stap in de procedure bij de ondernemingsraad of het UWV. Zo weten werknemers wanneer zij wat kunnen verwachten.

Welke steun kan ik getroffen werknemers bieden?

Naast de wettelijke transitievergoeding (artikel 7:673 BW) kunt u ondersteuning bieden bij het zoeken naar ander werk; de kosten daarvan mogen onder voorwaarden met de transitievergoeding worden verrekend. Geef ook ruimte voor een vervolggesprek tijdens de opzegtermijn.

Wat vertel ik de medewerkers die blijven?

Bevestig welke functies blijven, welke taken verschuiven en of er nog wijzigingen worden voorbereid. Een eenzijdige wijziging van hun arbeidsvoorwaarden vraagt een wijzigingsbeding en een zwaarwichtig belang (artikel 7:613 BW).