Communicatie bij een ontslagronde: welke regels en welke volgorde gelden?

Gepubliceerd op 16 oktober 2025 · Laatst bijgewerkt op 29 oktober 2026

Bij een ontslagronde bepaalt de wet een groot deel van de volgorde: eerst advies van de ondernemingsraad, bij 20 of meer ontslagen een melding bij UWV en vakbonden, en pas daarna gesprekken met individuele werknemers. Wie de communicatie op die volgorde afstemt, voorkomt dat een aankondiging juridisch te vroeg of te stellig komt.

Een werkgever kan een werknemer om bedrijfseconomische redenen niet zelf ontslaan. Daarvoor is toestemming van het UWV nodig (artikel 7:671a BW) of instemming van de werknemer, meestal via een vaststellingsovereenkomst. In dit artikel leest u hoe u de communicatie bij een reorganisatie zorgvuldig en juridisch juist inricht.

Waarom een voorgenomen besluit nog geen ontslag is

Wat u zegt, kan juridische gevolgen hebben. Een stellige mededeling dat iemand is ontslagen, terwijl het UWV nog geen toestemming heeft gegeven, klopt niet. Zij kan de verhouding met werknemer en ondernemingsraad onnodig belasten.

Werknemers horen het nieuws daarom als voorgenomen besluit, met een toelichting op de procedure en de termijnen. Het verschil tussen een voorgenomen en een definitief besluit is ook voor de ondernemingsraad van belang: over een voorgenomen besluit moet hij advies kunnen geven (artikel 25 Wet op de ondernemingsraden).

De wettelijke volgorde in één tijdlijn

De ondernemingsraad komt eerst, dan bij een collectief ontslag de melding bij UWV en vakbonden, daarna de individuele ontslagroute. Die volgorde bepaalt ook wanneer u wat aan wie vertelt.

Wanneer moet de ondernemingsraad advies geven?

Een belangrijke inkrimping of wijziging van de werkzaamheden van de onderneming valt onder het adviesrecht van artikel 25 lid 1 WOR. U vraagt het advies op een tijdstip waarop het nog wezenlijke invloed kan hebben op het besluit (artikel 25 lid 2 WOR). Informeer het personeel dus niet over een besluit dat in feite al vaststaat voordat de ondernemingsraad heeft kunnen adviseren.

Is het besluit genomen, dan deelt u het schriftelijk mee aan de ondernemingsraad. Wijkt het besluit af van het advies, dan moet u in beginsel een maand wachten met de uitvoering. De ondernemingsraad kan in die periode beroep instellen bij de Ondernemingskamer van het gerechtshof Amsterdam (artikel 26 WOR). Meer over de spelregels van de ondernemingsraad leest u in ons artikel over het OR-reglement.

Wanneer geldt de Wet melding collectief ontslag?

Wilt u binnen drie maanden 20 of meer werknemers in één werkgebied ontslaan, dan meldt u dat vooraf bij het UWV en bij de vakbonden met leden in het bedrijf (Wet melding collectief ontslag, WMCO). Volgens het UWV geldt vanaf de datum waarop de melding compleet is een wachttijd van een maand. Die wachttijd geldt niet als de vakbonden schriftelijk verklaren dat zij zijn geraadpleegd en met de ontslagen instemmen.

De melding betekent ook dat de vakbonden vroeg aan tafel zitten. Houd daar rekening mee in uw communicatieplanning: wat u de vakbonden meldt, wordt snel bekend in het bedrijf.

Welke ontslagroutes zijn er bij een reorganisatie?

Bij bedrijfseconomisch ontslag zijn er in de praktijk twee routes: opzegging na toestemming van het UWV, of beëindiging met wederzijds goedvinden via een vaststellingsovereenkomst. Ontslag op staande voet is geen route voor een reorganisatie; dat vereist een dringende reden (artikel 7:678 BW).

• UWV-route: u moet aantonen dat arbeidsplaatsen vervallen, dat u de juiste werknemers selecteert en dat herplaatsing binnen een redelijke termijn niet mogelijk is (artikel 7:669 lid 1 en lid 3 sub a BW).
• Selectie: binnen uitwisselbare functies geldt het afspiegelingsbeginsel uit de Ontslagregeling, per leeftijdsgroep en op basis van dienstjaren.
• Vaststellingsovereenkomst: de werknemer kan zijn instemming binnen 14 dagen na ondertekening zonder opgave van redenen herroepen (artikel 7:670b BW). Staat die bedenktermijn niet in de overeenkomst, dan wordt zij drie weken.

De kernboodschap voorbereiden

Leg vóór de eerste aankondiging vast wat de reden is, welke functies vervallen, welke tijdlijn geldt en welke regeling er is voor getroffen werknemers. Stem die kernboodschap af met de ondernemingsraad, HR en de leidinggevenden die de gesprekken voeren.

Een vaste kernboodschap voorkomt dat leidinggevenden verschillende verhalen vertellen. Leg daarin ook vast welk sociaal plan of welke regeling van toepassing is, of dat daarover nog met de vakbonden of de ondernemingsraad wordt overlegd. Doe geen toezeggingen over aantallen of vergoedingen die nog niet vaststaan. De kernboodschap bevat ten minste:

• De bedrijfseconomische reden, onderbouwd zoals u die ook aan het UWV voorlegt.
• Welke functies vervallen en hoe de selectie volgens het afspiegelingsbeginsel verloopt.
• De tijdlijn: adviesaanvraag ondernemingsraad, eventuele WMCO-melding, gesprekken en ontslagroute.
• Welke ondersteuning er is, zoals een sociaal plan of van-werk-naar-werkbegeleiding.

Het gesprek met een werknemer van wie de functie vervalt

Vertel direct en zonder lange aanloop dat de functie van de werknemer vervalt en dat u voornemens bent de arbeidsovereenkomst te beëindigen. Leg daarna uit via welke route dat gebeurt en welke termijnen gelden.

Voer het gesprek in een rustige ruimte, onder vier ogen of met een HR-adviseur erbij. Geef de werknemer ruimte voor een eerste reactie en plan een vervolgafspraak voor de praktische punten. Bevestig de inhoud van het gesprek schriftelijk, zodat de werknemer de informatie rustig kan nalezen of laten beoordelen.

Welke juridische punten komen aan bod?

Bespreek de ontslagroute, de opzegtermijn, de transitievergoeding en een eventueel voorstel voor een vaststellingsovereenkomst. Geef de werknemer de tijd om een voorstel te laten beoordelen en wijs op de bedenktermijn van 14 dagen na ondertekening.

• Opzegtermijn: volgens artikel 7:672 lid 2 BW één maand bij minder dan vijf dienstjaren, twee maanden bij vijf tot tien, drie maanden bij tien tot vijftien en vier maanden bij vijftien jaar of langer, tenzij de cao anders bepaalt.
• Na toestemming van het UWV mag de proceduretijd van de opzegtermijn worden afgetrokken, maar er moet minstens één maand overblijven (artikel 7:672 lid 4 BW).
• Transitievergoeding: één derde maandsalaris per jaar dienstverband, vanaf de eerste dag (artikel 7:673 BW). Het maximum is in 2026 € 102.000 bruto, of een jaarsalaris als dat hoger is (Rijksoverheid).
• Ziekte: het opzegverbod tijdens ziekte geldt niet als de ziekte begon nadat het UWV de ontslagaanvraag heeft ontvangen (artikel 7:670 lid 1 sub a BW).

Hoe gaat u om met emotionele reacties?

Erken de emotie en ga niet in discussie over het besluit zelf; daarvoor zijn de procedure bij het UWV en het advies van de ondernemingsraad bedoeld. Bij een heftige reactie kunt u het gesprek onderbreken en de praktische punten in een vervolgafspraak bespreken, bij voorkeur binnen enkele dagen.

Wat de blijvers moeten horen

Vertel de blijvers zo snel mogelijk na de individuele gesprekken wat de reorganisatie voor hen betekent. Leg uit welke taken verschuiven, wie hun leidinggevende wordt en of er nog meer wijzigingen worden voorbereid.

Wordt de inhoud van hun functie gewijzigd, dan mag een werkgever arbeidsvoorwaarden niet zomaar eenzijdig aanpassen. Daarvoor is een schriftelijk eenzijdig wijzigingsbeding met een zwaarwichtig belang nodig (artikel 7:613 BW), of een redelijk voorstel dat de werknemer op grond van goed werknemerschap moet aanvaarden. Meer leest u in ons artikel over functiewijziging door de werkgever.

Wat vertelt u aan klanten en leveranciers?

Informeer belangrijke relaties pas nadat de ondernemingsraad en de betrokken werknemers zijn ingelicht. Noem nieuwe contactpersonen en bevestig dat lopende afspraken doorlopen. Deel geen namen of persoonlijke gegevens van vertrekkende werknemers; dat zijn persoonsgegevens in de zin van artikel 4 AVG.

Wat een werknemer in deze fase zelf controleert

• Welke ontslagroute de werkgever kiest en welke tijdlijn geldt.
• Of de afspiegeling in de eigen functiegroep en leeftijdsgroep juist is toegepast.
• De berekening van de transitievergoeding en de opzegtermijn.
• Of een sociaal plan van toepassing is, en wat er gebeurt als u een vaststellingsovereenkomst tekent: gebruik de bedenktermijn van 14 dagen.

Onze rol bij een ontslagronde

Onze advocaten arbeidsrecht begeleiden werkgevers bij de voorbereiding en uitvoering van een reorganisatie en adviseren werknemers die met ontslag te maken krijgen.

• Wij stellen de adviesaanvraag aan de ondernemingsraad op.
• Wij beoordelen of een melding op grond van de WMCO nodig is en verzorgen die.
• Wij toetsen de selectie aan het afspiegelingsbeginsel en bereiden de UWV-aanvraag voor.
• Wij stellen vaststellingsovereenkomsten op of beoordelen een voorstel dat u heeft gekregen.

Veelgestelde vragen

Moet ik bij de aankondiging al zeggen wie er weg moet?

Alleen als de selectie volgens het afspiegelingsbeginsel al zorgvuldig is gemaakt. Een te vroege of onjuiste mededeling is later lastig te herstellen als de selectie bij het UWV anders uitvalt.

Hoe voorkom ik geruchten tijdens een ontslagronde?

Wijs één vast aanspreekpunt aan en deel nieuwe informatie op vaste momenten, bijvoorbeeld na elke stap bij de ondernemingsraad of het UWV. Zo weten werknemers wanneer zij wat kunnen verwachten.

Welke steun kan ik getroffen werknemers bieden?

Naast de wettelijke transitievergoeding (artikel 7:673 BW) kunt u ondersteuning bieden bij het zoeken naar ander werk. De kosten van bepaalde maatregelen mogen onder voorwaarden en met schriftelijke instemming van de werknemer met de transitievergoeding worden verrekend.