Incassokosten berekenen: staffel, veertiendagenbrief en rente

Gepubliceerd op 6 augustus 2025 · Laatst bijgewerkt op 29 oktober 2026

Incassokosten berekent u met de wettelijke staffel over de hoofdsom, met een minimum van € 40 en een maximum van € 6.775. Bij een consument zijn de kosten pas verschuldigd na een correcte veertiendagenbrief (artikel 6:96 lid 6 BW); met een zakelijke debiteur mag u een andere vergoeding afspreken.

De staffel staat in artikel 2 van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, dat sinds 1 juli 2012 geldt en in de praktijk de WIK heet. De bedragen zijn sindsdien niet gewijzigd.

De staffel in één tabel

Bron: artikel 2 leden 1 en 2 van het Besluit, tekst geraadpleegd op 29 oktober 2026.

Drie rekenvoorbeelden

Op welke regels zijn incassokosten gebaseerd?

De grondslag staat in artikel 6:96 BW: redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte komen voor vergoeding in aanmerking. Het Besluit werkt de hoogte uit.

Voor consumenten is de regeling dwingend recht. Een beding in algemene voorwaarden met hogere incassokosten dan de staffel is tegenover een consument niet geldig. Bij zakelijke debiteuren mogen partijen een afwijkende vergoeding afspreken, bijvoorbeeld een vast percentage. Staat er niets in het contract of de algemene voorwaarden, dan geldt dezelfde staffel.

Actualiteit: de Wet kwaliteit incassodienstverlening verbiedt buitengerechtelijke incassowerkzaamheden zonder inschrijving in het register dat namens de Minister voor Rechtsbescherming wordt gehouden (artikel 4). Volgens artikel 18 hoeft een debiteur niet te betalen aan een niet-ingeschreven incassodienstverlener en is voor diens werkzaamheden geen vergoeding verschuldigd. Wie een dossier uitbesteedt, controleert dus eerst de inschrijving.

Wanneer mag u incassokosten in rekening brengen?

De vordering moet opeisbaar zijn en de debiteur moet in verzuim zijn. Is een fatale betalingstermijn afgesproken, dan treedt het verzuim van rechtswege in zodra die verstrijkt (artikel 6:83 BW). Anders is een ingebrekestelling nodig: een schriftelijke aanmaning met een redelijke termijn (artikel 6:82 BW).

Bij een consument komt daar de veertiendagenbrief van artikel 6:96 lid 6 BW bij. Die brief is een zelfstandige voorwaarde: zonder correcte brief zijn er geen incassokosten verschuldigd, ook niet als de debiteur onmiskenbaar te laat is. Bij een zakelijke debiteur is de brief niet vereist, maar een schriftelijke aanmaning is wel verstandig om het verzuim te bewijzen.

De regeling ziet op verbintenissen tot betaling van een geldsom uit overeenkomst. Buiten het bereik vallen onder meer vorderingen tot schadevergoeding uit onrechtmatige daad, tenzij de betalingsplicht in een vaststellingsovereenkomst is vastgelegd of op grond van artikel 6:87 BW is omgezet. Voor bestuursrechtelijke geldschulden, zoals belastingaanslagen en verkeersboetes, gelden eigen regels.

Waaraan moet de veertiendagenbrief voldoen?

De brief moet de debiteur een termijn van veertien dagen gunnen die begint op de dag na ontvangst. Dat besliste de Hoge Raad op 25 november 2016 (ECLI:NL:HR:2016:2704) in een prejudiciële beslissing. Formuleringen als “binnen veertien dagen na heden” of “na verzending” zijn in strijd met de wet. Een juiste formulering is bijvoorbeeld: “binnen veertien dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd”.

Volgens dezelfde beslissing geeft een brief met een onjuiste termijn geen recht op incassokosten, ook niet als de debiteur pas veel later betaalt. Herstel kan niet door alsnog een korte extra termijn te geven; u moet een nieuwe, correcte veertiendagenbrief sturen. In verstekzaken mag de rechter ervan uitgaan dat de brief op de tweede dag na verzending is bezorgd, waarbij zondag, maandag en feestdagen niet meetellen.

Noem in de brief ook het bedrag aan incassokosten dat verschuldigd wordt als betaling uitblijft (artikel 6:96 lid 6 BW spreekt van de gevolgen van het uitblijven van betaling, waaronder de gevorderde kosten). Wilt u de btw-verhoging rekenen, vermeld dat dan ook. Noem verder de hoofdsom, de factuur, het rekeningnummer en de gevolgen van niet-betalen. Bewaar het verzendbewijs: u draagt de bewijslast dat de brief is ontvangen.

Hoe past u de staffel toe op uw vordering?

De staffel geldt over de hoofdsom: het bedrag dat de debiteur op grond van de overeenkomst moest betalen. Bevat de factuur btw, dan hoort die btw bij de hoofdsom. Wettelijke rente en eerdere aanmaningskosten tellen niet mee.

Het Besluit regelt niet uitdrukkelijk wat u doet met meerdere openstaande facturen van dezelfde debiteur. Maant u ze in één brief aan, dan is het verstandig de hoofdsommen op te tellen en de staffel eenmaal toe te passen. Per factuur rekenen levert een hoger bedrag op, en een kantonrechter kan dat als onredelijk afwijzen.

Betaalt de debiteur na de veertiendagenbrief een deel, dan herberekent u de kosten over het resterende saldo. Wordt de hoofdsom volledig voldaan maar de kosten niet, dan blijven de kosten opeisbaar als de brief correct was.

Mag u btw over de incassokosten doorberekenen?

Alleen onder een voorwaarde. Volgens artikel 2 lid 3 van het Besluit wordt de vergoeding verhoogd met het btw-percentage als de schuldeiser een dienst afneemt waarover btw is verschuldigd die hij niet kan verrekenen, en hij dat uitdrukkelijk verklaart. Bepalend is of de schuldeiser zelf aftrekgerechtigd is, niet of de debiteur een consument is.

Ondernemers met recht op vooraftrek kunnen de btw dus niet doorbelasten. Organisaties zonder aftrekrecht, zoals veel zorginstellingen, verenigingen en particuliere verhuurders, kunnen dat wel. Over uw eigen fiscale positie overlegt u met een fiscalist.

Hoeveel wettelijke rente komt erbij?

Naast de incassokosten loopt wettelijke rente vanaf de dag van het verzuim tot de dag van betaling. Na elk jaar wordt de rente bij de hoofdsom opgeteld (artikel 6:119 lid 2 BW), zodat daarna rente over rente loopt.

Bron: Rijksoverheid, hoogte wettelijke rente. Een contractuele rente die hoger is dan de wettelijke rente, houdt tegenover een consument alleen stand als het beding niet oneerlijk is.

Wat doet u als betaling uitblijft?

Na de termijn heeft u drie routes. Zelf blijven aanmanen kost weinig, maar heeft bij een onwillige debiteur zelden effect. Een ingeschreven incassodienstverlener kan druk uitoefenen, maar geen executoriale titel verkrijgen. Een gerechtelijke procedure levert een vonnis op waarmee de deurwaarder beslag kan leggen.

Bij vorderingen tot € 25.000 is de kantonrechter bevoegd en heeft u geen advocaat nodig. Reken met het griffierecht (in 2026 bij de kantonrechter voor een rechtspersoon bijvoorbeeld € 529 bij een vordering van € 2.500 tot € 5.000, voor een natuurlijk persoon € 265; zie de griffierechttabel van de Rechtspraak), deurwaarderskosten en het risico van een kostenveroordeling bij verlies. Welke stappen in welke volgorde verstandig zijn, leest u bij wanbetaling door een klant of leverancier.

Vreest u dat de debiteur zijn vermogen wegsluist, dan kunt u met verlof van de voorzieningenrechter conservatoir beslag leggen; zie beslagleggen bij wanbetaling. Bij een debiteur in een andere EU-lidstaat biedt de Europese betalingsbevelprocedure vaak een snellere route. Let bij oudere facturen op de verjaring; zie wat een vordering is.

Welke fouten maken incassokosten ongeldig?

• De termijn laten ingaan op de dagtekening of verzending in plaats van de dag na ontvangst.
• Het bedrag aan incassokosten niet noemen.
• Versturen naar een verouderd adres zonder bewijs van ontvangst.
• Administratie- of dossierkosten optellen naast de wettelijke vergoeding.
• De staffel toepassen op hoofdsom plus rente, of het minimum van € 40 vergeten.
• Niet herberekenen na een deelbetaling.
• Bij een zakelijke debiteur niet controleren of de eigen algemene voorwaarden rechtsgeldig van toepassing zijn; zonder die basis valt een afwijkend kostenbeding weg.

Controlepunten voor de debiteur

• Begint de termijn van veertien dagen pas op de dag na ontvangst van de brief?
• Is de staffel alleen over de hoofdsom toegepast, zonder rente en extra kosten?
• Staat het incassobureau ingeschreven in het register van de Wet kwaliteit incassodienstverlening?
• Betwist een onjuiste vordering schriftelijk en met redenen, en betaal het deel dat u niet betwist.

Veelgestelde vragen

Moet ik incassokosten betalen als ik de factuur betwist?

Een betwisting schort de betaling niet automatisch op. Is uw bezwaar terecht, dan bent u niet in verzuim en zijn er geen incassokosten verschuldigd. Blijkt het bezwaar ongegrond, dan blijven de kosten verschuldigd als de aanmaning correct was.

Wat wij doen bij incassokosten

• Wij controleren of uw aanmaning voldoet aan artikel 6:96 lid 6 BW en het arrest van 25 november 2016.
• Wij rekenen incassokosten en wettelijke rente na.
• Wij beoordelen of een afwijkend kostenbeding tegenover een zakelijke debiteur standhoudt.
• Wij voeren voor debiteuren verweer tegen te hoge of onterecht berekende kosten.

In het kort

• Staffel over de hoofdsom inclusief btw: minimaal € 40, maximaal € 6.775.
• Bij een consument is een correcte veertiendagenbrief nodig; de termijn begint de dag na ontvangst (HR 25 november 2016).
• Wettelijke rente: 4 procent sinds 1 januari 2026, handelsrente 10,4 procent sinds 1 juli 2026.
• Een niet-ingeschreven incassodienstverlener kan geen vergoeding vorderen.

Meer over het innen van vorderingen leest u bij onze advocaten civiel recht.