Gepubliceerd op 27 maart 2017 · Laatst bijgewerkt op 8 oktober 2026
Een bv moet de jaarrekening uiterlijk twaalf maanden na afloop van het boekjaar deponeren bij de Kamer van Koophandel, elektronisch en in het SBR-formaat (artikel 2:394 BW). Bent u te laat, dan riskeert u niet alleen een economisch delict, maar vooral een omkering van de bewijslast als de vennootschap later failliet gaat.
Inhoudsopgave
Wie moet de jaarrekening openbaar maken?
De deponeringsplicht geldt voor rechtspersonen: de bv en de nv, en ook de coöperatie en de onderlinge waarborgmaatschappij. Verenigingen en stichtingen vallen eronder als zij een onderneming drijven met een omzet boven de wettelijke drempel. Een eenmanszaak, een vennootschap onder firma en een maatschap hoeven hun cijfers niet openbaar te maken; het verschil met een bv of nv werkt hier dus rechtstreeks door.
Binnen een groep kan de plicht worden verlicht. Een dochtermaatschappij die onder de groepsvrijstelling van artikel 2:403 BW valt, hoeft geen eigen jaarrekening te deponeren, mits de moedermaatschappij zich schriftelijk hoofdelijk aansprakelijk stelt voor de schulden van die dochter en die verklaring bij het handelsregister wordt gedeponeerd. Die aansprakelijkstelling is geen formaliteit: zij blijft gelden totdat zij op de voorgeschreven wijze is ingetrokken.
De verantwoordelijkheid ligt bij het bestuur, ook als u het werk heeft uitbesteed aan een accountant of administratiekantoor. Een fout van uw adviseur ontslaat u niet van de verplichting. Controleer daarom altijd zelf of de stukken zijn ontvangen en onder het juiste KVK-nummer zijn geregistreerd.
Wat houdt deponeren via SBR in?
SBR staat voor Standard Business Reporting: een gestandaardiseerde manier om financiële gegevens op te stellen en aan te leveren, gebaseerd op de Nederlandse Taxonomie. U levert de jaarrekening niet als pdf aan maar als databestand in XBRL, dat de ontvangende systemen machinaal kunnen lezen. Aanlevering verloopt via Digipoort, de berichtenpoort van de overheid.
Hoe u dat doet, hangt af van uw grootteklasse. Micro- en kleine rechtspersonen kunnen het portaal Zelf Deponeren Jaarrekening gebruiken of boekhoudsoftware met een SBR-koppeling. Middelgrote en grote rechtspersonen deponeren via SBR-software en hebben daarvoor een PKIoverheid-certificaat nodig. De toelichting van de KVK op SBR beschrijft per grootteklasse welke route openstaat.
Sinds wanneer geldt de verplichting per grootteklasse?
De verplichting is in stappen ingevoerd via het Besluit elektronische deponering handelsregister. Voor micro- en kleine rechtspersonen geldt elektronische deponering voor boekjaren die zijn aangevangen op of na 1 januari 2016, voor middelgrote rechtspersonen voor boekjaren vanaf 1 januari 2017. Voor grote rechtspersonen geldt de verplichting sinds een wijziging van het besluit voor boekjaren die aanvangen op of na 1 januari 2025; voor hen komt de eerste elektronische deponering dus in de loop van 2026.
Eén uitzondering is van belang: zij geldt niet voor uitgevende instellingen als bedoeld in artikel 5:25o van de Wet op het financieel toezicht. Beursgenoteerde ondernemingen rapporteren onder het Europese ESEF-formaat en vallen daarmee buiten het SBR-regime. Voor buitenlandse rechtsvormen met een vestiging in Nederland kunnen afwijkende regels gelden, voor zover zij hun stukken al in het land van hun statutaire zetel openbaar moeten maken.
Welke termijnen gelden voor opmaken, vaststellen en deponeren?
Er zijn drie stappen, elk met een eigen termijn. Het bestuur maakt de jaarrekening op binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar (artikel 2:210 BW voor de bv, artikel 2:101 BW voor de nv). De algemene vergadering kan die termijn op grond van bijzondere omstandigheden met ten hoogste vijf maanden verlengen, zodat de opmaaktermijn maximaal tien maanden wordt.
Wanneer moet u de jaarrekening deponeren nadat zij is vastgesteld?
Binnen acht dagen na vaststelling door de algemene vergadering moet u de jaarrekening openbaar maken. Daarboven staat een harde buitengrens: uiterlijk twaalf maanden na afloop van het boekjaar moet de jaarrekening zijn gedeponeerd. Voor een boekjaar dat gelijkloopt met het kalenderjaar 2025 is dat dus 31 december 2026. Die uiterste datum geldt ongeacht of de opmaaktermijn is verlengd en ongeacht of de aandeelhouders al hebben vergaderd.
Twee regels worden in de praktijk vaak gemist. Is de jaarrekening niet binnen twee maanden na afloop van de opmaaktermijn vastgesteld, dan moet het bestuur de opgemaakte jaarrekening direct openbaar maken, met de vermelding dat zij nog niet is vastgesteld; wachten op een aandeelhoudersvergadering die uitblijft, is dus geen geldig excuus. En is iedere aandeelhouder ook bestuurder, dan geldt ondertekening van de jaarrekening door alle bestuurders en commissarissen in beginsel al als vaststelling, waardoor de achtdagentermijn eerder gaat lopen dan velen denken.
Welke stukken moet u indienen?
Wat u openbaar moet maken, hangt af van de grootteklasse, die wordt bepaald door de waarde van de activa, de netto-omzet en het gemiddelde aantal werknemers. Micro- en kleine rechtspersonen volstaan met een beperkte balans met toelichting; zij hoeven geen winst-en-verliesrekening te deponeren. Middelgrote en grote rechtspersonen deponeren daarnaast een winst-en-verliesrekening, een uitgebreidere toelichting en de accountantsverklaring, en vallen onder de accountantscontrole van artikel 2:393 BW.
De jaarrekening moet volgens de wet zodanig inzicht geven dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd over het vermogen en het resultaat. Dat is geen loze formule: onjuiste of misleidende cijfers kunnen los van de deponeringsplicht tot aansprakelijkheid leiden. Controleer de gegevens dus ook inhoudelijk, niet alleen op tijdigheid.
Wat kan te laat deponeren u kosten?
Niet-tijdig of onjuist deponeren is een economisch delict in de zin van de Wet op de economische delicten, maar daarop wordt zelden vervolgd. Het werkelijke risico zit in het vennootschapsrecht. Artikel 2:248 BW bepaalt dat bij faillissement iedere bestuurder hoofdelijk aansprakelijk is voor het tekort in de boedel, als het bestuur zijn taak kennelijk onbehoorlijk heeft vervuld en aannemelijk is dat dit een belangrijke oorzaak van het faillissement is. Voor de nv geldt artikel 2:138 BW.
Daarop volgt de bepaling waar het om draait. Heeft het bestuur niet voldaan aan de administratieplicht van artikel 2:10 BW of aan de deponeringsplicht van artikel 2:394 BW, dan staat vast dat het zijn taak onbehoorlijk heeft vervuld, en wordt vermoed dat die onbehoorlijke taakvervulling een belangrijke oorzaak van het faillissement is. Het eerste deel van dat vermoeden staat onherroepelijk vast; het tweede kan worden weerlegd, maar dan ligt de bewijslast bij de bestuurder. De curator kan daarbij terugkijken over de drie jaren voorafgaand aan het faillissement. Wij werkten dit uit in ons artikel over bestuurdersaansprakelijkheid bij te late deponering.
Wanneer is te laat deponeren een onbelangrijk verzuim?
De wet maakt een uitzondering voor een onbelangrijk verzuim. Een deponering die enkele dagen te laat plaatsvindt, terwijl er verder een ordentelijke administratie is en er een aanvaardbare verklaring bestaat, telt niet mee. Het gaat om een beoordeling van de omstandigheden: de duur van de overschrijding, de reden ervan en of het incidenteel was of structureel.
Structureel te laat deponeren, of helemaal niet deponeren, valt daar niet onder. Dat draait bij een later faillissement de bewijspositie van de bestuurder om: hij moet dan aannemelijk maken dat het faillissement een andere belangrijke oorzaak had, bijvoorbeeld het wegvallen van een grote afnemer of een externe schok. Voor bestuurders die met een naderend faillissement te maken hebben, is dit vaak het meest pijnlijke dossieronderdeel; wij beschrijven de bredere context bij bestuurdersaansprakelijkheid bij de bv.
Wat kunt u doen als u achterloopt?
Deponeer alsnog, en doe dat voordat er een probleem ontstaat. Achterstallige jaarrekeningen kunt u ook na de termijn nog deponeren; dat neemt het verzuim niet weg, maar het beperkt de duur ervan en dat weegt mee bij de beoordeling of sprake is van een onbelangrijk verzuim. Loopt u meerdere jaren achter, werk die dan chronologisch weg.
Leg ook de besluitvorming vast. Neem het verlengingsbesluit van de algemene vergadering tijdig en schriftelijk, en bewaar het. Zorg dat de administratie voldoet aan artikel 2:10 BW, want die plicht staat naast de deponeringsplicht en levert bij schending hetzelfde vermoeden op. Overweegt u de vennootschap te beëindigen, ruim dan eerst de deponeringsachterstand op: bij een turboliquidatie gelden aanvullende verplichtingen, en een achterstand is een van de eerste dingen waar schuldeisers en curatoren naar kijken. Dreigt een faillissement, laat uw positie dan tijdig beoordelen.
Wat kunnen wij voor u doen bij het deponeren van de jaarrekening?
De deponeringsplicht bepaalt bij een faillissement de bewijspositie van het bestuur; wij helpen u die positie op orde te brengen en te verdedigen.
- Wij stellen vast welke jaarrekeningen ontbreken en welke termijnen uit artikel 2:210 en 2:394 BW zijn verstreken.
- Wij zorgen dat het verlengings- en vaststellingsbesluit van de algemene vergadering tijdig en schriftelijk wordt vastgelegd.
- Wij controleren bij een groepsvrijstelling of de verklaring van artikel 2:403 BW is gedeponeerd en wat intrekking ervan vraagt.
- Wij beoordelen of een te late deponering als onbelangrijk verzuim kan gelden (artikel 2:248 lid 2 BW).
- Wij staan bestuurders bij als een curator hen op grond van artikel 2:248 BW aanspreekt, en onderbouwen een andere oorzaak van het faillissement.
Samengevat
- Deponeer de jaarrekening uiterlijk twaalf maanden na afloop van het boekjaar, elektronisch via SBR.
- Opmaken kan tot tien maanden duren (vijf plus een verlenging van vijf); binnen acht dagen na vaststelling moet u deponeren.
- Bent u niet op tijd, dan bepaalt artikel 2:248 BW dat u bij een later faillissement zelf moet bewijzen dat er een andere hoofdoorzaak was.
- Een klein en incidenteel verzuim telt als onbelangrijk; structureel te laat of niet deponeren niet.
- Achterstallige jaarrekeningen kunt u alsnog deponeren; doe dat chronologisch en zo snel mogelijk.
Veelgestelde vragen
Wat is de uiterste datum voor het deponeren van de jaarrekening?
Twaalf maanden na afloop van het boekjaar. Bij een boekjaar gelijk aan kalenderjaar 2025 moet de jaarrekening dus uiterlijk 31 december 2026 zijn gedeponeerd.
Mag ik de jaarrekening nog op papier indienen?
Nee. Deponeren gebeurt elektronisch via SBR. Alleen uitgevende instellingen als bedoeld in artikel 5:25o Wft vallen buiten die verplichting; zij rapporteren onder het Europese ESEF-formaat.
Wie is aansprakelijk als de accountant te laat deponeert?
Het bestuur. De deponeringsplicht rust op de rechtspersoon en haar bestuurders; uitbesteding verandert daar niets aan. Een tekortschietende adviseur kunt u hooguit onderling aanspreken.
Kan een schuldeiser zien of ik te laat heb gedeponeerd?
Ja. Bij de gedeponeerde stukken staat de datum van deponering geregistreerd. Curatoren en wederpartijen raadplegen die datum standaard.
Geldt de deponeringsplicht ook voor een slapende bv?
Ja. Zolang de vennootschap bestaat en niet is ontbonden en vereffend, blijven de opmaak-, vaststellings- en deponeringsplicht gelden, ook zonder activiteiten.
Meer over hoe Law & More u hierbij helpt, leest u op de pagina ondernemingsrecht advocaat.
