Wet deponering in handelsregisters langs elektronische weg

Introductie

Het bijstaan van internationale cliënten met een onderneming in Nederland behoort tot mijn dagelijkse praktijk. Nederland is immers een geweldig land om in te ondernemen, maar het leren van de taal of het bekend worden met de Nederlandse gebruiken kan door buitenlandse organisaties nog wel eens als lastig worden ervaren. Daarom wordt een helpende hand vaak gewaardeerd. Het bereik van mijn hulp strekt zich uit van het verlenen van bijstand in complexe processen tot het bijstaan in de communicatie met de Nederlandse autoriteiten. Recentelijk ontving ik van een cliënt de vraag of ik de precieze inhoud van een brief van de Kamer van Koophandel kon verduidelijken. Deze korte, maar toch belangrijke informatieve brief betrof een ontwikkeling in het deponeren van de jaarrekening, wat binnenkort alleen nog maar elektronisch zal kunnen gebeuren. De brief is het gevolg van de wens van de regering om met de tijd mee te gaan, om de voordelen van elektronische data-uitwisseling te benutten en om een gestandaardiseerde manier van dit jaarlijks terugkerende proces in te voeren. Om deze reden dient de jaarrekening vanaf het jaar 2016 of 2017 elektronisch te worden ingediend, zoals is neergelegd in de Wet deponering in handelsregisters langs elektronische weg, die gelijktijdig met het Besluit elektronische deponering handelsregisters werd geïntroduceerd, welke laatste zorgt voor een set aanvullende, gedetailleerde(re) regels. Nog een behoorlijke mond vol, maar wat houden deze Wet en dit Besluit precies in?

Toen en nu

Vroeger kon de jaarrekening zowel elektronisch als op papier worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. Het Burgerlijk Wetboek kent nog steeds grotendeels bepalingen die gebaseerd zijn op het deponeren van de jaarrekening langs de papieren weg. Tegenwoordig kan deze methode worden gezien als gedateerd en ik was zelfs lichtelijk verrast door het feit dat deze ontwikkeling zich niet eerder heeft ingezet. Het is niet moeilijk om jezelf voor te stellen dat het indienen van de jaarrekening via de papieren weg een hoop nadelen heeft vergeleken met het elektronisch indienen van deze stukken, kijkend vanuit een kosten- en tijdsperspectief. Denk maar aan de kosten voor het papier zelf, de kosten en tijd die nodig zijn om de jaarrekening op papier te stellen en deze – tevens op papier – in te dienen, waarna de Kamer van Koophandel deze documenten moet verwerken, nog niet sprekend over de tijd en kosten die gemoeid gaan met het laten opstellen en/of controleren van de (niet-gestandaardiseerde) jaarrekening door een accountant. Als gevolg hiervan, heeft de regering voorgesteld gebruik te gaan maken van “SBR” (kort voor: Standard Business Report). SBR is een gestandaardiseerde elektronische methode gebruikt om financiële informatie en documenten te creëren en te deponeren, gebaseerd op een datacatalogus (de Nederlandse Taxonomie). Deze catalogus bevat definities van data, die kunnen worden gebruikt om een jaarrekening op te stellen. Een ander voordeel van de SBR-methode is dat niet alleen de uitwisseling van data tussen onderneming en de Kamer van Koophandel vereenvoudigd kan worden, maar, als gevolg van deze standaardisatie, ook de uitwisseling van data met derden eenvoudiger kan worden. Kleine ondernemingen kunnen hun jaarrekening reeds sinds 2007 elektronisch deponeren met gebruikmaking van de SBR-methode. Voor middelgrote en grote ondernemingen is deze mogelijkheid pas in 2015 geïntroduceerd.

Dus: wanneer en voor wie?

De regering heeft duidelijk gemaakt dat het antwoord op deze vraag een typisch gevalletje “size matters” is. Kleine ondernemingen zullen verplicht worden hun jaarrekening elektronisch via SBR in te dienen vanaf het financiële jaar 2016. Als alternatief, kunnen kleine ondernemingen die de jaarrekening zelf (opstellen en) indienen de jaarrekening deponeren door middel van een gratis onlineservice – de service “zelf deponeren jaarrekening”-, welke in werking is sinds 2014. Het voordeel van deze service is dat de onderneming hierdoor geen SBR-compatibele software hoeft aan te schaffen. Middelgrote ondernemingen dienen de jaarrekening elektronisch via SBR in te dienen vanaf het financiële jaar 2017. Ook voor deze ondernemingen geldt dat er een tijdelijke, alternatieve onlineservice (“opstellen jaarrekening”) zal worden geïntroduceerd. Met behulp van deze service kunnen middelgrote ondernemingen de jaarrekeningen zelf opstellen in XBRL-formaat. Daarna kan de jaarrekening gedeponeerd worden door middel van een online portaal (“Digipoort”). Dit betekent dat de middelgrote onderneming niet verplicht is per direct SBR-compatibele software aan te schaffen. Deze service zal tijdelijk in werking zijn en zal na vijf jaar ophouden te bestaan, te rekenen vanaf 2017. Voor grote ondernemingen en middelgrote groepsstructuren bestaat er nog geen verplichting om de jaarrekening via SBR in te dienen. Dit omdat deze ondernemingen te maken hebben met een zeer complexe set aan regels en vereisten. De verwachting is dat deze ondernemingen vanaf 2019 de kans krijgen om te kiezen tussen deponering via SBR of via een specifiek Europees format.

Geen regels zonder uitzonderingen

Een regel zou geen regel zijn als er geen uitzonderingen op zouden worden gemaakt. Twee om precies te zijn. De nieuwe regels die betrekking hebben op het elektronisch deponeren zijn niet van toepassing op rechtsvormen en ondernemingen met een statutaire zetel buiten Nederland die op basis van het Handelsregisterbesluit 2008 de verplichting hebben om de jaarstukken bij de Kamer van Koophandel te deponeren, voor zover en in de vorm waarin deze documenten openbaar moeten worden gemaakt in het land van statutaire zetel. De tweede uitzondering wordt gemaakt voor uitgevende instellingen zoals gedefinieerd in artikel 1:1 van de Wft en voor dochterondernemingen daarvan, voor zover deze zelf ook uitgevende instellingen zijn. Een uitgevende instelling is eenieder die effecten heeft uitgegeven of die voornemens is effecten uit te geven.

Overige aandachtspunten

Dat is nog niet alles. Rechtspersonen zelf dienen een aantal aanvullende aspecten in het achterhoofd te houden. Een van die aspecten is het feit dat een rechtspersoon zelf verantwoordelijk zal blijven voor het deponeren van een jaarrekening die in overeenstemming is met de wet. Dit betekent onder meer dat de jaarrekening een dermate duidelijk inzicht geeft dat men op voldoende wijze de financiële positie van de rechtspersoon kan beoordelen. Ik adviseer iedere ondernemer daarom om de gegevens in de jaarrekening te allen tijde zorgvuldig te controleren voor deze wordt gedeponeerd. Schenk tenslotte aandacht aan het feit dat het weigeren de jaarrekening op de voorgeschreven wijze te deponeren resulteert in een economisch delict in de zin van de Wet op de Economische Delicten. Gelukkig is reeds bevestigd dat een jaarrekening die is opgesteld met behulp van de SBR-methode kan worden gebruikt voor de vaststelling daarvan in de vergadering van aandeelhouders. Deze stukken kunnen ook onderworpen worden aan een accountantscontrole in overeenstemming met artikel 2:393 BW.

Conclusie

Met de invoering van de Wet deponering in handelsregisters langs elektronische weg en het daaraan verbonden Besluit, heeft de regering een mooi stukje progressiviteit tentoongesteld. Als gevolg wordt het verplicht voor kleine en middelgrote ondernemingen om de jaarrekening elektronisch te deponeren vanaf respectievelijk 2016 en 2017, tenzij de onderneming binnen het bereik van een van de uitzonderingen kan worden gebracht. De voordelen zijn oneindig. Nochtans, adviseer ik elke onderneming om het hoofd erbij te houden nu de eindverantwoordelijkheid blijft rusten bij de deponeringsplichtige ondernemingen en u als bestuurder zeker niet met de gevolgen geconfronteerd wil worden.

Contact

Mocht u na het lezen van dit artikel nog vragen of opmerkingen hebben, voelt u zich dan vrij om contact op te nemen met mr. Maxim Hodak, advocaat bij Law & More via maxim.hodak@lawandmore.nl of mr. Tom Meevis, advocaat bij Law & More via tom.meevis@lawandmore.nl of bel ons op +31 (0)40-3690680.

Share