Gepubliceerd op 25 oktober 2025 · Laatst bijgewerkt op 14 oktober 2026
Slechte beoordelingen alleen zijn geen ontslaggrond: bij ontslag wegens disfunctioneren moet de werkgever met een dossier aantonen dat de werknemer tijdig is gewaarschuwd, een reële verbeterkans kreeg en dat herplaatsing niet mogelijk was (artikel 7:669 lid 3 sub d BW). Komt het disfunctioneren door ziekte, onvoldoende scholing of slechte arbeidsomstandigheden, dan kan ontslag op deze grond niet.
Inhoudsopgave
Wanneer zijn slechte beoordelingen een ontslaggrond?
Slechte beoordelingen alleen zijn niet genoeg: bij disfunctioneren eist artikel 7:669 lid 3 sub d BW dat de werknemer tijdig is geïnformeerd, een reële kans op verbetering heeft gehad en dat herplaatsing is onderzocht. Zonder dossier wijst de kantonrechter het verzoek af.
Dossieropbouw draait om het schriftelijk vastleggen van gesprekken, afspraken, beoordelingen en waarschuwingen die nodig zijn om een ontslag wegens disfunctioneren juridisch te onderbouwen. Zonder zo’n dossier maakt een werkgever nauwelijks kans bij de kantonrechter. Werkgevers moeten dus vanaf de eerste twijfels over functioneren alles vastleggen.
Veel ontslagprocedures lopen mis door een slecht dossier. Wie het proces serieus aanpakt, staat sterker in onderhandelingen.
Welke rol spelen slechte beoordelingen bij ontslag?
Slechte beoordelingen spelen een grote rol bij ontslag wegens disfunctioneren. Het arbeidsrecht stelt hoge eisen aan de onderbouwing van zulke beoordelingen.
Wat is een slechte beoordeling?
Een slechte beoordeling betekent dat een werkgever vindt dat een werknemer niet goed functioneert. Zo’n beoordeling kan er op verschillende manieren uitzien.
Veelvoorkomende redenen zijn:
- Kwantitatieve tekortkomingen: Werkvoorraad niet aankunnen
- Kwalitatieve problemen: Werk onder de norm leveren
- Gedragskwesties: Slechte omgang met klanten of collega’s
- Tijdmanagement: Regelmatig te laat of vaak afwezig
Meestal zet de werkgever zo’n beoordeling in een gespreksverslag. Dat belandt vervolgens in het personeelsdossier.
Beoordelingen moeten wel objectief en meetbaar zijn. Vage bewoordingen maken het lastig om disfunctioneren echt te bewijzen.
Is één slechte beoordeling genoeg voor ontslag?
Nee. Disfunctioneren is wel een ontslaggrond, maar één slechte beoordeling is niet genoeg.
Werkgevers moeten aan duidelijke voorwaarden voldoen:
| Voorwaarde | Uitleg |
|---|---|
| Herhaaldelijkheid | Meerdere gesprekken over functioneren |
| Verbetertraject | Kansen op verbetering bieden |
| Documentatie | Alles vastleggen in het dossier |
| Herplaatsing | Onderzoeken of een andere functie mogelijk is |
De rechter kijkt of de werkgever deze stappen heeft gevolgd. Ontbreekt er documentatie of is er geen verbetertraject geweest, dan wijst de rechter het ontbindingsverzoek af.
De werknemer krijgt recht op een transitievergoeding, tenzij er sprake is van ernstig verwijtbaar gedrag. De hoogte hangt af van dienstjaren en salaris.
Hoe streng toetst de rechter?
De eisen voor ontslag wegens disfunctioneren zijn streng. Rechters beoordelen dossiers kritisch op volledigheid en correcte procedures.
Er zijn wat ontwikkelingen:
- Strengere toetsing van objectiviteit
- Meer aandacht voor werkgerelateerde oorzaken
- Hogere bewijslast voor werkgevers
Werknemers halen vaker hun gelijk als het dossier niet op orde is. Dat betekent soms een hogere vergoeding of gewoon hun baan houden.
De maximale transitievergoeding is € 102.000 bruto in 2026, of één jaarsalaris als dat hoger is.
Werkgevers investeren daarom meer in goede dossieropbouw. Dat bespaart gedoe en vergroot de kans op succes bij ontslag.
Waarom is dossieropbouw onmisbaar bij disfunctioneren?
Werkgevers moeten disfunctioneren aantonen bij een ontbindingsverzoek. In de praktijk wordt 72% van deze verzoeken afgewezen door een slecht dossier. Een goed dossier is dus echt de basis voor juridisch houdbaar ontslag.
Wat is het doel van dossieropbouw?
Dossieropbouw betekent simpelweg: alles over het functioneren van een werknemer vastleggen. Denk aan gespreksverslagen, beoordelingen en waarschuwingen in het personeelsdossier.
Het doel is om disfunctioneren met feiten te bewijzen. De rechter kijkt inhoudelijk naar het dossier bij een verzoek tot ontslag.
Essentiële elementen voor een sterk dossier:
- Duidelijke functieomschrijving met taken
- Verslagen van functioneringsgesprekken
- Beoordelingsformulieren met cijfers
- Klachten van collega’s of klanten
- Productieoverzichten en vergelijkingen
Zonder deze stukken kan een werkgever het disfunctioneren niet aantonen. Dan wijst de rechter het verzoek meestal af.
Welke eisen stelt de wet aan het dossier?
De wet wil dat werkgevers disfunctioneren aannemelijk maken. Zeggen dat iemand niet functioneert, is niet genoeg.
De werknemer moet weten dat de werkgever ontevreden is. Regelmatige gesprekken zijn dus verplicht.
Wat de rechter in de praktijk verwacht:
- Alles schriftelijk vastleggen
- Concrete verbeterafspraken (SMART-doelen)
- Op tijd feedback geven
- Een redelijk verbetertraject bieden
De arbeidsovereenkomst moet helder zijn over verwachtingen. Zonder duidelijke functie-eisen kunt u disfunctioneren niet hardmaken.
Werkgevers moeten oppassen met tegenstrijdige signalen. Promoties of bonussen tijdens een verbetertraject maken het dossier zwakker.
Wat is er veranderd in de dossiervorming?
Vroeger lag alles in papieren mappen. Nu werken de meeste bedrijven met digitale personeelsdossiers.
Wat is er veranderd?
- Digitale opslag van gesprekken en beoordelingen
- Automatische herinneringen voor gespreksrondes
- Gestructureerde formulieren voor beoordelingen
- Betere toegankelijkheid van dossierinfo
De rechter kijkt kritisch naar de kwaliteit van dossiers. Vage omschrijvingen of ontbrekende gesprekken werken tegen u.
HR-afdelingen gebruiken nu vaak checklists om leidinggevenden te helpen bij het opbouwen van een sterk dossier.
Hoe bouwt u een sterk dossier op?
Een goede dossieropbouw vraagt om systematische vastlegging van prestaties, gesprekken en waarschuwingen. Zo kan een werkgever duidelijk maken waarom ontslag nodig is.
Hoe legt u prestaties en tekortkomingen vast?
Concrete prestatiemetingen zijn de basis. Leidinggevenden moeten voorbeelden opschrijven, met datum en context.
Goede documentatie bevat:
- Productiecijfers naast die van collega’s
- Klachten van klanten of collega’s
- Gemiste deadlines met data
- Kwaliteitsfouten en hoe vaak die voorkomen
Noteer elke tekortkoming meteen. “Functioneert slecht” zegt weinig—specifieke situaties maken het verschil.
Vergelijkingsmateriaal met andere werknemers maakt prestaties inzichtelijk. Zo kunt u objectief aantonen dat iemand onder de norm presteert.
Wat zet u in een schriftelijke waarschuwing?
Formele waarschuwingen moeten altijd op papier staan. Zulke documenten zijn belangrijk bewijs voor de rechter.
Elke waarschuwing moet bevatten:
- Specifieke tekortkomingen met voorbeelden
- Verwachtingen voor verbetering
- Tijdslijn voor het verbetertraject
- Gevolgen als verbetering uitblijft
Laat de werknemer tekenen voor ontvangst. Wil hij niet tekenen, noteer dat dan met datum en eventueel een getuige.
Oplopende ernst in waarschuwingen laat zien dat de werkgever echt stappen heeft gezet. De eerste waarschuwing is nog mild, de volgende wordt strenger.
Hoe documenteert u gesprekken?
Alle functioneringsgesprekken moet u documenteren. Dit geldt voor zowel reguliere gesprekken als tussentijdse evaluaties.
Verslagen bevatten altijd:
- Datum en aanwezigen
- Besproken onderwerpen
- Gemaakte afspraken
- Reactie van de werknemer
Na elk gesprek stuurt de leidinggevende een samenvatting naar de werknemer. Zo voorkomt u later discussies over wat er precies is afgesproken.
Verbetertrajecten vragen om extra documentatie. Voortgangsgesprekken om de twee weken laten zien dat er echt begeleiding is geweest.
Elke stap legt u vast met concrete resultaten en feedback.
Hoe verloopt een verbetertraject?
Als een werkgever een verbetertraject start, moet hij duidelijke afspraken maken en actief begeleiden. Het traject heeft een plan nodig met meetbare doelen en passende ondersteuning.
Wat staat er in een verbeterplan?
Het verbeterplan vormt de basis van elk verbetertraject. De werkgever stelt concrete doelen op die binnen een bepaalde periode haalbaar zijn.
Een goed verbeterplan bevat:
- Specifieke verbeterpunten met heldere omschrijving van het probleem
- Meetbare doelen die u binnen drie tot zes maanden kunt halen
- Concrete acties die van de werknemer verwacht worden
- Evaluatiemomenten om tussentijds te beoordelen
De werkgever legt het plan schriftelijk vast. Zo blijft alles helder en voorkomt u misverstanden.
Tijdens het traject voert de werkgever regelmatig gesprekken met de werknemer. Die gesprekken moeten vooral gericht zijn op verbetering, niet op straf.
Hoe moet de werkgever begeleiden?
De werkgever moet actief begeleiden tijdens het verbetertraject. Alleen een plan opstellen is echt niet genoeg voor een geldig ontslag.
De werkgever biedt coaching en ondersteuning die past bij de verbeterpunten. Dit kan direct door een leidinggevende, via een mentor, of zelfs met externe coaching als het ingewikkeld wordt.
Feedback geven hoort erbij. Die feedback moet op tijd, concreet en opbouwend zijn.
De werkgever legt alle begeleidingsactiviteiten vast. Daarmee laat hij zien dat hij zijn verplichtingen serieus neemt.
Moet de werkgever scholing aanbieden?
Ja, als scholing kan bijdragen aan verbetering. Komt het disfunctioneren door onvoldoende zorg voor scholing of door slechte arbeidsomstandigheden, dan is ontslag op deze grond niet mogelijk (artikel 7:669 lid 3 sub d BW).
Training en scholing zijn vaak nodig om het functioneren te verbeteren. De werkgever moet passende scholing aanbieden als dat bijdraagt aan de doelen.
Mogelijke scholingsvormen zijn:
- Vakinhoudelijke cursussen voor kennis
- Soft skills training voor communicatie of samenwerking
- Technische training voor nieuwe systemen
De werkgever bekijkt ook de arbeidsomstandigheden. Slechte omstandigheden kunnen het functioneren flink dwarszitten.
Dit betekent onder andere kijken naar:
- Werkdruk en planning
- Hulpmiddelen en apparatuur
- Teamwerk en samenwerking
Soms zijn aanpassingen nodig om het traject te laten slagen. De werkgever moet bereid zijn om die veranderingen door te voeren als het moet.
Hoe toetst de rechter een ontslag wegens disfunctioneren?
De rechter speelt een belangrijke rol bij de beoordeling van ontslag wegens disfunctioneren. Sinds 2015 kijkt de rechter veel strenger en wijst hij meer dan 80% van de ontslagzaken wegens disfunctioneren af.
Hoe beoordeelt de rechter het personeelsdossier?
De rechter begint met het personeelsdossier van de werkgever. Dat dossier moet duidelijk laten zien dat de werknemer niet goed functioneert.
Het dossier bevat:
- Concrete voorbeelden van slecht functioneren
- Gesprekken tussen werkgever en werknemer
- Verbeterplannen met heldere doelen
- Tijdslijnen van alle stappen
De werkgever moet bewijzen dat hij de werknemer gewaarschuwd heeft. Ook moet hij laten zien dat de werknemer kansen kreeg om zich te verbeteren.
Ontbreekt een goed dossier? Dan wijst de rechter het ontbindingsverzoek meestal af.
Hoe verloopt een ontbindingsverzoek?
De werkgever dient een ontbindingsverzoek in bij de kantonrechter. Deze procedure heeft vaste stappen.
De rechter kijkt naar vijf punten:
- Is de werknemer ongeschikt voor zijn werk?
- Komt de ongeschiktheid niet door ziekte of gebrek?
- Heeft de werkgever de werknemer gewaarschuwd op tijd?
- Kreeg de werknemer kansen om te verbeteren?
- Is herplaatsing onderzocht en bleek die niet mogelijk?
Op alle vijf moet u “ja” kunnen antwoorden. Anders wijst de rechter het verzoek af.
De procedure duurt meestal een paar maanden. In die tijd werkt de werknemer gewoon door.
Wat zijn de mogelijke uitkomsten?
De rechter kan het verzoek toewijzen of afwijzen. Beide keuzes hebben grote gevolgen.
Als het verzoek wordt toegewezen:
- De arbeidsovereenkomst stopt
- De werkgever betaalt meestal een transitievergoeding
- De arbeidsovereenkomst eindigt op de datum die de rechter bepaalt, rekening houdend met de opzegtermijn (artikel 7:671b BW)
Bij afwijzing:
- De werknemer blijft gewoon in dienst
- De werkgever betaalt het salaris door
- Een nieuwe poging vraagt om nieuwe bewijzen
Werkgevers kunnen het later opnieuw proberen, maar dan moet er echt een beter dossier liggen.
De rechter let scherp op de zorgvuldigheid van de werkgever. Fouten in de procedure zorgen vaak voor een afwijzing.
Welke valkuilen moeten werkgevers vermijden?
Werkgevers moeten goed opletten bij het opbouwen van personeelsdossiers voor ontslagprocedures. Het draait om het voorkomen van juridische valkuilen, objectiviteit en slim gebruik van digitale systemen.
Wat zijn de grootste valkuilen?
De grootste fout? Pas beginnen met dossieropbouw als de problemen al spelen. Dat levert zwakke documentatie op die u bij de rechter niet redt.
Timing is alles. Werkgevers moeten vanaf dag één alles vastleggen wat relevant is. Dat geldt zeker voor functioneringsgesprekken en ontwikkelpunten.
Nog een valkuil: geen duidelijke functiebeschrijving. Zonder die basis kunt u moeilijk aantonen dat iemand tekortschiet.
Let op deze valkuilen:
- Geen concrete voorbeelden bij negatieve beoordelingen
- Te korte beoordelingsperiode
- cao-regels over beoordelingen negeren
- Geen rekening houden met ziekte of andere externe factoren
Discriminatie ligt altijd op de loer. Beoordeel altijd op objectieve, werkgerelateerde criteria.
Hoe beoordeelt u objectief en zorgvuldig?
Objectiviteit is echt essentieel bij elke beoordeling. Baseert u op meetbare prestaties en gedrag, niet op gevoel of persoonlijke voorkeur.
Wees concreet. Met vage opmerkingen als “functioneert slecht” komt u juridisch nergens. Beschrijf situaties, geef data, noem feitelijke voorbeelden.
De beoordelingsperiode moet lang genoeg zijn voor een eerlijk beeld. Meestal is dat minstens zes maanden tot een jaar, afhankelijk van de functie en de cao.
Zorgvuldigheid betekent:
- Alles onderbouwen met voorbeelden
- Rekening houden met omstandigheden
- Kansen bieden voor verbetering
- Consistent blijven in uw criteria
Het personeelsdossier moet alles bevatten, zowel positieve als negatieve punten. Alleen zo krijgt u een compleet beeld.
Waar let u op bij digitale personeelsdossiers?
Digitale personeelsdossiers zijn handig, maar niet zonder risico’s. Werkgevers moeten zorgen voor goede beveiliging en strakke toegangscontrole.
Privacy blijft belangrijk. Alleen mensen die het echt nodig hebben mogen bij de gevoelige informatie kunnen. Zo voorkomt u datalekken en juridische ellende.
Digitale systemen maken het makkelijker om alles op een rij te houden. U zoekt snel op datum, onderwerp of naam, en ziet trends in prestaties.
Voordelen van digitale dossiers:
- Toegankelijk voor bevoegde gebruikers
- Automatische back-ups en archivering
- Snel zoeken en filteren
- Gestandaardiseerde formulieren en processen
Toch: maak regelmatig back-ups en zorg voor een noodplan bij systeemuitval. Verlies van belangrijke documenten kan een ontslagzaak zomaar onderuit halen.
Waar let u als werknemer op?
- Reageer schriftelijk op een beoordeling of gespreksverslag waar u het niet mee eens bent.
- Vraag om concrete voorbeelden en meetbare verbeterdoelen.
- Vraag om scholing of begeleiding als die ontbreekt.
- Meld gezondheidsklachten tijdig bij de bedrijfsarts; ongeschiktheid door ziekte is geen grond voor dit ontslag.
- Teken een vaststellingsovereenkomst niet zonder advies; u heeft veertien dagen bedenktijd (artikel 7:670b BW).
Waar let u als werkgever op?
- Leg elk functioneringsgesprek vast en stuur het verslag aan de werknemer.
- Stel een verbeterplan op met meetbare doelen en een redelijke termijn, vaak drie tot zes maanden.
- Bied scholing en begeleiding aan en leg dat vast.
- Onderzoek herplaatsing in een passende functie, zo nodig met scholing (artikel 7:669 lid 1 BW).
- Vermijd tegenstrijdige signalen, zoals een bonus of positieve beoordeling tijdens het traject.
Wat kunnen wij voor u doen bij ontslag wegens disfunctioneren?
Bij ontslag wegens disfunctioneren staan wij werkgevers en werknemers bij vanuit ons arbeidsrecht-team.
- Wij beoordelen of het dossier voldoet aan de eisen van artikel 7:669 lid 3 sub d BW.
- Wij stellen verbeterplannen, gespreksverslagen en waarschuwingen op of beoordelen ze.
- Wij onderzoeken de herplaatsingsmogelijkheden en leggen die vast.
- Wij voeren de ontbindingsprocedure bij de kantonrechter of het verweer daartegen.
- Wij onderhandelen over een vaststellingsovereenkomst en rekenen de transitievergoeding na.
Samengevat
- Ontslag wegens disfunctioneren vraagt een ontbindingsverzoek bij de kantonrechter (artikel 7:669 lid 3 sub d BW).
- De werknemer moet tijdig zijn gewaarschuwd en een reële kans op verbetering hebben gehad.
- Disfunctioneren door ziekte, onvoldoende scholing of slechte arbeidsomstandigheden is geen grond.
- De werkgever moet herplaatsing onderzoeken; zonder goed dossier wijst de rechter het verzoek af.
- Bij ontbinding heeft de werknemer meestal recht op een transitievergoeding, in 2026 maximaal € 102.000 of één jaarsalaris als dat hoger is.
Veelgestelde vragen
Wat houdt dossieropbouw precies in vanuit juridisch perspectief?
Dossieropbouw draait om het schriftelijk vastleggen van feiten die een eventueel ontslag kunnen onderbouwen. Het personeelsdossier verandert dan eigenlijk in een ontslagdossier.
De werkgever moet laten zien dat een werknemer niet aan de functie-eisen voldoet. Hij verzamelt daarvoor concrete voorbeelden en relevante documenten.
Elke keer dat u met een werknemer praat over het functioneren, legt u dat vast. Vaak is een korte notitie of een e-mailtje al genoeg als bewijs.
Welke concrete stappen moet een werkgever nemen voor een gedegen dossieropbouw bij ondermaats presterende werknemers?
Begin altijd met een heldere functie- en taakomschrijving. Zet er specifieke taken, verantwoordelijkheden en duidelijke afspraken in.
Functioneringsgesprekken horen erbij, en die moet u ook echt regelmatig voeren. Na elk gesprek voegt u een verslag toe aan het dossier.
Klachten van collega’s of klanten kunnen best krachtig zijn als bewijs. Ook productieoverzichten die de prestaties naast die van collega’s leggen, helpen enorm.
Een verbetertraject hoort SMART-doelstellingen te hebben. Leg vast waarom iemand niet voldoet en welke verbeterinstrumenten u inzet.
Hoe kan een werknemer zich verweren tegen een ontslag op basis van een negatief beoordelingsdossier?
Een werknemer kan het dossier zelf ter discussie stellen. Soms ontbreekt voldoende bewijs, of is een slechte beoordeling niet genoeg voor ontslag.
Hij kan zeggen dat de functie-eisen onduidelijk waren. De werkgever moet immers duidelijke verwachtingen hebben uitgesproken.
Als de werkgever zich tegenstrijdig gedraagt, bijvoorbeeld door promoties of salarisverhogingen te geven terwijl er problemen zijn, ondermijnt dat het dossier.
Zijn er nieuwe richtlijnen geïntroduceerd voor het gebruik van beoordelingsdossiers als ontslaggrond sinds 2023?
De basisregels voor dossieropbouw zijn eigenlijk niet veranderd. Werkgevers moeten nog altijd concreet bewijs leveren van disfunctioneren.
Een formele slechte beoordeling is trouwens niet per se nodig voor ontslag. Soms blijkt het disfunctioneren al uit andere documenten.
De werkgever moet de werknemer nog steeds een redelijke termijn en kans op verbetering bieden.
Op welke manier weegt de rechtbank persoonlijke omstandigheden mee bij beoordelingsgeschillen?
De rechtbank kijkt naar hoe lang iemand al in dienst is. Werknemers die er al jaren zitten, krijgen meestal een langere verbeterperiode.
Leeftijd en kansen op de arbeidsmarkt tellen mee. Voor oudere werknemers met weinig vooruitzichten is er extra bescherming.
Gezondheidsproblemen kunnen een rol spelen bij het functioneren. De werkgever moet echt nagaan of er misschien medische oorzaken zijn.
Ook de voorgeschiedenis telt. Iemand die altijd goed presteerde, verdient gewoon meer kans dan iemand die structureel ondermaats presteert.
Kan continu slecht presteren, ondanks waarschuwingen, als enige reden voor ontslag dienen?
Ja, structureel slecht presteren kan genoeg zijn voor ontslag. De werkgever moet de werknemer wel echt een kans geven om zich te verbeteren.
Hoe lang zo’n verbetertraject duurt, verschilt nogal. Bij simpel werk zijn een paar weken soms genoeg.
Bij ingewikkelder werk hebt u vaak meer tijd nodig. Waarschuwingen moeten echt duidelijk maken wat de gevolgen zijn.
De werknemer moet snappen dat ontslag volgt als er geen verbetering komt. Het dossier moet laten zien dat de werkgever zijn best heeft gedaan.
Denk aan coaching, training of andere ondersteuning. Zulke stappen maken het verhaal sterker.
